Veja como eliminar gargalos da equipe de separação e criar uma operação mais ágil, precisa e produtiva.

Direto ao ponto: 

• A produtividade da equipe de separação depende menos de trabalhar mais rápido e mais de eliminar as ineficiências que consomem tempo ao longo do turno.

• Deslocamentos excessivos, processos manuais, falta de padronização e pouca visibilidade estão entre os principais gargalos do picking.

• O WMS elimina esses gargalos ao orientar tarefas, otimizar percursos, distribuir o trabalho e monitorar a operação em tempo real, permitindo aproveitar melhor a capacidade da equipe.

• Com mais eficiência, é possível aumentar o volume processado sem ampliar o headcount na mesma proporção.

Se você pudesse escolher apenas uma frente para aumentar a produtividade do armazém, por onde começaria? Em muitas operações, vale olhar primeiro para a separação de pedidos, afinal, é nessa etapa que se concentra uma parcela significativa do esforço operacional e também onde pequenas ineficiências podem se transformar em mais custos, atrasos, erros e insatisfação do cliente.

A separação de pedidos é uma etapa que ninguém vê quando recebe uma compra, mas que ajuda a definir se o pedido vai chegar certo, completo e no prazo. E seu peso na operação é significativo: estudos do setor apontam que o picking pode representar cerca de 50% a 55% dos custos operacionais de um armazém. Em operações manuais, aproximadamente metade do tempo da atividade pode ser consumida apenas pelo deslocamento dos operadores entre os endereços de estoque.

Isso significa que produtividade não depende simplesmente de fazer a equipe trabalhar mais rápido. Layout, endereçamento, estratégia de picking, distribuição das tarefas, disponibilidade dos produtos, treinamento e tecnologia determinam quanto do tempo do operador é realmente dedicado a atividades que geram valor e quanto é perdido caminhando, procurando produtos, esperando instruções ou corrigindo erros.

O cenário macro reforça a importância dessa eficiência. Segundo o estudo anual “Custos Logísticos e o Impacto nas Empresas Brasileiras”, do ILOS (Instituto de Logística e Supply Chain), os custos logísticos no Brasil chegaram a 15,5% do PIB em 2025, o equivalente a R$ 1,96 trilhão. Em 2014, essa participação era de 10,4%.

Em um país onde a logística já pesa tanto na conta, extrair mais produtividade da estrutura existente deixou de ser apenas uma questão operacional. É uma decisão que pode impactar diretamente custos, capacidade de processamento e nível de serviço.

A boa notícia é que muitos dos gargalos que comprometem a produtividade da equipe de separação podem ser identificados e corrigidos. Neste artigo, vamos entender quais são eles e, principalmente, como uma boa gestão, apoiada por processos e tecnologia, pode transformar a performance do picking.

Os principais gargalos que travam a produtividade da equipe de separação

Antes de aplicar estratégias para que a equipe consiga separar mais pedidos por hora, é preciso entender o que está consumindo a produtividade ao longo do turno. Muitas vezes, o problema não está no ritmo de trabalho dos operadores, mas nas condições que cercam a atividade: conhecimento concentrado, processos pouco padronizados, deslocamentos excessivos e falta de informação para a tomada de decisão.

Alguns gargalos que aparecem com frequência nas operações de separação:

  Rotatividade e absenteísmo: a separação de pedidos é uma atividade fisicamente exigente e, em muitas operações, sujeita a turnos intensos e alta rotatividade. Cada ausência exige redistribuir tarefas, sobrecarrega outros colaboradores e pode comprometer a capacidade planejada para aquele turno. Quando há um desligamento de pessoal, o impacto se estende ainda ao tempo necessário para contratar, treinar e levar um novo operador ao nível esperado de produtividade.

  Dependência do “operador que sabe tudo de cor”: quando saber onde encontrar cada item, qual caminho percorrer ou como lidar com determinadas situações depende da experiência de alguns veteranos, existe um problema de processo disfarçado de conhecimento. Se esse profissional falta, muda de função ou deixa a empresa, parte da eficiência vai embora com ele.

  Falta de treinamento e padronização: sem processos bem definidos, cada operador encontra sua própria maneira de executar a separação. O resultado é uma produtividade muito variável entre pessoas e turnos, maior curva de aprendizagem para novos colaboradores e dificuldade para identificar e replicar as melhores práticas.

  Ausência de indicadores de produtividade: quantos pedidos cada operador separa por hora? Qual é a produtividade por linha ou item? Onde estão ocorrendo mais erros? Quanto tempo é gasto em cada etapa? Sem indicadores, o gestor enxerga o atraso na expedição, mas tem dificuldade para identificar o que aconteceu antes dele.

  Deslocamentos excessivos: em operações manuais, caminhar pode consumir uma parcela significativa do tempo de picking. Quando o layout, o endereçamento e a distribuição dos produtos não favorecem a separação, operadores percorrem distâncias desnecessárias durante todo o turno. Multiplicados por dezenas de pessoas e milhares de pedidos, alguns metros a mais em cada coleta se transformam em muitas horas improdutivas.

  Excesso de processos e controles manuais: planilhas, listas impressas e conferências exclusivamente manuais podem funcionar em operações menores, mas tendem a se tornar gargalos à medida que o volume e a complexidade aumentam. Além de consumir tempo da equipe, esses processos dificultam a atualização das informações em tempo real e aumentam a dependência da atenção individual para evitar erros.

Perceba que esses problemas têm algo em comum: eles não se resolvem simplesmente cobrando mais velocidade do operador. Na verdade, a produtividade da equipe de separação depende da forma como pessoas, processos, espaço e informação são organizados ao redor dela.

É justamente aí que a tecnologia passa a ter um papel importante. Quando bem aplicada, ela reduz a dependência do conhecimento individual, orienta a execução das tarefas, notifica em caso de erros para que sejam corrigidos a tempo, ajuda a diminuir deslocamentos e dá ao gestor visibilidade para identificar onde a produtividade está sendo perdida.

O papel da tecnologia no aumento da performance da equipe de separação

Se os principais gargalos da separação estão nos deslocamentos excessivos, na dependência do conhecimento individual, nos processos manuais e na falta de visibilidade, aumentar a equipe não necessariamente resolve o problema. Em alguns casos, pode apenas colocar mais pessoas dentro de um processo que já é ineficiente.

É aqui que a tecnologia muda a lógica da produtividade.

Ao invés de depender de operadores que conhecem o armazém de memória, a tecnologia pode orientar onde cada item está e qual tarefa deve ser executada. Do mesmo modo, em vez de deixar cada profissional definir seu próprio percurso, ela pode direcionar rotas mais eficientes. E mais: com a tecnologia, os erros não precisam chegar até a expedição, ou pior, até o cliente. Validações realizadas durante a própria separação permitem aos separadores identificar inconsistências no momento em que acontecem e corrigi-las antes que avancem para as próximas etapas da operação. 

Todas essas vantagens oferecidas pela tecnologia permitem retirar do operador uma série de decisões, buscas e controles que consomem tempo sem necessariamente agregar valor à atividade. O trabalho deixa de depender tanto da experiência individual e passa a ser conduzido por processos mais estruturados, padronizados e mensuráveis.

Para o gestor, a mudança também é significativa. Com dados sobre produtividade, tempos, erros e andamento das tarefas, fica mais fácil entender a capacidade real da operação, identificar gargalos e tomar decisões sobre dimensionamento e distribuição da equipe com base no que está acontecendo no armazém.

Por isso, tecnologia aplicada à separação não deve ser vista apenas como uma forma de “fazer mais rápido”. Seu papel é criar condições para produzir mais com a estrutura disponível, reduzir a variabilidade entre operadores e permitir que o aumento do volume não exija um crescimento proporcional do headcount.

E é justamente nessa orquestração entre pessoas, estoque, tarefas e informação que entra uma das principais tecnologias utilizadas na gestão de armazéns: sistema WMS.

Onde o WMS entra na gestão da equipe de separação 

Toda essa inteligência aplicada à separação de pedidos, incluindo orientar o operador, definir percursos, distribuir tarefas, validar cada coleta e acompanhar a produtividade, pode ser centralizada e coordenada por um WMS (Warehouse Management System).

O sistema funciona como o cérebro da operação: transforma dados sobre pedidos, estoque, endereços, prioridades e recursos disponíveis em direcionamentos para a execução. Assim, ao invés de deixar uma série de decisões nas mãos do operador ou do gestor, o WMS ajuda a definir o que deve ser separado, quando, por quem e de que forma.

É dessa maneira que um WMS bem implementado atua simultaneamente sobre vários dos gargalos da separação de pedidos:

  Roteirização inteligente: o WMS reduz o tempo de deslocamento da equipe de separação, orientando percursos mais eficientes entre os endereços de coleta.

  Métodos de separação otimizados: o sistema permite trabalhar com diferentes modalidades de picking como separação por onda, zona ou lote, organizando e agrupando as tarefas de acordo com a estratégia mais adequada para cada operação. 

  Distribuição inteligente das tarefas: o software direciona as atividades, considerando fatores como prioridade dos pedidos, localização dos produtos e recursos disponíveis. Isso ajuda a equilibrar a carga de trabalho e aproveitar melhor a capacidade da equipe.

  Gestão da mão de obra: o WMS permite acompanhar a produtividade da equipe e de cada operador, oferecendo ao gestor dados para identificar diferenças de desempenho, necessidades de treinamento e oportunidades de redistribuição das tarefas.

  Validações durante a separação: recursos como leitura de código de barras e RFID permitem confirmar produto, endereço e quantidade no momento da coleta. Dessa forma, inconsistências podem ser identificadas antes que avancem para as etapas seguintes, reduzindo erros e retrabalhos.

  Integração com tecnologias de apoio e automação: soluções como voice picking, pick-to-light e sistemas goods-to-person podem trabalhar integradas ao WMS, reduzindo atividades manuais e tornando a execução mais ágil e eficiente.

Monitoramento da operação em tempo real: o gestor passa a acompanhar o andamento da separação enquanto ela acontece, com indicadores de produtividade, volumes processados, tarefas pendentes e possíveis desvios. Com essa visibilidade, é possível agir sobre um gargalo antes que ele se transforme em atraso na expedição.

Todos esses recursos convergem para um mesmo objetivo: aproveitar melhor o tempo e a capacidade de cada operador. Ao reduzir deslocamentos desnecessários, decisões manuais, buscas, erros e retrabalhos, o WMS permite que uma parcela maior da jornada seja dedicada à atividade que realmente importa: separar pedidos com velocidade e precisão.

Isso também muda a relação entre crescimento e mão de obra. Com uma operação mais eficiente, aumentar o volume de pedidos não precisa significar aumentar a equipe na mesma proporção. O ganho de produtividade permite absorver mais demanda com melhor aproveitamento dos recursos já disponíveis.

WMS na prática: 100% mais produtividade por pessoa 

Um dos exemplos mais interessantes do que é possível alcançar com a gestão certa veio da Drogaria Onofre.  Em 2016, a empresa implantou um micro-fulfillment center altamente automatizado na Mooca, em São Paulo, tendo o WMS Delage® Rx como o “coração” da operação, integrado a automações como OSR® Shuttle (goods-to-person) e pick-to-light. O resultado? A produtividade por pessoa da equipe de separação dobrou e a produtividade por espaço físico cresceu 136%.

O que chama atenção nesse case é que o ganho não veio de uma única mudança isolada, mas da forma como o WMS orquestrou toda a jornada do pedido, com impacto direto no desempenho da equipe em cada etapa:

Recebimento inteligente: o sistema já identificava, ainda no CD de origem, quais produtos seguiriam para o micro-fulfillment, eliminando etapas de manuseio desnecessárias antes mesmo de o item chegar à equipe de separação.

Slotting automatizado: o WMS definia o momento certo de reposição de cada área de estoque e criava as tarefas de movimentação, evitando que a equipe de separação perdesse tempo procurando produto ou lidando com rupturas.

Separação sob medida para cada perfil de produto: pick-to-light para itens de alto giro, área dedicada a controlados e goods-to-person para itens de médio e baixo giro, reduzindo drasticamente o esforço e o deslocamento da equipe de separação.

Conferência em múltiplas camadas: por amostragem, por desvio de peso, por divergência de separação e por totais, tudo orientado pelo sistema, sem depender de checagens manuais demoradas.

Visibilidade de ponta a ponta: com o WMS Delage® Rx, os indicadores de desempenho da operação eram atualizados em tempo real e disponibilizados para gestores e operadores, ampliando a visibilidade sobre a operação e permitindo uma atuação mais rápida diante de desvios. 

O resultado prático: 90% dos pedidos passaram a ser preparados em apenas 10 minutos, com redução do índice de ruptura, padronização de processos e uma equipe de separação muito mais produtiva,  trabalhando com mais fluidez, menos esforço físico e menos retrabalho.

O case da Onofre ilustra bem um ponto central: o ganho de produtividade da equipe de separação não veio só de “trabalhar mais rápido”. Na verdade, foi resultado de uma série de benefícios oferecidos pelo WMS, como a eliminação de deslocamentos desnecessários, o direcionamento inteligente das tarefas, a redução de atividades manuais e a maior visibilidade sobre a operação. Com processos mais fluidos e menos tempo perdido em atividades que não agregam valor, cada operador passou a produzir mais dentro da mesma jornada de trabalho. 

Passo a passo para melhorar a gestão da equipe de separação e aumentar a produtividade

1 – Diagnostique antes de mudar. Mapeie cada etapa do processo e converse com a equipe de separação, afinal, muitas vezes o gargalo real é diferente do que aparece no papel.

2 – Comece a medir a produtividade da equipe. Pedidos por hora, acuracidade, tempo médio por linha e custo por pedido são alguns dos principais indicadores para enxergar onde agir. 

3 – Implemente um WMS.Se a operação ainda depende de planilhas ou da memória dos operadores mais antigos, esse é um investimento importante para estruturar os processos, direcionar as atividades e dar suporte à equipe de separação. 

4 – Reorganize o layout de acordo com o giro e as características dos produtos. Uma estratégia de slotting bem definida ajuda a posicionar os itens de forma mais eficiente e reduzir o deslocamento diário da equipe de separação. 

5- Padronize processos. Um procedimento claro de separação e conferência facilita o treinamento e reduz a dependência de conhecimento individual dentro da equipe.

6 – Invista em treinamento contínuo e cross-training. Uma equipe de separação multifuncional fica mais preparada para lidar com melhor picos de demanda e faltas pontuais.

7- Use os dados para dimensionar a equipe com precisão. Dados de produtividade real ajudam a distribuir melhor os recursos e a reduzir tanto situações de sobrecarga quanto de ociosidade na equipe de separação. 

8 – Estabeleça metas claras e reconheça bom desempenho. Isso contribui para o engajamento da equipe e para a construção de uma cultura orientada à produtividade. 

9 – Considere tecnologias de apoio à separação quando a complexidade e o volume da operação justificarem o investimento. Voice picking, pick-to-light e goods-to-person, integrados ao WMS como no case Onofre, podem ampliar os ganhos de produtividade, especialmente em operações de maior escala. 

10 – Monitore, revise e melhore continuamente. A produtividade da equipe de separação não é uma meta fixa; é um processo vivo que precisa de acompanhamento e ajustes constantes.

Como manter sua equipe de separação sempre produtiva

A equipe de separação vai continuar sendo o centro da etapa mais cara e mais decisiva  da sua operação. A diferença entre um armazém que sofre com atrasos e retrabalho e outro que opera com fluidez, como no case da Onofre, quase sempre está na combinação certa entre gestão orientada a dados e tecnologia que realmente apoia a equipe no dia a dia.

Se a sua equipe de separação ainda depende de planilhas, do conhecimento tácito de alguns operadores ou de processos manuais para conduzir o picking, talvez seja hora de avaliar quanto essa forma de trabalhar está custando à produtividade da operação e o que um WMS pode mudar nesse cenário.

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