Conheça o sistema WMS, suas funcionalidades, ganhos, quando implantar na sua empresa e como escolher o melhor fornecedor
A logística é dos pontos chave para o sucesso de qualquer negócio, afinal, trata-se de uma operação que tem relação direta com o atendimento ao cliente, além de administrar parte importante do capital ativo da empresa (os produtos estocados). Quanto mais eficaz for a gestão da cadeia de abastecimento, mais chances uma empresa tem de garantir a satisfação de seu cliente, de reduzir seus custos operacionais e de aumentar seus lucros. Só que alcançar essa eficiência não é tão simples.
Em diversos casos, quando não utilizados os recursos corretos, gasta-se muito tempo e dinheiro. É por isso que existem tecnologias específicas para ajudar os gestores nesse desafio, e uma das mais relevantes dentro da intralogística é o sistema WMS, software de gestão de armazém. Com o sistema, os processos passam a ser automatizados, aumentando a velocidade no processamento de pedidos e reduzindo os erros. Implantar o WMS em um armazém pode ser considerado um investimento com retorno imediato para o negócio, conforme vamos detalhar nos tópicos a seguir.
Ao longo deste texto você vai conhecer os principais desafios enfrentados por um gestor de logística, entender o que é o sistema WMS, suas funcionalidades, como ele ajuda no trabalho de gestão, os benefícios gerados para a operação como um todo e, ainda, quando você deve implantá-lo na sua empresa. Aproveite para se aprofundar nesse assunto e esteja pronto para transformar o seu negócio!
Desafios da gestão intralogística
Gerenciar um centro de distribuição
, controlando milhares de produtos e monitorando o trabalho dos funcionários é um grande desafio que exige não apenas conhecimento técnico, como também preparo para liderar pessoas, visão estratégica para desenvolver um plano de distribuição que seja ao mesmo tempo eficiente e econômico, e capacidade para tomar decisões importantes sob pressão, pois a operação não pode parar.
Todas essas competências são importantes para que o gestor consiga alcançar objetivos que visam tornar o negócio mais lucrativo. Dentre eles, podemos citar:
• Alcançar o nível de estoque ideal, ou seja, diminuir a quantidade de estoque de determinado produto (para reduzir os custos de armazenagem), sem que haja escassez do mesmo para a pronta entrega;
• Aproveitar ao máximo o espaço físico do armazém, buscando posições estratégicas para cada produto, a fim de reduzir as movimentações e acelerar a separação e expedição;
• Otimizar o trabalho dos funcionários, buscando formas de gerir as tarefas, evitar a ociosidade e acompanhar o seu desempenho;
• Fazer uso inteligente de máquinas e equipamentos, de modo a reduzir os custos;
• Reduzir erros humanos, uma vez que eles podem causar problemas tanto no atendimento ao cliente quanto na gestão financeira do armazém;
• Acelerar a operação intralogística de ponta a ponta, garantindo o pedido perfeito no menor tempo possível;
• Contar com uma alta rastreabilidade dos produtos e a segurança do armazém, para que possa acompanhar as movimentações das mercadorias, detectar qualquer baixa ou avaria e alcançar eficiência nas inspeções rotineiras e de controle de qualidade;
• Aumentar a acuracidade do estoque, ou seja, que o inventário físico seja sempre compatível com o inventário no sistema.
Dar conta de todos esses objetivos não é uma tarefa simples, e podemos dizer que a complexidade aumenta à medida que a atividade logística se torna mais intensa – quando a empresa trabalha com uma grande quantidade e variedade de mercadorias, quando possui mais de um armazém, recebe de diversos fornecedores, atende centenas ou milhares de pedidos por dia, etc.
Nesses casos, ter informações precisas e confiáveis sobre o estoque – quais e quantos produtos estão armazenados, suas condições e a sua localização – é fundamental para tomar as decisões certas que farão o negócio crescer e gerar lucros. E vale lembrar que esses dados precisam estar centralizados em um único local e, ao mesmo tempo, ser acessíveis a todos os trabalhadores, de todas as áreas do armazém.
Então, como o gestor deve agir?
O primeiro passo para alcançar a organização do CD, a segurança do estoque e a produtividade nos processos é contar com um software de gestão específico para armazéns, o WMS (Warehouse Management System). O sistema WMS é responsável não apenas por centralizar todas as informações da operação intralogística como também por automatizar as tarefas, visando sempre o melhor aproveitamento dos recursos do CD (pessoas, equipamentos e área).
Trata-se de um sistema criado exatamente para facilitar a gestão do estoque de indústrias, operadores logísticos, atacados, varejos e e-commerces, por isso, contar com essa tecnologia fará toda a diferença na logística da sua empresa.
Mas afinal, o que o sistema WMS faz?
Essa é uma dúvida recorrente. Todos sabem que o sistema WMS é um software específico para a intralogística, mas muitos não conhecem como ele atua em cada etapa do processo, desde o recebimento de uma mercadoria até a sua expedição. Basicamente, o WMS torna todas as tarefas mais ágeis e eficientes, gerando métricas importantes para o controle, a avaliação do desempenho e o planejamento de ações futuras.
Com o sistema WMS, o gestor tem a segurança de que toda a operação está coordenada e rastreada, pois é o sistema que “puxa as tarefas”, e não as pessoas, o que evita muito a ocorrência de falhas humanas. Sempre que um pedido chega ao armazém, o sistema WMS já começa a trabalhar, definindo quem executará cada atividade (de acordo com a sua função, sua disponibilidade e o equipamento utilizado) e monitorando o seu desempenho através da conexão com dispositivos móveis (coletores RF, smartphones, etc.). Cada ação executada por um funcionário, seja a transferência da área de recebimento para a armazenagem, a separação de mercadorias para um pedido ou a expedição, é registrada através da bipagem dos códigos de barras dos produtos e seus endereços. Com isso, fica mais fácil rastrear cada item e sua posição, garantir uma separação (picking) rápida e precisa e acompanhar o trabalho de cada operador.
Ao acessar o sistema WMS de um computador ou dispositivo móvel, o gestor terá acesso a uma série de funcionalidades e informações que irão facilitar a sua gestão. No sistema, é possível acessar dados sobre as Ordens de Compra, Entrada, Decanting, Movimentação, Saída, Entrega, Controle de Qualidade, Inventário, dentre outros. Assim, é possível acompanhar de perto o atendimento aos pedidos (se estão dentro do prazo ou atrasados), as ordens de armazenagem, reabastecimento e movimentação, as ondas de picking, a performance do picker, a performance de checkout por operador, o endereço e a situação de cada produto armazenado, além de uma série de outras informações que permitirão um controle de tudo o que acontece no armazém.
É válido acrescentar que o sistema WMS trabalha em sintonia com o ERP, ou seja, a informação chega ao ERP, passa pelo WMS e retorna ao ERP. Com isso, a logística é totalmente integrada aos demais setores da empresa, garantindo maior eficiência e organização interna.
Em quais processos o sistema WMS está presente?
Conforme já mencionamos no tópico anterior, o sistema WMS atua desde o recebimento até a expedição da mercadoria. Confira agora os ganhos mais relevantes em cada processo:
Recebimento
– Redução do tempo de espera das transportadoras e gerenciamento da movimentação no pátio (entrada e saída de veículos).
– Registro de todas as mercadorias recebidas e suas características (quantidade por caixa, lote, data de validade, número de série, etc.).
– Automatização da conferência dos itens, controle de lote e controle de qualidade.
– Controle de validade mínima para recebimento (Shelf life).
– Controle de perdas / faltas / avarias.
– Gestão da logística reversa.
– Geração de etiquetas com informações completas sobre os produtos.
Armazenamento
– Definição do melhor endereço para cada produto com base em regras pré-definidas pelo usuário (sugestão de endereçamento).
– Armazenagem dinâmica.
– Rotação do estoque pelo picking, mantendo as áreas de picking sempre abastecidas.
– Controle do espaço (os preenchidos e os vagos) e desfragmentação do estoque.
– Alerta sobre a necessidade de novas compras.
– Divisão de tarefas de acordo com os recursos disponíveis.
Picking
– Criação de ondas de picking baseadas em critérios pré-definidos.
– Múltiplos processos de picking (discreto, por onda, por zona, por lote, em volumes, em duas etapas, com confirmação, goods to person, crossdocking, etc.).
– Monitoramento do processo de picking por carga, onda, ordem, item ou cliente.
– Reabastecimento por Kanban.
– Giro do estoque (por FIFO, FEFO, LIFO, LEFO ou regras específicas pré-definidas).
Packing / Expedição
– Cubagem: determinação da caixa ideal para a expedição.
– Agrupamento de volumes.
– Realização de checkout / conferência eletrônica do pedido na saída.
– Formação de carga e separação das mercadorias de acordo com a região em comum dos destinatários.
Gerenciamento
– Disponibilização de modelos de inventário ideais tanto para inspeções rotineiras de qualidade quanto para monitoramento das movimentações no armazém.
– Controle da data de validades dos produtos, perdas e lead time.
– Alerta sobre a necessidade de reposição de matérias-primas ou produtos.
– Notificações de falhas, permitindo a rápida correção.
– Disponibilização dos indicadores da operação em tempo real (Gestão à Vista).
Como o sistema WMS ajuda o gestor no seu dia a dia
No tópico anterior, você conheceu as principais funcionalidades do WMS em cada etapa da operação intralogística, e agora, para que você tenha uma dimensão ainda maior de como o sistema auxilia o gestor em seu trabalho, trazemos uma lista de desafios e como o sistema WMS os soluciona. Acompanhe:
Desafio: Aumentar a capacidade de processamento de pedidos
Solução: Ao automatizar as operações, o sistema WMS coloca muita velocidade nos processos de conferência, armazenagem, separação e demais movimentações de produto no armazém. Com isso, é possível ampliar significativamente a capacidade de processamento de pedidos.
Desafio: Melhorar a ocupação de espaços
Solução: O WMS define automaticamente para qual o endereço o produto deve ir. O sistema verifica o cadastro do produto e o cadastro do endereço, associando-os e indicando a posição mais adequada conforme as características de cada produto. Além de indicar os endereços no momento de entrada, o WMS gerencia todo o processo de transferência de posições (endereçamento dinâmico), sempre visando a otimização de espaços.
Desafio: Reduzir o tempo de separação e a movimentação de mercadorias
Solução: Esse é um dos maiores desafios de uma operação logística e que pode se tornar simples com o suporte do sistema WMS. O sistema calcula a melhor rota que o produto deve seguir de modo a reduzir a movimentação de mercadorias no CD e otimizar a separação. É também possível fazer o agrupamento inteligente de pedidos. Outro benefício é a convocação ativa: a cada novo pedido, o WMS emite um alerta sonoro no coletor de dados do operador, direcionando-o para a ação que deve desempenhar naquele momento. Com a convocação ativa, as tarefas passam a ser realizadas a tempo, na prioridade e com os recursos corretos.
Desafio: Gerenciar a carga de trabalho dos operadores
Solução: O sistema WMS faz o rastreamento completo do trabalho dos operadores, gerando relatórios que estão sempre à disposição dos gestores.
Desafio: Aprimorar a conferência de produtos na saída
Solução: O WMS garante que o cliente vai receber exatamente o produto que pediu. Através de funcionalidades como a padronização de código de barras, a conferência deixa de ser manual, sujeita a erros, e passa a ser automatizada. O único trabalho do operador será receber os comandos dados pelo sistema, bipar o produto e levá-lo até a doca de saída. Com a eficácia no processo, o cliente fica muito mais satisfeito.
Desafio: Controlar avarias
Solução: O sistema WMS identifica produtos danificados, com prazos de validade expirados ou próximos de expirar. E tudo é notificado para que o gestor possa retira-los de circulação.
Desafio: Reduzir erros
Solução: O WMS não tolera falhas. Na entrada dos produtos no CD, o sistema permite que seja feita a conferência cega: o conferente contabiliza as unidades sem saber o que está na nota fiscal. Na sequência, é feito o registro no sistema e o gestor pode acessar essas informações, visualizando as divergências que são automaticamente apontadas. Já no processo de picking, as várias modalidades permitidas pelo sistema WMS, somadas à convocação ativa, kanban e padronização de código de barras, reduzem significativamente as chances de falhas. Além disso, com as soluções móveis (dashboards e notificações), as falhas ou desvios são identificados antecipadamente, a tempo de serem evitados.
Desafio: Acompanhar todos os processos e emitir relatórios
Solução: O WMS disponibiliza uma série de indicadores, dashboards e BIs que tornam o monitoramento do CD muito mais fácil. E todos esses dados podem ser acessados de qualquer dispositivo móvel (smartphone e tablets). Desse modo, o gestor a tem todas as informações necessárias para a tomada de decisões em suas mãos, literalmente.
Como o sistema WMS ajuda as empresas a alcançarem vantagem competitiva
O sistema WMS foi criado para aprimorar a gestão intralogística como um todo, de modo que isso gere ganhos diretos e indiretos, permitindo à empresa atender melhor seus clientes e alcançar uma vantagem competitiva frente aos seus concorrentes.
Isso acontece porque, com o sistema, os recursos do armazém são utilizados de maneira inteligente, proporcionando não apenas a redução de custos como uma maior eficiência operacional. E eficiência se traduz em cliente satisfeito. Confira os ganhos gerados pelo WMS:
– Aumento da confiabilidade das informações do estoque;
– Melhor uso do espaço físico;
– Aumento da produtividade;
– Maior velocidade no processamento de pedidos e reabastecimento de mercadorias (evita stockout);
– Aumento da acuracidade do estoque;
– Maior rastreabilidade do estoque (operação facilmente auditável);
– Maior controle da entrada e saída de produtos, incluindo também o rastreamento de mercadorias após serem expedidas (facilidade no recall);
– Melhoria na gestão de devoluções;
– Aumento da segurança e diminuição das perdas;
– Melhoria da gestão por contar com mais indicadores de performance.
Ao aumentar a sua produtividade, a empresa passa a ter condições de atender mais pedidos por dia, elevando seus ganhos e o melhor: contando com a tecnologia para utilizar os recursos de forma estratégica para reduzir os custos. É por isso que, como dissemos no início deste texto, com o WMS, o retorno sobre o investimento é quase que imediato.
Quando implantar o sistema WMS?
Se o seu negócio está crescendo e não conta com o WMS, é hora de pensar em implantá-lo. Além disso, se você trabalha com varejo e quer expandir para e-commerce, é importante contar com o sistema WMS para garantir que o seu armazém será capaz de atender demandas multicanal, atendendo bem todos os clientes. Outra situação que você pode estar enfrentando é a contratação excessiva de funcionários para suprir as demandas, sendo que com o WMS a operação poderia estar automatizada, eliminando a necessidade de contar com mais mão-de-obra.
Realizar todas as tarefas de forma manual, além de significar maior lentidão nos processos, também abre espaço para erros, que significam mais custos para a empresa. A ausência de um sistema traz, ainda, dificuldades na gestão, pois não é possível ter acesso aos indicadores em tempo real. Se esse é o seu caso, considere contar com um WMS para que possa ter dados confiáveis, tomando decisões mais assertivas.
Resumindo: se a sua perspectiva é a de melhorar os processos e aumentar as vendas, reduzindo os custos da sua operação, você precisa de um software de apoio.
Como escolher o melhor fornecedor do sistema WMS
Essa é uma questão enfrentada por muitos gestores na hora de avaliar as opções disponíveis no mercado e escolher a que mais se adequa à sua realidade. Nesse caso, retomamos uma fala dos professores Dale Rogers (Internet Edge Supply Chain Lab, Arizona State University) e Frank Straube (Head of Supply Chain Department, Technical University Berlin) durante o XXV Fórum ILOS. Segundo os dois pesquisadores e especialistas em Supply Chain, o movimento que as empresas têm feito para inovar com velocidade, é fazer parceria com fornecedores de software locais e mais ágeis. Para Rogers e Straube, as empresas devem buscar fornecedores que estejam no mesmo horizonte que elas.
Além de avaliar a RPF (Request for Proposal) do sistema WMS, verificando se o sistema conta com todas as funcionalidades que o seu negócio precisa, é importante considerar alguns pontos:
– O fornecedor conta com uma metodologia de projetos bem definida?
– Os clientes do fornecedor já alcançaram resultados expressivos? Como foi o ROI alcançado pelos projetos?
– O fornecedor tem grande expertise em logística e tecnologia?
– A empresa fornecedora tem flexibilidade, transparência e uma boa relação com seus clientes?
– O suporte oferecido pelo fornecedor é ágil e atende às suas expectativas? Quais são os canais de comunicação disponibilizados?
Lembre-se: conhecer bem o trabalho da empresa fornecedora da solução é tão ou mais importante que analisar o produto que ela te oferece!
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