O stockout ou falta de estoque acontece quando, ao receber um pedido de um determinado produto ou matéria-prima, sua empresa não possui esses itens em estoque nas quantidades e condições necessárias. Por esse motivo, as compras não podem ser realizadas. Essa incidência gera repercussões muito negativas, pois não apenas a venda é perdida, como a imagem da empresa é prejudicada aos olhos do cliente.

Isso significa prejuízos financeiros para a empresa. Um estudo realizado em 2018 nos Estados Unidos pelo Grupo IHL revelou que os varejistas estão perdendo quase US $ 1 trilhão em vendas por não terem o produto disponível quando o cliente deseja, ou seja, perdem grandes oportunidades de aumentar seu faturamento. Nesse sentido, o stockout acaba sendo muito mais prejudicial do que se imagina.

A verdade é que encontrar o equilíbrio e manter a quantidade certa de mercadorias armazenadas para impedir que o stockout aconteça não é fácil, principalmente nos dias atuais. Contudo, ainda que seja uma tarefa complexa, um bom gestor de armazém não pode deixa-la de lado, afinal, ela impacta diretamente na qualidade do atendimento ao cliente. Se o consumidor deseja comprar algo e descobre que aquele produto está em falta no estoque, é bem provável que migre para o concorrente e não retorne tão cedo. E ninguém quer que isso aconteça.

Demandas imprevisíveis requerem controle eficiente do estoque

Os varejistas estão descobrindo que a demanda do cliente está ficando cada mais imprevisível – o que aumenta a importância de mudar a forma como gerenciam seu estoque. Não dá mais para confiar no feeling quando o assunto é manter o nível ideal de estoque. Qualquer deslize pode deixar o armazém desabastecido em um momento chave. Então, como eliminar os problemas de stockout de maneira definitiva?

O segredo é desenvolver estratégias eficientes e contar com as ferramentas certas que ajudam no controle do estoque. Apresentamos a seguir, algumas dicas para gerenciar o estoque com eficiência e evitar o stockout. Confira:

1. Domine seus prazos

O período decorrido entre o seu pedido de compra e a data de entrega real pelo fornecedor é de importância crítica. Por isso, você precisa controlar os prazos com seus fornecedores, de modo que possa atender às demandas dos clientes e minimizar o intervalo entre o pagamento do estoque e o recebimento da receita. Dessa forma, você mantém níveis precisos de estoque e evita o stockout.

2. Automatize o processo com o WMS

Tentar manter o equilíbrio entre o excesso de estoque e o estoque insuficiente pode ser um desafio. Se você estocar pouco, poderá haver falta de estoque, o que leva a clientes insatisfeitos e uma potencial perda de vendas. Por outro lado, se você estocar muito, estará ocupando um espaço valioso no armazém e provavelmente terá custos adicionais.

Felizmente, o software WMS te ajuda a impedir que isso aconteça. Com o uso do sistema, você pode acompanhar baixos níveis de estoque e identificar rapidamente os pontos de reabastecimento de cada um de seus produtos, evitando a ocorrência de stockout.

3. Calcule pontos de ressuprimento (PR)

Sempre que um produto do estoque baixa ao nível mínimo dizemos que ele chegou ao Ponto de Ressuprimento (PR). Quando este é ativado, é sinal de que um reabastecimento precisa ser feito ou que novas compras devem ser realizadas.

É provável que seus pontos de ressuprimento sejam diferentes para cada produto que você vende – geralmente, os itens têm taxas de demanda diferentes e variam em quanto tempo levam para receber a entrega de reabastecimento. Daí a grande ajuda que o WMS oferece, pois é possível parametrizar o sistema com estoque mínimo de cada item e, quando o mesmo ocorre, o WMS emite ordens de reposição automaticamente. Os operadores recebem essas ordens em seus dispositivos e já iniciam as tarefas. Assim, evita-se atrasos na reposição.

4. Use previsão da demanda

Outra maneira de reduzir os níveis de estoque e evitar o stockout é através de uma previsão da demanda precisa.

A previsão de demanda, determinada através da análise relatórios e históricos de vendas, permite que você solicite apenas o estoque necessário para satisfazer a demanda ao longo do ano. Com isso, você reduz seu custo de estoque, pois você não estará nem sobrecarregando seu armazém e nem deixando lacunas que podem culminar no stockout.

Além disso, a análise preditiva de dados o prepara para tomar decisões de negócios com base nos meses anteriores – ajudando a estimar o tamanho correto do seu estoque. Vale destacar que o WMS também ajuda nessa tarefa, juntamente com o ERP. O sistema de armazéns fornece o histórico de movimentações de entrada e saída, e o ERP, os dados das vendas. Com esses indicadores, você consegue fazer uma análise preditiva com mais assertividade.

5. Implemente o gerenciamento de estoque Just in Time (JIT)

O gerenciamento de estoque Just in Time (JIT) é um método para manter quase nenhum estoque em seu armazém – solicitando tudo o que você precisa quando precisa. Em outras palavras, JIT significa ter os produtos certos, no momento certo e no lugar certo, juntamente com outros materiais necessários.

Isso reduz seus níveis de estoque, pois itens e materiais são solicitados somente quando necessários, em vez de meses ou semanas de antecedência. Com o JIT você também reduz seu custo de estoque.

Contudo, enquanto o JIT reduz significativamente seu estoque, pode haver o risco de stockout. Por exemplo, se houve um aumento repentino e inesperado na demanda do cliente por um produto específico, talvez você não consiga atender o pedido conforme o esperado. Portanto, para que o JIT funcione bem, você precisa desenvolver um relacionamento forte com seus fornecedores.

5. Use estoque em consignação

O estoque em consignação é diferente das práticas tradicionais de estoque, no sentido em que o fornecedor mantém a propriedade do estoque até que ele seja vendido ao cliente. Em outras palavras, o varejista não paga pelo produto até que ele seja vendido.

Essa prática reduz os níveis de estoque e transfere os custos de movimentação de estoque da sua empresa para o seu fornecedor ou fabricante. É uma prática bastante comum para estoques caros no varejo, como móveis ou outros itens grandes.

O estoque em consignação também pode ser benéfico para os varejistas online quando a demanda do cliente por determinados produtos é incerta. Além disso, o varejista assume um risco financeiro muito menor com o estoque em consignação, pois ele não paga pelo produto, a menos que tenha sido vendido.

6. Tenha um estoque de segurança

O stockout resulta de muitos fatores diferentes, incluindo a demanda flutuante dos clientes, previsões imprecisas e variabilidade nos prazos de entrega. Uma maneira de reduzir o risco dessa falta de estoque é manter um nível de estoque de segurança em seu armazém.

O estoque de segurança é simplesmente um estoque extra que é armazenado para evitar o stockout. Os níveis corretos a serem definidos dependem inteiramente do seu negócio. Alguns fatores devem ser considerados, tais como: características específicas da demanda ou do produto e lead time do produto (tempo que o fornecedor gasta para entregar a mercadoria).

O maior desafio de ter um estoque de segurança é calcular com a maior exatidão possível a quantidade ideal de itens a serem estocados e chegar em um equilíbrio vantajoso entre o investimento que você fará e os lucros com as vendas realizadas.

Resumindo

Encontrar o equilíbrio e manter a quantidade certa de estoque para o seu negócio não é uma tarefa fácil. De fato, pode levar muito tempo para você aperfeiçoar seus níveis de estoque. Observando seu estoque, fazendo uma boa previsão de demanda e usando as táticas acima, você poderá eliminar definitivamente as ocorrências de stockout.

Por fim, uma das maneiras mais rápidas de reduzir a falta de estoque é capacitar sua equipe a ser mais eficiente no local de trabalho. Além disso, se você contar com um bom sistema WMS, você poderá acompanhar o nível de seu estoque em tempo real (Gestão à Vista), além de contar com alertas e notificações que impedem a falta de estoque. O WMS é um importante aliado quando o assunto é atender bem o seu cliente!

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