Entendida como o sistema de gerenciamento de armazém (WMS) pode ajudar a melhorar a precisão de entregas, um dos principais desafios enfrentados pelas empresas no mercado atual
A velocidade e a precisão de entregas de produtos são alguns dos importantes fatores que influenciam o consumidor moderno em sua decisão de compra. Quando otimizados, garantem a satisfação do cliente, assim como o sucesso dos negócios.
De acordo com o estudo divulgado pelo Grupo Descartes Systems, 68% dos consumidores, quando afetados por problemas durante o processo de entrega, tendem a reagir de forma negativa em relação à empresa. Tal insatisfação pode acabar influenciando na reputação e na confiança de uma marca, uma vez que 84% dos clientes responderam na pesquisa conduzida pela empresa A Convey, Inc. que não voltariam a comprar em uma empresa após uma experiência ruim na entrega.
Diante desse cenário, fica evidente que o processo de entrega é um elemento cada vez mais relevante na decisão de compra dos consumidores e que pode comprometer diretamente a imagem de uma empresa, assim como seus resultados a longo prazo.
Mas como oferecer soluções estratégicas que atendam às expectativas do mercado quando o assunto é precisão nas entregas?
Por que investir na precisão de entregas?
Neste artigo, vamos entender como o sistema WMS pode fazer a diferença na sua estratégia logística e como ele contribui para aumentar a qualidade das entregas e, consequentemente, melhorar a satisfação dos clientes.
Antes de conhecer as principais vantagens e como o sistema WMS pode auxiliar na operação logística, é fundamental compreender a importância do processo de entregas para a vitalidade das empresas.
No geral, podemos dizer que a precisão de entregas é um indicador padrão utilizado para calcular a qualidade do processo de envio de uma empresa. Ou seja, trata-se de uma métrica (KPI), capaz de identificar se determinado produto foi enviado ao lugar correto, na hora certa e em condições adequadas para o consumo e/ou utilização do cliente.
O cálculo desse indicador pode ser realizado de forma simples, através da relação do número de pedidos dividido pela quantidade de entregas bem-sucedidas. Logo, se uma empresa recebeu 100 pedidos ao longo do dia e conseguiu enviar 91 de forma eficiente, a precisão de entregas será de 91%.
Não há mistério: a partir desse cálculo é possível medir com eficiência a qualidade do processamento de pedidos e entregas. Quanto mais se compreende e monitora os dados referentes às taxas de envio, maior será a precisão de entregas. Tudo isso colabora para resultados satisfatórios, agilidade no processamento, satisfação do cliente, redução de custos adicionais, como devoluções, trocas e reclamações, além de otimizar os processos logísticos.
Os principais desafios da precisão de entregas
Atingir 100% de eficácia na precisão de entregas é uma meta ambiciosa e nem sempre realista. Alta demanda, sazonalidade, assim como estratégias logísticas podem influenciar nos resultados diariamente. No entanto, a busca por metas satisfatórias pode acontecer por meio de melhorias, aprimoramento de processos e identificação de oportunidades, ajustes e reparos ao longo do fluxo de trabalho.
A fim de ajudar você, gestor, a encontrar pontos de melhoria em sua cadeia de suprimentos, separamos alguns desafios recorrentes quando o assunto é precisão de entregas. Dessa forma, você pode analisar cada um desses pontos e otimizar sua operação de acordo com a realidade atual. Confira:
1- Falta de controle do estoque
Podemos dizer que o estoque é a coluna dorsal e que sustenta qualquer modelo de negócio. Dada essa importância, a mínima interferência em seu funcionamento pode colaborar para um efeito cascata em toda a cadeia logística.
A falta ou excesso de itens no inventário são exemplos comuns que podem ser encontrados quando o assunto é gerenciamento de estoque. Isso acontece por falta de planejamento e previsibilidade de demanda. Uma operação que não analisa, controla e monitora seus dados frequentemente, ou que deixa de acompanhar de perto o histórico de pedidos, está fadada a cometer essa falha, causa de grandes atrasos e erros no processo de entrega.
Além disso, outra consequência de uma gestão inadequada de estoque é o aumento de custos de armazenagem. Uma vez que produtos de baixa demanda ficam parados, é necessário que exista um espaço para que eles sejam armazenados, sem previsibilidade de venda. Além de gerarem despesas para a sua manutenção no estoque, esses itens podem gerar desperdícios, como validade excedida, ou se tornarem obsoletos com o passar do tempo.
2- Processos manuais
Quase todo processo manual está suscetível a erros humanos, e isso representa um grande desafio para a logística e performance de uma empresa. A falta de atenção na conferência dos produtos, a realização de anotações incorretas, uso de planilhas em papel e a execução de tarefas de forma não padronizada são alguns dos muitos exemplos que podem acontecer em cadeias de suprimentos 100% manuais.
Diante desse cenário, é comum que a precisão de entregas fique comprometida, afinal, processos manuais, além de serem mais lentos, são menos eficientes e levam a grandes atrasos na preparação e envio de pedidos.
Imagine se, para enviar um pedido para expedição, todo o processo precisa passar por comunicação verbal ou informações preenchidas de forma manual? Quanto tempo será gasto para que esse produto chegue até seu destino final? Qual a taxa de erro estará suscetível a acontecer?
Uma vez que essas informações são soltas e não padronizadas, torna-se muito mais difícil monitorá-las e controlá-las, resultando em uma gestão inadequada do estoque e em problemas de rastreabilidade dos produtos e pedidos.
3- Demandas do consumidor
Outro importante desafio que deve ser superado para melhorar a precisão das entregas é entender, gerenciar, analisar e atender às expectativas dos consumidores. Nos últimos anos, o mercado vem observando um novo comportamento em relação aos compradores: cada vez mais eles estão acostumados a receber entregas quase instantâneas e esperam por boas oportunidades quando o assento é frete. Essas expectativas, razoáveis ou não, devem ser compreendidas para que possam ser atendidas com precisão.
Nesse caso, a melhor forma de gerenciá-las é assegurar que os todos os canais de vendas, especialmente o comércio eletrônico, sejam claros sobre suas opções de entrega e forneçam taxas, condições, além de prazos estimados. Embora os consumidores possam não ficar entusiasmados com os critérios estabelecidos de acordo com a logística da empresa, eles têm informações corretas e executáveis.
4- Falta de comunicação
Algumas empresas podem passar pelo desafio da falta de comunicação e alinhamento de expectativas entre as áreas. Isso acontece porque muitas cadeias de suprimentos podem ter seus departamentos administrativos e operacionais logisticamente separados e o tempo de compartilhamento de informação pode ser lento ou nem mesmo acontecer entre cada função.
Logo, áreas como marketing, vendas, expedição, almoxarifado, contabilidade, planejamento, entre outras, podem criar ruídos de comunicação, ocasionando graves erros como: falta de produtos em estoque, envio de pedidos de forma incorreta ou, até mesmo, entregas fora do prazo prometido ao cliente.
5- Dificuldades no transporte
A dificuldade de gestão e gerenciamento de transportes pode ser um dos grandes gargalos que atrapalham na precisão das entregas. Tudo pode fluir bem dentro do armazém, mas ser comprometido na hora do envio ao longo do trajeto para o destino final.
Isso pode acontecer, principalmente, pela falta suficiente de transporte, como caminhões que atendam com segurança e responsabilidade a demanda dos clientes Além disso, avarias nos produtos durante as entregas e até mesmo problemas com a roteirização podem ocasionar atrasos nos pedidos e a insatisfação do consumidor.
Como melhorar a precisão de entregas?
A precisão na entrega é uma das principais preocupações das empresas que desejam se destacar no mercado. Afinal, um serviço de entrega eficiente e preciso é um diferencial competitivo que pode gerar satisfação do cliente e fidelidade à marca, não é mesmo?
A fim de sanar os desafios que podem atrapalhar na precisão de entregas, empresas têm investido em tecnologias que buscam promover aumento da produtividade operacional re da satisfação do cliente em relação ao envio de pedidos. Entre essas soluções, está o sistema WMS (Warehouse Management System), um software que acelera e aprimora o fluxo de armazenagem para otimizar o estoque da empresa e a sua gestão. Com ele é possível obter:
1- Maior visibilidade de estoque
Um dos principais benefícios do sistema WMS é a praticidade e acessibilidade a um grande volume de informações. Tudo isso em tempo real. O software oferece uma série de relatórios e dashboards capazes de aumentar e melhorar a precisão do envio, especialmente por compartilhar a visibilidade 360° do estoque.
Com o sistema WMS, é possível controlar e monitorar toda a movimentação de produtos desde a entrada na doca, a partir de conferências, até a saída da mercadoria para entrega final. O software cuida não só da organização dos produtos no armazém, como também da definição de níveis de estoque mínimo e máximo, priorização de endereços de acordo com a demanda e característica de produtos, realização de inventários regulares, identificação e correção de falhas na comunicação.
Além disso, o sistema é capaz de identificar rapidamente possíveis problemas em qualquer nível da cadeia de suprimentos e tomar medidas eficientes para corrigi-los. Por exemplo, caso haja um aumento inesperado na demanda por determinado produto, o software pode reconhecer e apontar a falta de estoque imediatamente, além de tomar medidas para repor o estoque antes que haja um atraso ou suspensão nas entregas.
2- Redução de erros manuais e automação
Com o sistema de gerenciamento WMS, é possível reduzir substancialmente erros humanos que acontecem durante a preparação, separação, gestão e distribuição de pedidos.
O sistema WMS é integrado com todas as áreas da cadeia de suprimentos e direciona tarefas para os operadores de acordo com sua movimentação e localização no espaço de trabalho. Dessa forma, a distribuição de atividades é pensada de forma 100% automatizada, economizando tempo e priorizando pedidos de acordo com suas características e necessidades.
Um excelente exemplo do funcionamento do software na prática que contribui para a redução de falhas de comunicação é a partir de tecnologias como códigos de barras, ou seja, um colaborador pode realizar a coleta de dados de forma automatizada, fazendo a leitura direta dos produtos, eliminando a necessidade de anotações manuais e reduzindo a ocorrência de erros.
Além disso, o sistema WMS conta com uma série de conferências automáticas durante a preparação de pedidos, compartilhando informações de movimentação de produtos no estoque, indicando rapidamente erros e facilitando decisões quando necessário.
3- Otimização do picking e da embalagem
Conforme destacado no tópico anterior, a automação de tarefas oferecida pelo WMS pode trazer uma série de ganhos para a operação, e um dos processos mais beneficiados é o picking. Ao otimizar o picking, através da geração automática de ordens de separação e notificação em caso de erros, o WMS acaba por aumentar a precisão da expedição.
Além de usar algoritmos e dados avançados para distribuir tarefas, definir as melhores rotas e métodos para cada pedido, o sistema WMS também pode agrupar pedidos por características comuns, como destino, prioridade ou tamanho, minimizando o tempo de viagem e maximizando a eficiência.
Outra vantagem está na embalagem. O WMS é capaz de sugerir os materiais, caixas e paletes ideais para cada pedido, com base no peso, volume e fragilidade. Com isso, há economia de tempo e recursos.
4- Compartilhamento de informações em tempo real e KPIs relevantes
O sistema de gerenciamento WMS torna a comunicação da cadeia de suprimentos muito mais fácil e rápida através do compartilhamento de dados em tempo real (Gestão à Vista) e de forma integrada. Ou seja, o software é capaz de reunir informações de diferentes setores e distribuir de acordo com a demanda e necessidade de cada departamento, sendo assim, é possível acompanhar histórico de pedidos, quantidade de produtos no estoque, solicitações em andamento, datas de entrega de produtos e fornecedores. Todos esses dados são facilmente acessados por todas as áreas envolvidas na logística, tornando o trabalho mais intuitivo, independente e dinâmico.
Outra vantagem do sistema WMS é a possibilidade de integração com diferentes sistemas de gestão da empresa, por exemplo, sistema de vendas ou o sistema financeiro, permitindo uma comunicação mais eficiente entre as diferentes áreas e uma visibilidade completa da cadeia logística.
Entre os recursos de automação, o que mais contribui para a comunicação eficaz entre setores é a capacidade de envio automático de notificações, incluindo avisos e alertas para as diferentes áreas envolvidas no processo logístico. Tudo isso permite que todos estejam cientes das etapas do processo e possam tomar medidas claras e objetivas no surgimento de dúvidas e eventuais problemas.
Vale acrescentar que o sistema WMS oferece uma série de KPIs relevantes, como volume de pedidos, taxa de atendimento, taxa de precisão, taxa de entrega no prazo, custo por pedido e feedback do cliente. Assim, gestores podem monitorar, avaliar e comparar seu desempenho com suas metas e padrões do setor, sendo capazes de tomar as decisões certas para eliminar gargalos, ineficiências e desperdícios e otimizar a performance da operação.
5- Melhor gestão de transporte e rastreamento de remessas
Uma das grandes contribuições do sistema WMS para a precisão de entregas é através da melhoria de gestão e gerenciamento de transportes. Com o software, é possível obter uma visão mais clara e precisa das demandas de envio, com isso pode-se planejar melhor as rotas de entrega e as necessidades de transporte, evitando a falta de capacidade e atrasos nas entregas.
O sistema WMS também é capaz de assegurar a integridade dos produtos durante o transporte, por meio do controle de qualidade e do monitoramento de possíveis avarias nos produtos. Isso pode ser feito por meio da identificação de produtos frágeis, da separação de produtos com embalagens especiais e do controle de temperatura em produtos sensíveis.
Por fim, o software se integra a sistemas de rastreamento e monitoramento de transportes, o que permite o acompanhamento das entregas em tempo real. Com isso, o WMS pode gerar e enviar números de rastreamento, e-mails de confirmação e notificações de entrega para clientes e partes interessadas.
A integração também possibilita a identificação antecipada de problemas de rota e atrasos nas entregas.Assim, as empresas podem tomar medidas corretivas para minimizar os impactos ao consumidor.
6- Automação de documentos de remessa
O sistema WMS pode gerar e imprimir os documentos necessários para cada embarque, como faturas, guias de remessa, conhecimentos de embarque, formulários alfandegários e certificados de origem. Além disso, o software é capaz de garantir que os documentos estejam em conformidade com as legislações, padrões e protocolos de cada setor, mercado e clientes. Desse modo, as taxas de erros se reduzem significativamente e o processo de expedição se torna muito mais ágil e eficiente.
Sistema WMS: o futuro da precisão de entregas
Neste artigo compreendemos que a precisão na entrega é um fator crucial para o sucesso e vitalidade de qualquer negócio. No entanto, muitos são os desafios que podem atrapalhar esse processo, como a gestão de estoque, a comunicação, os processos manuais, gestão de transportes, entre outros.
Nesse sentido, o sistema WMS surge como uma solução eficiente para melhorar a precisão de entregas. Com a sua capacidade de gerenciar o estoque em tempo real, automatizar processos e integrar-se a outros sistemas de gestão relevantes para a empresa, o WMS ajuda a reduzir erros operacionais, aprimorar a comunicação com o cliente e oferecer opções de entrega mais rápidas e precisas.
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