KPIs na logística: como usar os indicadores para otimizar a sua operação
Como acompanhar e avaliar os resultados em seu armazém? Descubra as principais métricas e KPIs de acompanhamento na logística que podem influenciar no desempenho e otimizar sua cadeia de suprimentos.
Como você, gestor logístico, definiria os resultados alcançados nos últimos meses em sua cadeia de suprimentos? Excelente, bom, regular, ruim? Hoje é possível acompanhar todo o fluxo operacional de ponta a ponta em seu armazém? Existem critérios avaliativos em busca de otimizações e identificação de oportunidades estratégicas capazes de diferenciar sua empresa do lugar comum no mercado?
As respostas para essas perguntas são essenciais para entender como sua cadeia de suprimentos está se preparando e respondendo às tendências do novo mercado de consumo em constante evolução e, principalmente, para avaliar o nível de consciência e entendimento dos processos internos em seu armazém.
Manter uma empresa competitiva no mercado atual, oferecendo excelentes resultados e boa performance, é um grande desafio. Por esse motivo, é fundamental ter uma visão 360° da operação e desenvolver regularmente estratégias capazes de acompanhar todo o fluxo de trabalho dentro do armazém. Uma cadeia de suprimentos que trabalha de forma eficiente garante a qualidade dos produtos, armazenagem correta, velocidade na entrega de pedidos, rápido rastreamento, controle de estoque eficaz e, consequentemente, a satisfação e fidelização dos clientes.
Mas como fazer com que toda essa engrenagem funcione de forma simultânea e com a qualidade que a demanda exige?
A resposta é simples: acompanhando de perto o desempenho. Independente do seu nicho de atuação, a única forma de garantir a eficiência logística é através do monitoramento de todos os processos. Um armazém requer constante atenção, por isso, é importante ter o olhar voltado para seu desenvolvimento e tudo isso deve ser feito de forma assertiva com a ajuda de KPIs de logística que auxiliam no entendimento, qualidade e avaliação do desempenho..
Neste artigo compartilharemos a importância de KPIs logísticos em seu armazém e como eles podem auxiliar na otimização do trabalho, recursos e tempo, além de oferecer novas oportunidades para a sua cadeia de suprimentos.
O que são KPIs e qual a importância deles para a logística da sua empresa?
KPI é uma sigla em inglês para identificar o termo Key Performance Indicator, que em português pode ser traduzida como Indicador Chave de Desempenho. Essa ferramenta nada mais é que um indicador capaz de promover análises e informações que auxiliam gestores a medir a performance de determinado processo ou ação de uma empresa.
No contexto da logística, esses indicadores são fundamentais para mensurar o desempenho de toda cadeia, desde o recebimento do produto na doca, passando pelas movimentações internas, até o envio de pedidos.
Utilizar os KPIs certos é a base para que toda operação alcance o sucesso. Isso porque só se pode melhorar aquilo que é medido. Pense bem: sem uma noção concreta sobre os processos em seu armazém, como você conseguiria efetuar melhorias? Por onde começaria? Qual etapa seria priorizada? Fica difícil responder sem uma visão clara, com dados percentuais e números que representem de forma real o que está acontecendo, não é mesmo?
Na prática, os KPIs facilitam o monitoramento de tudo o que acontece na operação ajudando na identificação de eventuais problemas, no gerenciamento de riscos e na descoberta de oportunidades de melhorias no fluxo de trabalho, a fim de deixá-lo ainda mais otimizado.
Tipos de KPIs para melhorar sua logística
Existem muitos critérios a serem avaliados na hora de realizar um gerenciamento de armazém eficiente, é por este motivo que os KPIs logísticos são divididos em diferentes categorias, que vão desde o estoque e armazenagem, passando pela separação dos pedidos, embalagem e envio. Alguns deles são:
1. KPIs de estoque e armazenamento
O estoque é o verdadeiro “coração” da sua cadeia de suprimentos. Sua importância vai muito além do conhecimento de entrada e saída de mercadorias. Um gerenciamento de estoque realizado de forma equivocada pode desencadear grandes problemas logísticos para um armazém, como a falta e/ou excesso de mercadorias e a elevação de custos para sua manutenção. Dessa forma, algumas das principais métricas de acompanhamento que devem ser levadas em consideração são:
Relação estoque x vendas: essa métrica permite identificar a quantidade de itens disponíveis no estoque em relação às vendas em um determinado período de tempo. Em geral, esse acompanhamento é realizado ao final de cada mês, a fim de monitorar a quantidade de vendas, observar se a demanda caiu ou aumentou, entender se os níveis de estoque estão compatíveis com a demanda por determinados produtos, realizar projeções e definir metas para os meses posteriores.
Custo de manutenção de estoque: esse KPI da logística é calculado de forma simples onde soma-se todas as despesas direcionadas à manutenção de produtos armazenados e não vendidos. Entender o quanto seu armazém está gastando com itens parados auxilia na hora de controlar os custos de armazenagem e facilita o trabalho de outros setores, como contabilidade e financeiro. Além disso, essa métrica ajuda a identificar quando se tem muitos produtos que exigem atenção especial e altos custos, fazendo com que estratégias para a venda de mercadorias estagnadas sejam realizadas.
Acuracidade de Estoque: essa métrica indica a contagem do estoque em relação ao que foi registrado na entrada e na saída ao longo da cadeia de suprimentos. Basicamente, é uma análise sobre o que está registrado e o que consta no físico, considerando o grau de exatidão entre os dados. É uma das taxas mais importantes para o gerenciamento do estoque e bom funcionamento da cadeia de suprimentos. A taxa de Acuracidade de Estoque oferece informações sobre a forma como é realizada a organização, o gerenciamento e rastreamento do estoque. Se os percentuais estão baixos, é sinal de que algum desses pontos não vai bem. Portanto, a garantia de níveis satisfatórios depende de um trabalho rigoroso para manter o estoque sempre organizado, os registros em dia, a rastreabilidade funcionando de maneira eficaz, dentre outros fatores.
>> Saiba mais sobre como manter altos índices de acuracidade.
Taxa de giro do estoque: esse KPI permite identificar quantas vezes o estoque é vendido e em quanto tempo ele é substituído. Entender a taxa de giro de estoque auxilia no desempenho dos negócios, uma vez que essa métrica oferece informações sobre os produtos mais vendidos e os itens que ficam muito tempo em estoque, logo, é possível reconhecer em quanto tempo sua empresa está recuperando o dinheiro investido.
Tempo de ciclo de armazenamento: quanto tempo você leva para organizar todos os itens no estoque? Essa métrica corresponde ao monitoramento do processo de recebimento e organização no estoque, dessa forma, é possível medir o desempenho da equipe, buscando ciclos de tempos curtos e maior eficiência dos colaboradores.
Precisão no armazenamento: essa métrica é responsável por indicar a precisão em que os itens foram guardados no estoque. Eles estão em seus devidos endereços? Foram organizados dentro do padrão logístico do armazém? Assegurar que tudo seja feito de forma precisa pode evitar graves erros que ocorrem principalmente no processo de separação e envio de produtos, comprometendo todo o fluxo de trabalho.
2. KPIs de recebimento
Antes que os produtos sejam direcionados ao estoque, eles são recebidos na doca, onde são realizadas a conferência e a organização dos itens. Monitorar o recebimento de mercadorias evita problemas futuros dentro do estoque. Alguns KPIs importantes para essa etapa são:
Eficiência de recebimento: essa métrica é qualitativa e avalia a qualidade com a qual os colaboradores realizam as atividades de recebimento na doca. É possível acompanhar a produtividade e tempo de execução de tarefas, sendo assim, qualquer oscilação e ineficiência nessa área pode indicar a necessidade de otimização por meio de treinamentos, fluxos de trabalhos mais simples e, até mesmo, a automação do processo com sistemas de gerenciamento ou novos equipamentos.
Tempo de ciclo de recebimento: o tempo de ciclo de recebimento refere-se a quanto tempo leva para processar uma nova carga recebida em seu armazém. Inclui desde a conferência até a classificação e armazenamento. Um longo tempo de ciclo de recebimento pode indicar a necessidade de melhorar seus processos para torná-los mais eficientes.
Custo de recebimento por linha: o recebimento no armazém envolve tempo e mão de obra. Assim, o indicador de custo de recebimento por linha refere-se a quanto dinheiro você gasta para receber novos produtos.
3. KPIs de picking
A área de picking, ou separação de pedidos requer atenção e muito cuidado. É necessário coletar corretamente os itens solicitados, embalá-los e enviá-los de acordo com a requisição de cada cliente, e o menor erro pode gerar atrasos nas entregas, devoluções e insatisfação do consumidor. Monitorar a área de picking evita a ocorrência de erros e também ajuda na sua identificação, permitindo a rápida correção. Para assegurar o máximo de eficiência nessa etapa, vale a pena acompanhar algumas métricas como:
Eficiência de separação: essa métrica avalia a eficiência da separação de pedidos, contabilizando o número de pedidos que são atendidos a cada hora. Lembrando que a agilidade é fundamental para garantir um bom atendimento ao cliente, mas a precisão também não pode ser esquecida. Isso nos leva ao próximo tópico.
Precisão de picking: essa métrica auxilia na contabilização de quantos pedidos estão sendo separados e preparados para envio sem erros Se, eventualmente, as taxas desse KPI começarem a cair, é importante acender um sinal de alerta, ou seja, talvez sua equipe precise de mais treinamento ou de ferramentas que auxiliem na otimização do trabalho.
Tempo do ciclo de separação: como o próprio nome sugere, esse indicador informa quanto tempo é gasto para separar cada pedido. Muitas empresas contam com sistemas de gerenciamento capazes de calcular automaticamente esse tempo, notificando, inclusive, quando há pedidos atrasados. Acompanhar essa métrica auxilia a identificar pontos de melhoria que aumentem a velocidade de fluxo, uma vez que o tempo é parâmetro decisivo na escolha de clientes por empresas.
Custo de separação e embalagem: acompanhar os custos de separação, mão de obra e materiais de embalagem pode trazer oportunidades de redução de despesas e novos investimentos.
4. KPIs de desempenho
Um bom desempenho vai muito além do recebimento e armazenagem. Outra parte fundamental para o sucesso dos negócios é garantir a excelência no envio de produtos e recebimento de mercadorias pelo cliente, afinal, ele é a peça que mantém sua cadeia logística em funcionamento. Existem métricas que ajudam mensurar e garantir que sua empresa fornece uma experiência positiva aos consumidores:
Order lead time ou prazo de entrega do pedido: esse KPI mensura quanto tempo leva para o cliente receber o seu pedido, considerando desde o momento em que a compra foi efetuada. Na prática, esse indicador tem relação direta com a satisfação do cliente, afinal, a velocidade de atendimento da demanda é um fator de grande relevância no mercado de consumo atual. Desse modo, mensurar esses dados ajuda a entender o processo de envio e a qualidade com que o serviço é executado. Clientes satisfeitos apontam uma taxa de entrega satisfatória.
Taxa de entrega no prazo: deseja monitorar a qualidade de entrega de seus produtos? A taxa de entrega no prazo permite que você identifique a quantidade de erros, atrasos, tempo de entrega das transportadoras e parceiros, auxiliando na decisão do melhor método de entrega.
Tempo de ciclo do pedido: métrica utilizada para calcular o tempo gasto no preparo do pedido, desde o momento em que a sua empresa recebe a demanda, incluindo todo o processo de separação, embalagem e quaisquer outras etapas até a chegada à transportadora. Existem empresas que executam esse ciclo em tempo recorde em menos de 24 horas. Monitorar esse tempo permite que gestores identifiquem oportunidades e melhorias, seja investindo em novas tecnologias ou fornecedores e transportadoras que acompanhem o ritmo acelerado e as tendências do mercado.
Taxa de devoluções: essa KPI é fundamental para monitorar as devoluções, especialmente para comércios eletrônicos, onde é possível medir a mão de obra e custos para processar e devolver ou descartar os itens às áreas específicas. Em casos onde essas taxas são altas, é preciso reconsiderar os métodos de envio, identificar os erros internos de fluxo e investir em sistemas de gerenciamento que possibilitam o acompanhamento em tempo real de toda a operação, de ponta a ponta.
5. KPIs de segurança
Por fim, é extremamente importante que bons gestores acompanhem atentamente as taxas relacionadas à segurança do trabalho, a fim de proporcionar aos seus colaboradores um ambiente de trabalho seguro e confiável, afinal, acidentes e outras intercorrências podem colocar sua equipe em risco e prejudicar diretamente seus resultados.
Acidentes por ano: essa métrica auxilia no controle dos números de acidentes que acontecem por ano. É fundamental que essa métrica seja a mais baixa possível, tendendo a zero.
Tempo desde o último acidente: o grande objetivo dessa métrica de segurança é que não exista acidentes ao longo dos anos, mas caso aconteça, é importante monitorar o tempo de distância entre cada um e buscar alternativas que evitem acidentes futuros.
Os KPIs logísticos melhoram a eficiência do armazém
Monitorar o máximo de KPIs em seu armazém proporciona um alto índice de desempenho e performance, acelerando os resultados e aumentando a lucratividade de sua empresa. Tudo isso é possível ao identificar oportunidades e concentrar investimentos que melhorem e otimizem as áreas com maior possibilidade de evolução.
São muitos os fatores que contribuem para a eficiência de uma cadeia de suprimentos, por isso, é importante ficar atento a todas as categorias mensuráveis. Dessa maneira, é possível reduzir os custos logísticos atuais, manter clientes satisfeitos e cada vez mais fidelizados a partir de serviços eficientes, como também oferecer um ambiente de trabalho seguro para os colaboradores, aumentando o nível de produtividade.
Como acompanhar os KPIs em seu armazém
Muitos são os KPIs de monitoramento para seu armazém e pode parecer um desafio gerenciar tudo isso de forma manual. Por isso, a automação do armazém se faz presente na maioria das empresas que buscam por melhores resultados, performance e liderança de mercado.
Novas tecnologias, como sistemas de gerenciamento WMS, OMS e YMS, permitem que gestores lógicos acompanhem em tempo real de ponta a ponta tudo o que acontece em sua cadeia de suprimentos, desde a chegada de caminhões na doca, até o envio e recebimento de pedidos. Dessa forma, é possível reduzir o tempo, esforço e os erros causados por tarefas manuais e variáveis.
A tecnologia oferecida pelos sistemas de gerenciamento de estoque, pátio e envio de produtos também é utilizada para consolidar as informações em um só lugar, facilitando a análise do desempenho e permitindo que os gestores façam melhorias de acordo com as principais necessidades de seu negócio.
Conheça algumas das empresas que implementaram os sistemas de gerenciamento Delage em sua cadeia de suprimentos e alcançaram excelentes resultados a partir da otimização de seu fluxo de trabalho. E, para saber mais sobre os KPIs mais importantes para o seu negócio, baixe o nosso Guia de Indicadores Logísticos.
