Conheça as principais funcionalidades do sistema WMS e entenda porque elas são cruciais para o sucesso de um negócio no cenário atual
Muitos gestores de logísticos têm interesse em aplicar o sistema WMS em sua operação, mas desconhecem as suas funcionalidades. E aí acabam deixando a implantação para o futuro, desperdiçando grandes oportunidades de otimização da logística e aumento da lucratividade do negócio. Existe uma crença bastante comum de que o WMS se assemelha a um sistema de gestão de estoque tradicional, o que é um equívoco. Na verdade, o software adiciona ferramentas mais completas e robustas, permitindo um controle completo da operação.
Para sanar todas as dúvidas em relação às funcionalidades do WMS, ou seja, para que serve o sistema, preparamos este texto com detalhes sobre a sua aplicação prática. Acompanhe nos tópicos a seguir.
O que é o WMS e quais as suas principais funcionalidades?
O WMS (Warehouse Managment System ou Sistema de Gerenciamento de Armazéns) é um software especializado no suporte às operações do dia a dia de um armazém. Podemos dividir a sua atuação em três grandes frentes: gestão do estoque; execução do trabalho; e informações. Com o sistema, a movimentação de mercadorias passa a ser rastreada e organizada, com conferências rígidas que evitam perdas e erros. Além disso, o sistema gerencia todas as tarefas da operação, garantindo o melhor uso dos recursos do armazém. E tudo isso com o provimento de informações e notificações em tempo real, auxiliando os gestores na tomada de decisões estratégicas e na antecipação às falhas.
Com funcionalidades robustas, o WMS assegura que todos os processos intralogísticos aconteçam de forma organizada, eficiente e precisa. Além disso, ao se integrar a outros sistemas importantes, como o ERP, o software garante a centralização e transparência dos dados em toda a empresa.
Dentre as principais funções oferecidas pelo sistema, podemos destacar:
1) Recepção e conferência de produtos
Além de auxiliar no planejamento das compras, o WMS faz administração da portaria e das docas de recepção de produtos, garantindo que o fluxo de recebimento esteja de acordo com a capacidade do armazém.
O WMS também automatiza a conferência das mercadorias na entrada, agilizando o registro de dados (quantidade por caixa, lote, data de validade, número de série, etc.) e otimizando o controle de perdas, faltas e avarias. Finalizada a conferência, o sistema gera etiquetas com informações completas sobre os produtos.
Outro benefício está no controle de shelf live e na logística reversa.
2) Endereçamento inteligente
Esta é uma das funcionalidades mais importantes do WMS quando se busca otimização do espaço e dos processos. Logo que um produto chega ao armazém, o WMS define automaticamente o melhor endereço para cada produto com base em regras pré-definidas pelo usuário (sugestão de endereçamento). Outro grande diferencial é a armazenagem dinâmica, com a rotação automática dos itens armazenados, o controle do espaço (os preenchidos e os vagos) e a desfragmentação do estoque, quando necessário.
O WMS sempre irá trabalhar para aproveitar melhor o espaço de armazenagem, mantendo-o organizado e facilitando o processo de separação.
3) Gestão das tarefas
Costumamos dizer que é o WMS que “puxa as tarefas”, e não as pessoas, o que evita muito a ocorrência de falhas humanas. Através da funcionalidade de Convocação Ativa, o WMS define quem executará cada atividade (de acordo com a sua função, sua disponibilidade e o equipamento utilizado) e monitora o seu desempenho através da conexão com dispositivos móveis (coletores RF, smartphones, etc.), gerando dados que podem ser acompanhados em tempo real para a autogestão e o acompanhamento pelos líderes.
Com a Convocação Ativa, as tarefas são realizadas a tempo, com a prioridade e recursos corretos
4) Agilidade e precisão na preparação de pedidos
Todos os gestores almejam mais velocidade no picking, um dos processos mais caros da operação. E a grande vantagem do WMS é que o sistema possui funcionalidades completas para garantir maior eficiência no processo.
Assim que um pedido chega ao armazém, o WMS gera a tarefa de separação visando o máximo de eficiência no processo. O sistema designará o profissional certo para a separação dos itens que constam no pedido, indicando o melhor trajeto a ser seguido e assegurando que o picking aconteça seguindo os parâmetros pré-estabelecidos de giro do estoque (FIFO, FEFO, LIFO ou LEFO, por ex.). Vale acrescentar que o WMS possui várias modalidades de picking, permitindo que se escolha o modelo ideal para cada tipo de negócio. Com isso, os pedidos são separados de forma veloz e bastante assertiva.
5) Conferência na expedição e embalagem
Para garantir que o cliente receba exatamente o que pediu, o WMS também faz uma conferência automática no momento da expedição. Essa conferência praticamente elimina os erros de entrega, o que impacta diretamente na satisfação dos clientes. Além disso, o WMS faz a cubagem de volumes, indicando a melhor embalagem para o pedido, e gera etiquetas para o embarque.
6) Reabastecimento automático
O sistema WMS está o tempo todo gerando tarefas de movimentações de produtos para assegurar que os espaços sejam bem aproveitados e que nenhum endereço fique vazio. Com a ajuda do Kanban (rotação do armazém pelo picking), uma das funcionalidades cruciais do WMS, o sistema faz o reabastecimento automático dos setores, garantindo que a mercadoria sempre estará disponível para o envio ao cliente, ou seja, com o WMS, o stockout não acontece.
7) Controle de lote / data de validade
O WMS faz um rígido controle de lote, o qual começa desde que o momento em que o produto chega ao armazém. Através do uso de coletores de RF, todas as mercadorias passam por conferência tanto na entrada quanto na saída. Nesse processo, os dados são conferidos pelo operador e automaticamente caem no banco de dados da empresa para que haja total rastreabilidade.
Em relação ao controle da data de validade, o WMS assegura que as mercadorias próximas de vencer serão expedidas antes e, caso a data de validade esteja próxima e o produto ainda esteja em estoque, o sistema notifica os gestores a tempo de tomarem decisões estratégicas.
8) Controle de qualidade
Esta também é uma funcionalidade importante do sistema WMS: garantir inspeções para controle de qualidade. Isso acontece tanto nas conferências de entrada e saída (com o cruzamento de informações recebidas do ERP) quanto nas contagens cíclicas. Sempre que há qualquer inconformidade, o software emite uma notificação solicitando a reconferência.
9) Inventários cíclicos
Outro grande ganho oferecido pelo sistema WMS é a automação de inventários. O software insere as contagens na rotina da operação, oferecendo várias opções de inventários: geográfico, por amostragem, por produto, dentre outros. Com isso, a acuracidade do estoque é elevada significativamente, trazendo benefícios de diversas ordens para a operação.
10) Otimização de recursos (pessoas, equipamentos e área)
A missão central do WMS é ajudar as operações a fazerem mais com menos. Ao reduzir as movimentações e direcionar as tarefas por meio de ferramentas como o Kanban, a Convocação Ativa e a sugestão de endereços, o sistema promove o melhor uso recursos do armazém (pessoas, equipamentos e área). Com o WMS, os custos operacionais são reduzidos significativamente.
11) Aumento da produtividade em todos os processos
Na medida em que o software atua para o melhor uso dos recursos, a redução do tempo na execução dos processos e a precisão em todas as tarefas, o aumento da produtividade é uma consequência direta. As funcionalidades oferecidas pelo WMS, presentes em todas as etapas da operação intralogística, desde o recebimento até a expedição, visam, sobretudo, trazer mais eficiência, eliminando erros e retrabalhos, comuns em operações 100% manuais. Além disso, o WMS se integra aos mais modernos sistemas automáticos, como voice picking, pick-to-light, shuttle ou sorter, por exemplo, potencializando ainda mais o desempenho da operação.
12) Gestão à Vista e notificações
A informação é o bem mais valioso que uma empresa dispõe. E nisso o WMS também auxilia. O sistema informa o andamento dos processos em tempo real (Gestão à Vista), apresentando indicadores e dashboards que podem ser acessados tanto em dispositivos móveis quanto em monitores posicionados estrategicamente no armazém. Com os dados, é possível acompanhar o desempenho de funcionários, o tempo de atendimento aos pedidos, o nível de estoque, dentre outras informações que permitem mensurar se a operação está conseguindo cumprir suas metas. O WMS também notifica sempre que há uma inconsistência, permitindo a antecipação às falhas.
Além das informações em tempo real, o sistema oferece uma série de KPIs para a avaliar os acertos e os pontos críticos, as tendências e o que precisa ser ajustado. Assim, os gestores conseguem tomar decisões estratégicas e direcionar melhor os seus investimentos.
WMS: funcionalidades completas para uma operação de alta performance
A partir dos tópicos apresentados, você deve ter percebido o quanto o sistema WMS é essencial para que a operação esteja pronta para os desafios atuais, dentre os quais incluem as entregas rápidas e precisas, a personalização no atendimento, a redução de custos e o aumento da capacidade de atendimento aos pedidos.
O sistema foi projetado para acompanhar o crescimento das empresas, por isso está pronto para dar suporte aos novos conceitos e novos formatos, como micro-fulfillment centers urbanos, dark stores, store fulfillment, etc., assim como novas estratégias, como ship from store, D2C, dentre outras. É por isso que ele é considerado um dos alicerces para o sucesso dos negócios no cenário atual, gerando rentabilidade em todos os pedidos e aprimorando o nível de serviço oferecido aos clientes.
>> Se você quer conhecer a fundo o sistema e as suas vantagens, baixe o Guia de Funcionalidades do WMS Delage® Rx.
