Conheça as ocorrências mais comuns no processo de picking e dicas valiosas para fazer um bom uso dos recursos do seu armazém, garantindo a agilidade e a assertividade no preparo de pedidos
A preparação de pedidos, também conhecida como picking ou order picking, é uma das etapas mais importantes de uma operação intralogística, pois lida diretamente com o atendimento ao cliente, além de representar mais de 60% do custo total de um armazém. Pelo processo de picking, os itens do pedido são separados, conferidos, embalados e expedidos. Qualquer falha nessa atividade pode representar não apenas o atraso na entrega, como também o envio de itens errados, o que coloca em xeque a confiança do cliente. Por isso, não é exagero dizer que problemas no picking custam tempo e dinheiro.
Se você busca implementar um bom processo de picking em seu armazém, precisa primeiro conhecer (e reconhecer em seu negócio) as falhas mais comuns. Depois, é hora de buscar as soluções mais adequadas para o seu caso. Neste texto, vamos apresentar os principais problemas, seus impactos na operação e como um sistema WMS pode ajudar a saná-los de forma simples e prática. Conheça-os a seguir:
# Problema 1: Funcionário não encontra os itens corretos nos locais onde deveria separá-los
Se um item está fora da sua localização de picking no armazém, isso significa que o separador terá que gastar um tempo adicional procurando por ele. Essa falha causa atraso no atendimento daquele pedido e dos pedidos subsequentes, causando uma grande ineficiência na operação, com desperdício de tempo e queda da produtividade.
Como resolver: Ao implantar um sistema WMS em seu armazém, cada item que chega no CD é conferido e direcionado para um endereço. Com o software, o funcionário é obrigado a bipar tanto o produto quanto o endereço, garantindo assim a execução correta do processo e o registro atualizado da posição da mercadoria no estoque. Se o armazenador colocar o produto em uma posição diferente da que foi sugerida pelo sistema ou do cadastro daquele item, automaticamente receberá uma notificação.
Além disso, com o WMS toda a rotação do estoque acontece em função do picking, ou seja, o sistema garante que as áreas de picking estejam sempre abastecidas. Isso significa que, quando um funcionário vai separar um item, esse produto estará exatamente onde deveria estar: na melhor posição para facilitar o trabalho e reduzir as movimentações.
# Problema 2: Os funcionários cometem erros na separação, ou seja, ao fazer a coleta dos produtos, selecionam itens errados ou em quantidades divergentes das que constam no pedido
Se há erros no momento da separação, duas consequências são possíveis: a primeira é que essa falha seja percebida no momento da expedição, onde será solicitado um novo picking, ou seja, haverá desperdício de tempo e mão de obra; a segunda é que, se a falha não for percebida, o item errado será despachado, o que pode gerar prejuízos financeiros para a empresa e, principalmente, a insatisfação do cliente que espera receber o produto certo no prazo certo.
Uma métrica de mercado comumente utilizada para calcular o custo desses erros é fazer a multiplicação do número de ocorrências por semana pelo custo de cada uma delas. Ao fazer esse cálculo, é possível constatar quanto dinheiro é desperdiçado. Além disso, é importante acrescentar o custo de retrabalho.
Como resolver: Todas as movimentações em um armazém precisam ser rastreadas, principalmente as de picking. Com um sistema WMS, a atividade é executada com o apoio de dispositivos móveis que usam scanners de código de barras (smartphones ou coletores de radiofrequência – RFs), os quais impedem a separação de itens errados ou na quantidade incorreta. Aliado à tecnologia para a separação, é importante também definir políticas de conferência (checkout), que podem ser totais ou por amostragem.
# Problema 3: O picking é realizado através de uma lista de papel, o que o torna moroso e passível de erros
Quando o separador é orientado por listas de papel, precisando carregá-las para localizar e selecionar os itens, o processo se torna moroso e ineficiente, além de deixar uma grande margem de erros. Operações como essa, estritamente manuais, deixam a cargo usuário as tomadas de decisão em relação à priorização de pedidos e tarefas a executar, e sem o sistema não é possível garantir que a separação foi bem-sucedida.
Como resolver: A solução é eliminar o papel da sua operação usando um sistema WMS com um dispositivo móvel. Assim, o funcionário será guiado durante todo o processo de picking, garantindo a coleta do produto certo na quantidade certa, e só poderá encerrá-lo quando o sistema faz a notificação do fim da tarefa. Ao diminuir as chances de erros humanos, você aumenta a qualidade do seu serviço.
# Problema 4: Não existe uma ordem de prioridade de pedidos
Se os pedidos não forem priorizados conforme o seu negócio, dois problemas podem ocorrer: o primeiro é extrapolar o prazo de entrega acordado com o cliente e o segundo é ocupar a área de expedição com pedidos que estão programados para serem despachados mais tarde, o que não apenas significa mau uso o espaço como pode gerar erros no carregamento da carga.
Como resolver: Para resolver esse problema, você deve encontrar um método adequado para classificar suas ordens e parametrizar o sistema de gestão do armazém de acordo com esse modelo, que pode ser de acordo com a agenda da transportadora, a urgência do cliente ou mesmo as rotas de entrega. A partir daí, o sistema determina quais os pedidos que devem ser separados, por onda ou individualmente, convoca o separador e disponibiliza para o gestor, através de indicadores, informações sobre o andamento do picking.
# Problema 5: Excesso de mão de obra para suprir a baixa produtividade ou para atender às variações de demanda
A quantidade excessiva de mão de obra no armazém, especialmente no picking, pode ter diversas causas:
- Layout inadequado: se o seu CD não conta com um layout estratégico, buscando o melhor aproveitamento do espaço e movimentações eficientes, haverá maior esforço na separação das mercadorias, o que consequentemente demandará um número maior de funcionários para atender os pedidos.
- Modalidade de picking inadequada para o processo: se a sua operação está adotando um modelo de picking que não é o mais adequado para o seu negócio, é provável que haja maior dificuldade para separar os produtos, as pessoas percorram maiores distâncias e, assim, mais funcionários serão necessários para atender todos os pedidos.
- Falta de um sistema de gestão de armazéns: sem um software que gerencia os processos e as tarefas no armazém, o trabalho das pessoas perde eficiência, uma vez que muitas decisões ficam sob sua responsabilidade e experiência, as quais podem não ser assertivas. Um exemplo relacionado diretamente ao picking é que sem o software, os funcionários não conseguem definir a melhor posição para alocar os produtos, assim como o momento e a quantidade certa para a reposição. Eles podem também ficar confusos quanto à ordem de priorização de pedidos, sendo todos esses gargalos supridos por um sistema WMS, que define quando e quanto repor, além de organizar todos os pedidos e coordenar as tarefas. Dessa forma, sem o software, a baixa produtividade acaba demandando a contratação excessiva de funcionários.
- Crescimento sem automação: quando o número de vendas começa a crescer e a empresa conta apenas com operações manuais, a solução para dar conta de todos os pedidos acaba sendo a contratação de mais mão de obra para o picking. Só que isso significa gastar mais dinheiro do que o necessário.
Em todos os casos citados anteriormente, é importante destacar que aumentar a equipe não é garantia de bons resultados, dadas as limitações da sua estrutura. Dobrar o número de pessoas trabalhando nas áreas de separação não necessariamente significará o dobro de pedidos separados, pois os funcionários passam a concorrer pelo espaço e pelos equipamentos.
Como resolver: A maneira mais eficiente de aumentar a produtividade no picking sem a contratação demasiada de equipe é buscar soluções de automação para o armazém, além, é claro, de definir um layout adequado para o CD, colocando itens de alto giro em posições privilegiadas, e de escolher o modelo ideal de picking para o seu negócio.
Os sistemas automatizados substituirão esforços repetitivos manuais e irão trazer aumento de eficiência e produtividade, requerendo uma quantidade menor de pessoas para atender o mesmo volume de pedidos. Outro benefício proporcionado por um software de gestão de armazéns é que ele toma todas as decisões de forma assertiva, pois enxerga o armazém como um todo e sabe das necessidades e prioridades do seu negócio, conseguindo, portanto, organizar e otimizar todo o trabalho interno.
Se o seu objetivo é crescer e aumentar as vendas, invista em sistemas que garantem eficácia aliada à redução de custos.
# Problema 6: Falta de endereçamento no pulmão/excesso
Quando um armazém possui somente uma posição por produto, geralmente a posição de picking, nas situações em que esse endereço está cheio, o armazenador acaba escolhendo outra posição vazia no pulmão/excesso para alocar a mercadoria. Nesses casos, a organização do estoque acaba dependendo da memorização dos funcionários quanto ao local em que está cada produto. Agora imagine se um dos armazenadores que colocou a mercadoria na área vazia do pulmão estiver de férias ou com algum problema que o leve à ausência do trabalho. A localização do produto se tornará difícil e demorada, impactando diretamente a reposição das áreas de picking.
Vale acrescentar que é necessário um tempo grande para treinar os funcionários em relação ao layout do armazém. Em épocas de pico, quando há a necessidade de contratação de funcionários temporários, oferecer esse treinamento pode não ser possível. E depender da boa memória de cada um é bastante arriscado, deixando a operação suscetível a erros.
Como resolver: Invista em um sistema WMS que permite o endereçamento de todas as áreas do armazém. Com essa funcionalidade, além do sistema controlar a localização exata de cada produto, ele também sugere as melhores posições para a mercadoria de acordo com seu índice de rotatividade (curva ABC) e regras de armazenagem. Dessa forma, você aproveita melhor o espaço do armazém e aprimora o processo de separação, disponibilizando as mercadorias em posições estratégicas.
# Problema 7: Você não consegue rastrear quem fez o picking, a performance do separador e o andamento da produção
Se você não registra o que está sendo feito na operação, como você irá medir a performance ou acompanhar o que está acontecendo? William Thomson dizia que “aquilo que não se pode medir, não se pode melhorar”, e essa frase vale muito para uma operação intralogística, especialmente para o processo de picking. É preciso não apenas avaliar a eficiência da sua equipe, como – e principalmente – acompanhar o andamento do processo, verificando se está dentro do prazo ideal, se está sendo bem executado, etc. E como fazer isso de forma manual?
Como resolver: Invista em um sistema WMS que conte com dispositivos móveis para registrar as movimentações dentro do CD, assim como quem executou, data e hora, dentre outros dados importantes. Todos esses registros vão para os dashboards e KPIs, permitindo, portanto, o acompanhamento pelo gestor. A solução de Gestão à Vista também é essencial, pois oferece a visibilidade das movimentações do CD em tempo real, possibilitando a correção de desvios em tempo hábil.
Em se tratando de operações em um armazém, especialmente do picking, não dá para tomar decisões olhando pelo retrovisor. É preciso acompanhar de perto o andamento dos processos. Conte com o WMS para isso.
Vencendo os problemas com as ferramentas certas
As situações que apresentamos nos sete tópicos anteriores podem acontecer em qualquer armazém. Não é raro os gestores se queixarem de erros cometidos pelos funcionários durante separação, ou mesmo o contrário, quando os separadores reclamam da falta de organização no armazém, o que acaba prejudicando o picking. Há também os casos de empresas que ainda utilizam processos manuais, dependendo de pedidos em listas de papeis e da tomada de decisões pelos seus funcionários, o que torna a separação ineficiente e passível de erros.
Por fim, a falta de estratégias para tornar a operação mais eficiente e econômica também é uma realidade em muitas empresas, as quais deixam de lado questões importantes como a definição do melhor layout para CD, o endereçamento dos produtos, a priorização de pedidos e mesmo a escolha do modelo de picking ideal. Contudo, olhar para esses detalhes e buscar a sua solução é o que distingue uma separação eficiente de um processo moroso e com falhas recorrentes.
A boa notícia é que ultrapassar todos esses gargalos não é uma tarefa tão difícil quanto parece. Investindo em tecnologia e contando com as ferramentas e estratégias certas para o seu negócio, é possível crescer com qualidade, aumentando os lucros e mantendo um alto nível de atendimento aos clientes.
* Agora que você conheceu mais sobre como um sistema WMS pode aumentar a eficiência do picking, você está pronto para dar saltos importantes em toda a operação? Conheça os modelos de picking e descubra a modalidade mais adequada para a sua operação.
