Entenda o papel do sistema WMS na separação de pedidos e descubra como o software otimiza o processo e aumenta a precisão
O processo de separação de pedidos, também conhecido como picking, é uma das etapas mais importantes na complexa gestão de armazéns logísticos. E não é à toa: estima-se que essa atividade consuma até 55% dos custos totais de distribuição em algumas empresas. Além disso, estamos falando de um processo que afeta diretamente a imagem da marca.
Quando um cliente faz um pedido, espera que seus produtos sejam rapidamente e precisamente selecionados nas prateleiras e embalados para entrega. Se ocorrerem falhas nesse processo, a insatisfação é inevitável, o que pode prejudicar, principalmente, a reputação da empresa no mercado.
E não para por aí: uma separação de pedidos eficiente não apenas garante a satisfação dos clientes como também alivia a pressão sobre os custos operacionais. Menos erros significam menos retrabalho, menos devoluções e, claro, menos custos.
Nessa lógica, o sistema WMS é um grande aliado, sendo capaz de coordenar todos os elementos relacionados ao processo de separação de pedidos, otimizando a alocação de mercadorias, eliminando movimentações desnecessárias no estoque, guiando os separadores durante todo o processo e fornecendo informações em tempo real.
Ao longo deste artigo, exploraremos como o sistema WMS se tornou uma solução indispensável para acelerar a separação de pedidos, melhorando a eficiência e a precisão desse processo na cadeia de suprimentos. Vamos lá?
Separação de pedidos com e sem o sistema WMS
Antes de explorarmos as vantagens competitivas proporcionadas pelo sistema WMS na cadeia logística, é preciso compreender como o software revolucionou o processo de picking, tornando-o mais rápido, preciso e eficiente em comparação com as abordagens anteriores.
Sem o uso do sistema WMS, a separação de pedidos em armazéns representa um desafio logístico considerável. Os operadores frequentemente dependem de listas de pedidos em papel ou sistemas desatualizados para determinar quais produtos coletar e em que sequência.
Nesse contexto, a confiança na memória ou em mapas físicos do armazém acaba levando a erros de coleta, atrasos e ineficiências, além de dificultar a correção de erros e melhorias contínuas no processo.
Com a implementação do sistema WMS, o processo de separação de pedidos passa por uma transformação, resultando em grandes melhorias, como automação, otimização de rotas, rastreabilidade em tempo real e redução de erros humanos, entre outros benefícios.
Essa mudança tem permitido que as empresas reduzam os custos operacionais, aprimorem a experiência do cliente e fortaleçam sua competitividade. A seguir, compartilharemos 8 vantagens práticas do sistema WMS na separação de pedidos.
Benefícios do sistema WMS na separação de pedidos
Para entendermos melhor como o WMS traz ganhos de velocidade na separação de pedidos, vamos apresentar alguns pontos essenciais atendidos pelo software, começando pela organização do espaço e do estoque, passando pelo processo de picking em si, e terminando na otimização da mão de obra. Confira:
1- Otimização do espaço de armazenagem
Ter uma gestão eficiente do espaço de armazenamento permite que os produtos sejam organizados de forma estratégica, tornando-os facilmente acessíveis para os funcionários que preparam os pedidos, reduzindo o tempo necessário para localizar e coletar os itens e, por consequência, agilizando todo o processo de separação de pedidos.
É nesse cenário que entra o sistema WMS auxiliando na organização do espaço, ajudando a determinar a melhor disposição dos produtos para maximizar a capacidade de armazenamento e minimizar desperdícios.
Para ilustrar esse conceito, imagine uma distribuidora de eletrônicos que utiliza um sistema WMS. Quando um pedido é feito, o sistema não apenas localiza os produtos rapidamente para um picking eficaz. Antes disso, quando um produto solicitado deu entrada no CD, o software já indicou a melhor maneira de organizá-lo nas prateleiras, considerando fatores como tamanho e peso. Isso não apenas acelera a separação de pedidos, como também permite que a empresa aproveite ao máximo o espaço disponível, reduzindo a necessidade de expansão de armazéns e economizando custos.
2- Maior organização
Em um centro de distribuição que utiliza um sistema WMS, são atribuídos códigos de localização a todos os produtos. Quando um pedido é registrado, o sistema fornece a localização exata dos itens, agilizando a localização por parte dos colaboradores. Isso resulta na separação de pedidos mais rápida, reduzindo as chances de erros e, consequentemente, aumentando a satisfação do cliente.
Diversos métodos de organização podem ser implementados com a assistência do sistema WMS:
Frequência de acesso: Os produtos são organizados com base na demanda, facilitando o acesso aos itens de alta rotatividade, enquanto os de baixo movimento são armazenados em locais menos acessíveis.
SKU (Stock Keeping Unit): Cada produto recebe um SKU exclusivo para facilitar o rastreamento e a gestão individualizada.
Lote: Itens são agrupados com base em critérios como data de fabricação, validade ou origem, sendo particularmente útil para produtos perecíveis ou requisitos estritos de rastreabilidade.
Classificação ABC: Itens são categorizados em três classes com base em sua importância financeira.
Essas práticas de organização, aliadas ao sistema WMS, aprimoram a eficiência e a precisão das operações de armazenamento e distribuição.
3- Melhor gestão de estoque
Um dos aspectos críticos na gestão do estoque é assegurar o produto certo, na hora certa e no momento certo. Com o WMS, esse desafio é facilmente superado. O sistema garante o correto reabastecimento das linhas de picking, realizando o giro do estoque de forma automática e notificando sempre que um item atinge seu nível mínimo no estoque.
Assim, uma empresa de e-commerce, por exemplo, não precisa temer o stockout e a perda da venda. O sistema WMS impede que uma mercadoria seja esgotada no estoque. Antes que isso aconteça, ele sinaliza a necessidade de reabastecimento e a equipe toma as medidas certas.
É por isso que dizemos que o WMS garante o equilíbrio perfeito do estoque, condição fundamental para que a separação de pedidos se dê de forma eficiente!
4- Precisão aprimorada
A alta precisão no processo de separação de pedidos é capaz de garantir a satisfação do cliente, aumento da eficiência operacional e redução de custos. Imagine uma loja online que utiliza um sistema WMS: quando um cliente encomenda uma camisa vermelha, o sistema assegura que a cor e o tamanho certos sejam retirados do estoque, reduzindo erros que podem levar à insatisfação do cliente, trocas ou devoluções.
Isso acontece porque o sistema WMS se integra a tecnologias como coletores de código de barras e leitores RFID, capazes de rastrear o processo de picking com muito mais precisão. Se alguma falha é cometida durante a separação, o WMS notifica o funcionário automaticamente.
Além disso, os algoritmos do software otimizam a coleta ao sugerir o endereçamento ideal de cada item e direcionar os separadores durante toda a execução da tarefa. O WMS sempre visa trajetos mais eficientes e o menor manuseio possível de mercadorias.
Tudo isso se traduz em um processo mais assertivo, garantindo que o cliente seja bem atendido e que a reputação da marca seja mantida.
5- Mais velocidade para atender demandas
No cenário atual, as expectativas dos clientes em relação à rapidez na entrega de suas compras não podem ser ignoradas. De acordo com o relatório de 2022 da Capterra, 49% dos entrevistados apontaram o prazo de entrega de suas compras online como o fator mais relevante, superando até mesmo considerações sobre preço. Portanto, a capacidade de uma empresa em atender demandas com rapidez é um diferencial competitivo essencial.
A implementação de um sistema WMS garante a otimização das rotas de coleta, reduzindo o tempo necessário para a separação de pedidos. O sistema também oferece uma variedade de modelos de picking, permitindo que a empresa adote aquele que será mais eficiente para o seu tipo de negócio.
Outra funcionalidade é a priorização de pedidos. O WMS identifica pedidos urgentes e os prioriza automaticamente
Essas vantagens possibilitam que os produtos sejam coletados e enviados de forma ágil, resultando em prazos de entrega cada vez menores. Com isso, as empresas conseguem se destacar no mercado, oferecendo um serviço que atende às altas expectativas dos clientes em relação à velocidade de entrega.
6- Alta rastreabilidade
Considere a seguinte situação: uma empresa farmacêutica recebe um aviso de que um lote de seus medicamentos precisa ser retirado do mercado. Como o seu armazém conseguiria identificar todos os produtos em estoque, incluindo aqueles já vendidos?
Através do sistema WMS, a empresa pode prontamente localizar os produtos afetados, evitando a expedição de itens potencialmente prejudiciais. Isso é possível devido ao meticuloso registro de todos os endereços e movimentações de estoque pelo sistema, permitindo uma completa rastreabilidade da procedência de cada item. Esse nível de controle proporciona maior segurança, especialmente nos setores farmacêutico e alimentício.
7- Aprimoramento na gestão de devoluções
Devoluções são uma realidade inevitável no varejo, especialmente com o crescimento do comércio eletrônico. Uma pesquisa conduzida pela Nuvemshop destacou a crescente importância da logística reversa. No Brasil, as devoluções e trocas representam cerca de 10% das transações comerciais. Em setores como o de moda, esse índice pode atingir impressionantes 30%. Portanto, uma gestão eficaz das devoluções é indispensável.
A implementação de um sistema WMS oferece uma solução eficiente para essas demandas. O software permite à empresa processar devoluções de forma organizada, identificar padrões e registrar as razões por trás das devoluções. Isso não apenas facilita a resolução das devoluções em si, como também fornece informações valiosas para analisar a qualidade dos produtos e identificar possíveis problemas nos processos de produção ou dimensionamento. Trata-se de uma ferramenta essencial para melhorar continuamente a eficiência e a qualidade das operações comerciais.
8- Acompanhamento em tempo real e redução de custos de mão de obra
Durante a etapa de separação de pedidos, cada minuto gasto pode impactar o desempenho geral. Quando processos manuais consomem mais tempo do que o necessário, os custos operacionais são aumentados e há uma chance muito maior de ocorrência de erros humanos, os quais afetam a velocidade e precisão dos pedidos.
Armazéns que operam com sistema WMS são capazes de determinar a sequência mais eficiente para coletar os itens. Além disso, o software oferece uma série de indicadores e dashboards que são atualizados em tempo real (Gestão à Vista), permitindo o acompanhamento do status do pedido e também do desempenho dos separadores.
A automação dos processos e a consequente elevação da produtividade faz com que menos funcionários sejam necessários para realizar as mesmas tarefas em menos tempo, reduzindo significativamente os custos de mão de obra.
Separação de pedidos na prática: o picking com WMS
Até aqui, você pôde observar como o sistema WMS revolucionou a dinâmica da separação de pedidos nos armazéns e as vantagens competitivas que ele proporciona. Agora, é natural se questionar como esse sistema efetivamente opera no centro de distribuição.
O processo se inicia com o recebimento e registro das mercadorias. Nesse estágio, o sistema WMS desempenha um papel essencial, registrando cada item à medida que entra no estoque. Os operadores utilizam códigos de barras ou tecnologia RFID para escanear os produtos, assegurando uma rastreabilidade completa.
O próximo passo envolve a organização meticulosa do estoque. O sistema WMS categoriza os produtos considerando critérios como dimensões, peso, tipo e histórico de demanda e realiza o endereçamento automático de cada mercadoria. Isso simplifica a localização dos itens mais requisitados, que são armazenados em áreas de fácil acesso.
Quando um cliente efetua um pedido, o sistema WMS automaticamente gera uma ordem de separação, calculando a rota mais eficiente para os operadores e indicando quais produtos devem ser retirados do estoque, minimizando potenciais erros humanos.
No decorrer do processo de picking, os operadores fazem uso de dispositivos móveis, como scanners de código de barras ou tablets para identificar e coletar os produtos. O WMS oferece instruções detalhadas, elevando a precisão e eficiência da operação.
Por fim, após a coleta dos itens, o operador realiza uma segunda verificação do pedido e procede com a etapa de embalagem. O sistema WMS também desempenha um papel relevante nesse momento, sugerindo as embalagens ideais para cada tipo de produto e garantindo que os pedidos sejam entregues de forma segura e econômica.
Todos esses passos são desempenhados com um acompanhamento em tempo real, permitindo que os funcionários se autogerenciem e que gestores acompanhem o desempenho e intervenham quando necessário. O objetivo é garantir o máximo de produtividade, transparência e precisão ao processo.
Assim, é notável que a implementação do sistema WMS otimiza consideravelmente o processo de separação de pedidos, resultando em maior eficiência, redução de erros e, em última instância, na satisfação do cliente. Esse software se consagra como um aliado indispensável na gestão eficaz do armazém e das operações de separação de pedidos.
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