8 razões para a baixa acuracidade de estoque
Entenda a importância da acuracidade de estoque para a sua empresa, descubra o que pode estar levando a baixos índices e veja como corrigir as falhas.
Muito se fala sobre a acuracidade de estoque e os benefícios que podem trazer para os lucros e a competitividade das empresas. Mas será que você está evitando os principais erros que levam a baixos índices desse indicador e, consequentemente, geram prejuízos ao seu negócio? Como impedir que esses problemas aconteçam em seu armazém?
Em qualquer empresa, independente do segmento, é comum que aconteçam erros nos armazéns, que podem prejudicar em maior ou menor grau o desempenho do fluxo de trabalho. Uma das principais e mais recorrentes falhas que podem ser identificadas no CD está ligada ao controle do estoque e às divergências de informação, impactando toda a logística nos processos de compra e venda, atrasando entregas, causando perdas de produtos e elevando os gastos com armazenagem.
Esses problemas podem ser evitados com um estoque bem acurado, ou seja, a partir de um melhor controle e precisão sobre as quantidades de produtos que são armazenados e despachados do estoque físico. Um estoque bem planejado impede a ocorrência de stockout, não permite que os produtos fiquem parados por muito tempo e evita perdas e danos relacionados à má armazenagem ou expiração das datas de validade.
Apesar de parecer um processo simples, pode ser difícil alcançar um nível suficiente de acuracidade, principalmente em armazéns onde ainda se aplicam processos 100% manuais ou onde não existe um padrão para o desenvolvimento dos processos. Nesses casos é comum observar discrepâncias de informações entre o estoque físico e o estoque registrado, gerando transtorno no fluxo de trabalho e insatisfação do cliente. Se isso acontece hoje em seu armazém, é hora de rever seu planejamento e evitar ao máximo as falhas mais comuns, a fim de aumentar o nível de acuracidade de estoque.
Abaixo, detalhamos 8 situações que podem estar ocorrendo em seu armazém e que prejudicam a acuracidade.
1. Falhas no recebimento
Faça uma analogia a um jogo de futebol: a primeira posição e talvez a mais importante é o goleiro; ele é responsável por evitar o gol, especialmente se o sistema de defesa falhar. Mesmo que tenhamos uma excelente defesa no campo, a ausência do goleiro implica na vulnerabilidade do time, permitindo que o adversário marque um gol com facilidade. Quando aplicamos esse cenário ao dia a dia do armazém, queremos dizer que não importa o quão bom seja sua equipe na hora de receber as mercadorias dos fornecedores quando chegam na doca. Se os produtos não são devidamente conferidos, a precisão do estoque fica comprometida e todo o restante do fluxo vulnerável, sujeito a erros e falhas.
É importante que todos os itens ao desembarcarem na doca sejam conferidos com o máximo rigor. Isso inclui além, da inspeção visual, a confirmação de que todas as mercadorias estejam de acordo com a nota fiscal e em boas condições. E, mesmo que todos os cuidados sejam tomados, conferências manuais tendem a ter eventuais erros de informação, por isso, o indicado é investir em softwares de gerenciamento que possibilitam maior precisão de contagem e controle de estoque.
O sistema WMS, por exemplo, permite uma conferência “às cegas”, analisando de forma cruzada os itens apontados nas remessas dos fornecedores, junto à contagem manual realizada pelo colaborador, dessa forma, há maior precisão da informação e garante-se um estoque verossímil. Além disso, com o WMS é possível inserir rotinas de contagem no próprio recebimento, ou seja, já na entrada do produto no CD, ele é inventariado, mantendo, assim, dados do estoque confiáveis e atualizados.
2. Ausência de métodos de alocação (como FIFO ou FEFO)
Um dos maiores erros que também podem prejudicar a acuracidade do estoque são os processos falhos de armazenagem no CD. Quando a decisão sobre onde alocar cada produto é feita de forma manual e sem critérios, é comum que produtos mais antigos sejam esquecidos no fundo das prateleiras, sendo assim, acabam vencidos ou perdem sua garantia, causando grandes perdas dentro dos estoques e prejudicando diretamente a acuracidade.
Uma das formas de estancar esses problemas é a implantação de estratégias de organização e giro do estoque, como o FIFO ou FEFO, cuja finalidade é priorizar mercadorias em filas de espera em suas localizações. Dessa forma, os primeiros itens a serem despachados aos clientes são também os primeiros a entrarem no estoque ou aqueles que se aproximam do prazo de vencimento.
As principais vantagens dessa estratégia são:
- Permitir a identificação dos produtos que ficam muito tempo parados no estoque e quais os custos que eles significam para a empresa.
- Redução do tempo de procura no estoque por produtos que estão próximos de se tornarem obsoletos.
- Faz com que a imagem da empresa seja vista com bons olhos, no sentido de sempre enviar produtos em bom estado.
Com o WMS você consegue implementar essa organização do estoque de forma 100% automatizada e dentro das normas de alocação FIFO e/ou FEFO. O sistema é capaz de reconhecer e direcionar os produtos assim que registrados na entrada, indicando a melhor localização dentro do estoque, otimizando a organização da armazenagem, o giro dos produtos e, consequentemente, a acuracidade.
3. Imprecisão no registro dos itens que entram e saem do armazém
Assim como o controle de mercadorias durante o recebimento é importante para evitar problemas durante o fluxo dentro do armazém, abrir mão de monitorar as saídas de produtos pode influenciar na baixa acuracidade do estoque. Isso porque na fase de expedição informações podem ser perdidas, gerando imprecisão na contagem dos itens físicos do CD, especialmente se os produtos forem expedidos em unidades de medidas diferentes das que chegaram.
Imagina se é enviado um pacote de biscoito a um cliente e, no registro do estoque, há a informação de que saiu uma caixa? Essa pequena falha pode afetar muito a acuracidade e prejudicar as decisões de compra. No final, um efeito cascata acontece e toda a sua operação é prejudicada.
4. Layout inadequado
Alguns pontos básicos devem ser levados em consideração na hora de projetar o layout de um armazém, como por exemplo:
Evitar que recebimento e expedição fiquem próximos. Apesar de parecer óbvio, é importante projetar um espaço de embarque e desembarque separados, para que não haja confusão entre as atividades e produtos recebidos em lugares errados, ou produtos sendo enviados de forma indevida.
Produtos semelhantes bem identificados. Imagine uma empresa que trabalhe com a venda de blusas. É provável que, neste caso, o armazém lide com peças de cores e tamanhos diferentes e, somando as combinações, há diferentes possibilidades. Dessa forma, cada produto precisa estar bem identificado e em um endereço diferente, evitando qualquer possibilidade de envio errado ou falhas no registro do estoque.
Endereços sinalizados: assim como os produtos precisam estar etiquetados, os endereços também devem ser identificados, a fim de evitar falhas tanto na alocação como na separação. Quaisquer erros em um desses processos acabam refletindo no registro inadequado e na baixa acuracidade.
Apesar de serem dicas eficientes, quando aplicadas manualmente, podem demandar muito tempo de planejamento e mão de obra. Por isso, é indicado investir sempre que possível em sistemas de gerenciamento de estoque, os quais, a partir de padrões identificados no armazém, são capazes de registrar cada item e endereço de forma precisa e projetar um mapa de localização que mantenha o estoque organizado.
5. Processos 100% manuais
Talvez esse seja o maior impacto para a baixa acuracidade do estoque. Quando todos os processos do armazém são executados de forma 100% manual, abre-se uma grande margem de erro. Uma pequena falha no recebimento da mercadoria aqui, outra na separação do pedido ali, quando somadas, podem representar prejuízos altos para todo o negócio.
Investir em um bom software de gerenciamento te dará a segurança de que os erros serão evitados e os processos acontecerão com total assertividade. Um sistema como o WMS é capaz de orientar e demandar tarefas para os funcionários da sua empresa, traçando as melhores rotas de execução de uma atividade no melhor tempo e eficiência, apontando erros e mostrando todo o fluxo operacional em tempo real. Sendo assim, qualquer desencontro de informação é monitorado, sendo emitidas notificações para que as divergências sejam sanadas instantaneamente. Com isso, mantém-se a alta acuracidade do estoque.
6. Falhas na comunicação com fornecedores
Imagine que seu estoque está preparado para receber 10.000 unidades de um determinado produto de acordo com a demanda de vendas já mapeada pela sua equipe, mas por algum ruído de comunicação entre você e seu fornecedor chegam apenas 1.000 unidades desse item? Essa é uma situação delicada e que está sujeita a acontecer em algumas empresas que não mantém uma comunicação integrada com seus parceiros. E o pior: pode não apenas prejudicar a acuracidade como o fluxo da operação e o atendimento ao cliente.
Solicitar informações e enviar alertas sobre os itens e as quantidades esperadas para recebimento permite a previsão e melhor preparo para o desembarque e alocação dos produtos no estoque, assim como a garantia de que os registros serão feitos de forma correta, sem desencontro de dados.
7. Estoque sem visibilidade em tempo real
Como mencionado, algumas empresas realizam o controle de estoque de forma manual. Dessa forma, é impossível saber em tempo real os números que correspondem a cada mercadoria armazenada. Tomadas de decisões, resoluções de problemas, preparação para temporadas de alta e baixa demanda e previsibilidade são pontos prejudicados quando não é possível acompanhar os dados instantaneamente, sem contar que também fica impossível corrigir as divergências em tempo hábil. Registros 100% manuais exigem tempo de análise, e o tempo é decisivo para a lucratividade e desempenho dos negócios.
8. Baixa frequência de inventários
Algumas empresas preferem realizar um único inventário por ano, o que pode ser um grande erro. Itens armazenados de forma incorreta ou até mesmo pequenas imprecisões nas informações sobre quantidades podem se tornar grandes prejuízos quando há demora na sua identificação.
Há situações em que empresas tiveram perdas irreparáveis porque abriram mão de realizar inventários cíclicos e, ao descobrirem os erros que poderiam ser anteriormente evitados, já era tarde demais. Em contraponto, a realização de inventário cíclico proporcionou excelentes resultados aos armazéns que tinham dado itens como perdidos e acabaram encontrando-os em uma nova contagem, ou seja, um prejuízo se converteu em ganho.
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Com ele você assegura os registros, dados e informações desde o recebimento, separação de pedidos até a expedição, com um detalhamento e acompanhamento em tempo real de todas as etapas do fluxo de trabalho do centro de distribuição.
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