Confira dicas que vão te ajudar a acabar com o stockout (estoque negativo) e o overstocking (excesso de estoque) em seu armazém
Manter os níveis ideais de estoque em um armazém costuma ser mais fácil na teoria do que na prática, não é verdade? Afinal, quando lidamos com as demandas no dia a dia e suas oscilações, fica difícil saber quanto de cada produto deve ser armazenado. E ter esse controle é fundamental para evitar duas situações que causam grandes prejuízos ao negócio: o stockout (estoque negativo) e o overstocking (excesso de estoque).
Se você armazena muito, corre o risco de expiração da validade, danificação ou obsolescência. Por outro lado, se mantém uma quantidade suficiente, pode perder grandes oportunidades de venda, especialmente em períodos de pico. Em ambas as situações, as perdas financeiras são certas.
De acordo com a Retail Wire, o excesso de estoque custa ao varejista médio, 3,2% em receita perdida, enquanto a falta de itens no estoque custam 4,1%. É por isso que você precisa trabalhar para evitá-las em seu armazém.
Problemas relacionados ao excesso de estoque
Em primeiro lugar, é importante lembrar que o estoque é um dos ativos mais valiosos que a empresa possui e que, por isso, precisa ser bem gerenciado. Quando isso não acontece e há uma quantidade de itens parados no armazém por meses e até anos, isso significa que há um montante de capital imobilizado e que, inclusive, pode não retornar ao caixa. Em suma, reduz-se o capital de giro e a liquidez.
Vale destacar também que o produto tem os seus custos de armazenagem. Ou seja, se há um excesso de estoque, é provável que a empresa gaste mais. E é sempre bom lembrar que cada m² do seu armazém vale muito!
Existem, ainda, as situações relacionadas à flutuação de preços. Hoje, você pode comprar um produto do fornecedor por um valor X. Amanhã esse mesmo item pode ter depreciado no mercado e valer menos do que o que você pagou. E, com certeza, você não vai querer que isso aconteça.
Problemas relacionados ao estoque negativo
Falta de estoque é sinônimo de cliente insatisfeito e reputação baixa do negócio. Se o consumidor deseja comprar um produto, procura a sua loja e é notificado que o mesmo está em falta, o movimento é um só: migrar para o concorrente. E pode ser que essa experiência ruim deixe marcas, provocando a perda do cliente em definitivo.
Em situações de picos de demanda, ter estoque em falta tira da sua empresa a oportunidade de gerar mais receita. Quem se preparou para o momento, irá faturar mais e, dependendo do serviço oferecido, pode até mesmo fidelizar um cliente.
Por essas e outras razões, as ocorrências de estoque negativo (stockout) precisam realmente ser eliminadas do seu armazém. A boa notícia é que existem caminhos para evita-las, assim como, para acabar com o excesso de estoque. Confira a seguir.
Dicas para evitar o estoque negativo e o excesso de estoque
Nos tópicos a seguir, apresentamos dicas de ações que você pode tomar para evitar o estoque negativo e o excesso de estoque. Mas antes de tratar sobre elas, lembramos: mesmo com todas as estratégias e tecnologias, a base principal para que elas funcionem é ter uma gestão de estoque sólida.
# 1 Domine seu lead time
O tempo entre o pedido de compra e a data de entrega final pelo fornecedor, chamado de lead time, é de suma importância. Assim, você não apenas deve ter bons fornecedores, que sejam confiáveis e cumpram os prazos, como também uma comunicação eficiente com eles. Seu objetivo é tornar seus prazos de entrega os mais curtos possíveis, para que você possa atender à demanda do cliente e minimizar o tempo entre o pagamento do estoque e o recebimento da receita.
# 2 Tenha dados precisos do seu estoque
É bastante comum em armazéns com um grande número de SKUs que o estoque físico não esteja equivalente ao estoque no sistema, ou seja, com uma baixa acuracidade. Essa situação pode trazer diversos problemas que levam tanto ao stockout quanto ao excesso de estoque. A equipe de Compras, que não sabe a quantidade exata de itens que se encontram armazenados, pode falhar na solicitação ao fornecedor. Já a equipe de Vendas pode vender um produto que não se encontra disponível.
Para evitar que isso aconteça, a melhor solução é contar com um sistema WMS, software específico para gerenciamento do estoque e das operações em um armazém. O sistema trabalha integrado ao ERP e ao software de vendas e atualiza todos os dados do estoque em tempo real. Além disso, ao registrar o nível ideal de estoque, o próprio WMS irá emitir notificações no momento certo para solicitar uma nova remessa ao fornecedor. Outra vantagem é a realização de inventários cíclicos, para garantir o máximo de acuracidade. Com o WMS, as chances de stockout e excesso de estoque reduzem muito.
# 3 Calcule os pontos de pedido
Um ponto de pedido ou reorder point (ROP) é o momento certo para fazer uma compra de reposição do estoque. Ele representa o nível mínimo de estoque de um determinado produto. Quando esse valor é alcançado, um novo pedido de compra ao fornecedor deve ser realizado imediatamente.
Existem três etapas envolvidas no cálculo do seu ponto de pedido:
– Níveis de estoque de segurança estabelecidos para não ocasionar a ruptura de estoque;
– O lead time ou tempo de abastecimento dos fornecedores;
– Consumo Médio: a média diária de consumo das mercadorias.
A fórmula é a seguinte:
Ponto de pedido = estoque de segurança + (consumo médio x lead time)
É provável que seus pontos de pedido sejam diferentes para cada produto que você vende – os itens provavelmente terão taxas de demanda diferentes e variam em quanto tempo leva para receber a entrega de reposição.
# 4 Tenha uma previsão de demanda precisa
A previsão de demanda a partir de relatórios e dados históricos de vendas te auxilia no momento de definir a quantidade ideal de produtos que deve ser adquirida junto ao fornecedor para atender os pedidos ao longo do ano.
Além disso, a análise de dados preditiva prepara você melhor para tomar decisões de negócios com base nos meses anteriores – ajudando a estimar o tamanho correto de seu estoque.
Você precisa ter dados confiáveis e monitorar de perto todas as tendências de consumo, tanto em relação a períodos especiais do ano (mudança de estação, natal, black friday, etc.) como também quanto às categorias de produtos que vende, acompanhando as novidades, as preferências do consumidor, dentre outros fatores relacionados.
# 5 Mantenha um estoque de segurança
Sabemos que não são raras as flutuações de demanda, problemas no fornecedor e outros imprevistos. Para lidar com os mesmos sem correr o risco de chegar ao estoque negativo, o mais recomendado é ter um estoque de segurança.
A quantidade a ser definida depende inteiramente do seu negócio, mas, para calculá-la é importante considerar todo a variabilidade da demanda, o lead time de abastecimento e a importância de cada produto para o seu negócio.
Acuracidade e visibilidade: a base para acabar com o estoque negativo e excesso de estoque
As dicas apresentadas nos mostram dois pontos que precisam ser priorizados na gestão para evitar o estoque negativo e o excesso de estoque: acuracidade e visibilidade. Você precisa ter dados confiáveis e atualizados em tempo real e estes devem estar disponíveis a qualquer momento, em qualquer lugar. Com a acuracidade acima de 99% e uma visibilidade completa da sua cadeia, as chances de erros nos cálculos e na tomada de decisões reduz significativamente. Conte com a tecnologia para isso!
