Descubra 7 dicas fundamentais para prevenir perdas e danos e deixar o armazém seguro
Ter um armazém seguro, prevenir perdas e evitar danos são alguns dos maiores desafios enfrentados por gestores logísticos. Na verdade, estamos falando de ações que ajudam a garantir a saúde financeira do negócio, afinal, é importante lembrar que o estoque é um dos principais ativos de uma empresa e representa um investimento que fica atrelado até que o item seja vendido ou utilizado na produção. Se a perda acontece dentro da armazenagem, o que era parte do capital do negócio se converte em mais uma despesa, podendo desequilibrar o balanceamento ideal entre custos X ganhos/ vendas.
De acordo com a última pesquisa sobre o índice de perdas no varejo, realizada pela Associação Brasileira de Prevenção de Perdas (Abrappe), em 2021, o setor varejista teve 1,2% de perdas em suas mercadorias, representando um prejuízo de R$ 24 bilhões para o mercado brasileiro. Em outros setores, as perdas também representam altos custos, prejudicando o negócio como um todo.
Sabemos que já existe uma preocupação grande com a segurança do produto em trânsito e há razões pertinentes para isso: no último ano, os roubos de cargas representaram 1,7% das ocorrências, como aponta o relatório da Associação Nacional do Transporte de Cargas e Logística (NTC & Logística), resultando no prejuízo de R$ 1,27 bilhões para as empresas de transportes.
Contudo, é fundamental que também haja uma atenção ao que acontece dentro armazém, prevenindo a ocorrência de erros de administração, deterioração/danos de estoque, produtos vencidos ou, até mesmo, roubos e fraudes.
Diante deste cenário, para se obter um armazém seguro, gestores devem investir em estratégias e recursos que aumentem o controle de ponta a ponta do processo, garantam um ambiente de trabalho adequado e reforcem a segurança patrimonial. Nos tópicos a seguir, apresentamos dicas que podem ajudá-lo a alcançar esses objetivos. Confira!
1. Organize o recebimento e o armazenamento
A primeira etapa para garantir um armazém seguro é providenciar uma estrutura adequada para o recebimento das mercadorias após a chegada na doca. É fundamental que haja a correta conferência e registro de todas as especificidades dos itens recebidos no centro de distribuição, como o peso, as dimensões e os prazos de validade, por exemplo.
Com essas informações em mãos, é possível verificar as melhores formas de armazenagem, respeitando as condições de cada produto e como devem ser estocados. Uma vez que todos os dados estejam mapeados, basta indicar para o endereço correto dentro do estoque.
Além de compreender todas as especificidades e condições de armazenamento de um determinado produto, cabe ao gestor logístico observar e garantir que prateleiras e gôndolas estejam projetadas com espaços adequados para a movimentação de itens, assim como a circulação de colaboradores pelos espaços do estoque. Detalhes como estes evitam riscos envolvendo danos à mercadoria, e principalmente, graves acidentes de trabalho.
> Dica de quem entende do assunto:
Na hora de organizar o estoque, em casos de itens com diferentes tamanhos, deixe os mais pesados sempre ao fundo das prateleiras. Já quanto às mercadorias soltas ou produtos individuais menores, a dica é agrupar em espaços específicos que facilitem o manuseio. Por fim, em caso de empilhamento de mercadorias, garanta que elas sejam mantidas com uma distância segura das paredes.
2. Tenha uma boa infraestrutura de trabalho
No item anterior falamos sobre o armazenamento e suas especificidades como o primeiro passo para um armazém seguro. Contudo, de nada adianta compreender todas as informações das mercadorias se o estoque estiver desorganizado e não oferecer um espaço ideal para a armazenagem e bom desempenho dos colaboradores, não é mesmo?
Portanto, é preciso assegurar que haja espaço suficiente para a movimentação de produtos, evitando colisões, promovendo circulação segura de colaboradores, prevenindo acidentes de trabalhos e garantindo a integridade dos itens armazenados.
Além do espaço físico com foco em movimentação, é necessário uma atenção especial quanto à iluminação, temperatura e arejamento, de modo a assegurar a qualidade dos itens armazenados. Outro detalhe importante é a sinalização do ambiente, assim como endereçamento de corredores de acordo com cada mercadoria, visando oferecer facilidade de manuseio e transporte.
> Mais infraestrutura, menos prejuízos:
De acordo com a Associação Brasileira de Prevenção de Perdas (Abrappe), 38,76% das perdas e danos estão relacionadas às quebras operacionais no estoque, ou seja, refletir sobre a cadeia logística, analisar de maneira profunda a infraestrutura do estoque, adequar o estoque à realidade operacional da empresa e oferecer um ambiente bem equipado (e seguro) são pilares para obter bons índices de produtividade
3. Realize inspeções regulares
Uma vez que melhorias nas estruturas do estoque para receber e armazenar as mercadorias de forma correta são realizadas, chega a hora de garantir um armazém seguro de forma constante. Para isso, é importante realizar inspeções periódicas que auxiliam na conferência e asseguram que todas as medidas tomadas estejam funcionando de forma adequada. Na hora da inspeção verifique:
- As condições das estruturas gerais do armazém.
- O funcionamento dos sistemas elétricos, iluminação e ventilação.
- As condições das estantes, prateleiras e gôndolas.
- O estado de conservação dos maquinários e EPI’s dos colaboradores.
- A limpeza e organização do ambiente.
- As condições dos produtos, como data de validade, tentativas de violação e danos às embalagens, por exemplo.
Inspeções regulares garantem a qualidade do armazenamento de itens no estoque e reduz as chances de erros operacionais, além de auxiliar na identificação de pontos de fragilidade e evitar ações criminosas que podem ocorrer eventualmente no armazém.
Durante as inspeções, se alguma irregularidade for observada, a correção deve ser priorizada e executada o mais rápido possível, a fim de evitar qualquer exposição a maiores danos e manter o armazém seguro.
4. Dedique atenção especial aos colaboradores
Os profissionais que trabalham no armazém possuem uma grande responsabilidade quando o assunto é prevenção de perdas. Por isso, devem receber uma atenção especial. É crucial que você, gestor, aplique estratégias que visam melhorar a metodologia de trabalho e orientar a conduta dos colaboradores, tais como:
# Invista em treinamentos técnicos e de segurança
Ter um armazém seguro é também priorizar a qualidade de trabalho de seus colaboradores. Os profissionais que atuam no armazém como operadores de empilhadeiras, por exemplo, devem ser capacitados e constantemente atualizados para exercer sua atividade de forma correta, respeitando, principalmente, as normas de segurança da empresa.
Cuidar das condições de saúde dos colaboradores é outro ponto relevante, portanto, realize ações de segurança, promova encontros e oriente qualquer funcionário sobre a prevenção de acidentes e atendimento de emergência quando necessário. Além disso, todos devem ser indicados a utilizar equipamentos de proteção individual (EPIs) e coletivos (EPCs).
# Otimize a comunicação com as equipes
Não basta ter políticas em vigor, é preciso comunicá-las de forma eficaz. Seu armazém deve ter deve ter normas claras sobre como gerenciar compras e devoluções, acessar estoques valiosos, reabastecer produtos, manusear produtos danificados ou devolvidos e garantir a precisão da entrada de dados, bem como as consequências por não seguir as regras.
Procure se comunicar com todas as equipes de forma eficaz e motive os líderes a acompanhar o cumprimento das políticas e a reforçá-las sempre que necessário.
# Priorize ações de incentivos
Promova ações e incentivos para seus colaboradores. Funcionários devidamente valorizados são mais engajados com seu trabalho e com as metas propostas pela empresa. Dessa forma, é possível minimizar erros, tentativas de roubo e, paralelamente, aumentar a cultura de integridade para um armazém seguro.
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5. Controle o estoque de ponta a ponta
Perdas de estoque estão diretamente ligadas à forma como um estoque é gerenciado. Todos os itens do inventário precisam ser identificados e conferidos desde a entrada na doca até a saída do centro de distribuição, e, se possível, monitorado até a entrega ao destinatário. Esse acompanhamento ponta a ponta é fundamental para evitar e também identificar quaisquer falhas de segurança em todo o processo.
Além disso, é importante se atentar a alguns detalhes como, por exemplo, a sazonalidade de produtos. Mercadorias que ficam no estoque por pouco tempo devem ocupar espaços estratégicos que permitam facilidade de movimentação, reduzindo o tempo de trabalho e auxiliando na segurança. Por outro lado, produtos com baixa demanda precisam ser revisados constantemente para assegurar sua integridade e manter uma data de validade. Vale acrescentar o rigor que se deve ter com mercadorias de alto valor ou que exigem controle especial.
6. Escolha boas empresas de transporte
Evitar roubos de carga pode parecer fugir do controle do armazém, mas uma forma de reduzir esse tipo de ocorrência é apostar em parceiros com bons índices de segurança. Para isso, procure empresas que:
- Treinem seus motoristas para possíveis eventualidades.
- Trabalham com rotas variadas que dificultam o monitoramento e quebram o padrão de registro de quadrilhas que tendem a saquear caminhões.
- Administram o tempo de pausa de seus motoristas e oferecem paradas seguras, assim como qualidade de trabalho.
- Priorizam entregar diurnas.
- Tenham um sistema de comunicação e monitoramento regular.
- Tenham programas de gerenciamento de risco.
- Invistam em automação de processos, muitas das vezes por meio de satélites.
Uma boa parceria e gestão da carga é importante e reduz erros na entrega, que podem levar a prejuízos e muitas dores de cabeça.
Além disso, você pode contar com sistemas de gerenciamento de transporte que analisam cada carga e distribuem cada produto de acordo com as especificidades do caminhão, evitando danos aos itens transportados ou ultrapassagem do veículo.
Garantir uma boa parceria e integração com sistemas de gerenciamento de transporte é fundamental para eliminar riscos e perdas que possam ocorrer no trajeto de mercadorias.
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7. Aposte na tecnologia
Apostar em sistemas de gerenciamento especializados, como o WMS, é a forma mais eficiente de garantir uma armazém seguro, uma vez que o software monitora todos os processos que acontecem dentro do centro de distribuição.
Com o WMS, a conferência da mercadoria na doca é realizada com o máximo de precisão, evitando o recebimento de qualquer item danificado ou em quantidades incorretas. O sistema também permite acionar o controle de shelf-life, estabelecendo um limite de data de validade para que o produto seja aceito. Ainda na chegada, é possível reconhecer as especificidades de cada item e direcioná-lo à melhor posição no estoque, contemplando as regras de armazenagem e o seu giro.
O WMS garante alta acuracidade, permitindo que gestores tenham ampla visão de entradas e saídas, identifiquem em tempo real qualquer erro de informação, desvios e falhas no processo, além de monitorarem históricos de produtividade e os principais índices de prevenção de perdas e danos. Outro benefício é a automação dos inventários, que podem ser executados tanto para controle de qualidade quanto para atualização do estoque.
O sistema auxilia, ainda, na redução do manuseio de mercadorias e na logística reversa, contribuindo para a queda na taxa de danificações e perdas. Com a ajuda da solução, você consegue ter mais controle da operação e reduzir tarefas manuais, garantindo maior segurança e precisão.
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Neste artigo você acompanhou as principais dicas para manter um armazém seguro e evitar ao máximo furtos, danos e também eventuais acidentes operacionais. Agora é hora de dar um próximo passo e conhecer as soluções para implantar em seu armazém.
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