O objetivo de todo gestor de logística é a busca da eficiência máxima ao menor custo possível. É seu papel desenvolver estratégias e manter uma boa gestão para que a operação consiga atingir o máximo de produtividade sem onerar excessivamente o setor. Afinal, de que adianta ter uma boa performance se gasta-se demais com mão de obra, manutenção de equipamentos e armazenagem? No final das contas, a lucratividade da empresa será impactada. É por isso que unir eficiência e redução de custos é o grande segredo para tornar a atividade rentável e em crescimento contínuo.
É importante lembrar que eficiência também significa retenção de clientes. Se a performance do seu armazém diminui, ou a qualidade é reduzida, a taxa de retenção de clientes refletirá isso. Operações ineficientes podem levar a longas esperas, sendo esse um dos principais motivos que levam um cliente a abandonar uma empresa e migrar para o concorrente.
Além disso, ineficiência leva ao desperdício de trabalho. Se um trabalhador faz movimentos desnecessários, indo e voltando várias vezes ao mesmo local, perde-se um valioso tempo que poderia ser utilizado para separar mais pedidos por dia, por exemplo. Assim também acontece com o uso de equipamentos. Desse modo, a grande mudança está em garantir o melhor uso de cada recurso do CD. E isso pode ser feito com o auxílio de tecnologias específicas para a intralogística.
Mesmo que você não tenha o orçamento para automatizar totalmente seu armazém, há várias medidas que você pode tomar para melhorar a eficiência e reduzir os custos operacionais. É o que mostraremos a seguir. Confira as dicas:
1 – Otimize o espaço de armazenagem
Estamos vivendo um momento de boom das vendas online. Para dar conta dessa alta demanda, muitas empresas têm aumentado as compras juntos aos fornecedores e buscado expandir o seu estoque. À medida que a empresa adquire mais SKUs, o estoque acaba aumentando. Só que expandir a área de armazenagem ou ter um novo CD pode custar caro. Por isso, antes de fazer qualquer investimento dessa natureza, o mais recomendado é otimizar o espaço de armazenagem existente.
Se você está passando por uma situação similar, o primeiro passo para reduzir os custos é buscar a verticalização do estoque. Também é importante gerenciar bem a ocupação de cada endereço e, para isso, contar com um sistema WMS faz a diferença. O software cuida de toda a gestão do armazenamento, indicando, logo que o produto chega, a sua melhor posição, conforme seu giro e suas características.
Além disso, o WMS trabalha o tempo todo para manter a taxa de ocupação do armazém a mais adequada possível, visando a otimização da área de armazenagem. A lógica do software (algoritmos) permite a avaliação instantânea do estoque, das posições livres e ocupadas, e das características dos produtos. Com isso, o WMS consegue gerenciar a armazenagem, visando sempre a desfragmentação do estoque.
Outra vantagem do WMS é que o software faz o balanceamento da linha, determinando as localizações dos produtos nos vários endereços das estações de picking e mantendo-os abastecidas no nível ideal. O sistema determina as melhores posições para produtos de curva A, trazendo mais agilidade ao processo de separação – e isso, além de significar mais produtividade, ajuda a reduzir custos, como veremos no tópico a seguir.
Ainda em relação à posição dos produtos, é necessário lembrar que ter um bom layout de endereçamento também faz parte da otimização do espaço. O layout tem que favorecer o picking, ou seja, ser estruturado de modo a facilitar a saída do produto e os acessos no momento da separação. E se você conta com um software como o WMS, poderá gerenciar esse layout com mais facilidade e eficiência.
2 – Utilize a modalidade de picking ideal para o seu negócio
Você sabia que o picking é responsável por cerca de 60% dos custos de uma operação intralogística? É por isso que na hora de reduzir os custos, o processo de separação precisa ser priorizado. É necessário avaliar os gargalos e verificar se a sua operação está utilizando a modalidade de picking ideal para o negócio.
Existem diversos modelos de picking (discreto, por lote, por zona, por onda, em grandes volumes, em duas etapas, com confirmação, goods to person, cross docking, por exemplo), sendo cada um deles mais adequado para determinado tipo de produto e de pedido. Também devem ser observados o layout do armazém, a quantidade e diversidade de SKUs, a sazonalidade nas vendas, etc. Por isso, a definição do modelo ideal requer um estudo aprofundado do seu negócio e da sua operação.
Após a definição do modelo ideal, é importante definir estratégias para tornar o processo otimizado e reduzir os custos. Neste caso, você pode contar com o WMS. Conforme detalhado no tópico anterior, à medida que seu armazém recebe produtos, o sistema direciona para onde esses itens devem ser colocados. Tanto as mercadorias quanto os seus endereços são registrados, facilitando assim a rápida localização no momento da separação.
Além disso, um bom WMS otimizará o caminho percorrido pelos separadores. Com base nas variáveis do produto e nos pedidos recebidos, o sistema fornecerá aos funcionários uma rota ideal, reduzindo significativamente as movimentações e o tempo de separação do pedido. Tudo isso se traduz em menos custos, já em que mais pedidos são separados por hora e dia.
3 – Revise as práticas de reabastecimento de estoque
À medida que a operação intralogística cresce, é comum a empresa contratar um controlador de estoque em tempo integral. Esse profissional é responsável por monitorar os níveis de estoque e gerenciar os pedidos de reposição. Com o reabastecimento manual, os erros acabam sendo inevitáveis, causando uma ineficiência que pode custar-lhe de duas formas: excesso de estoque / estoque parado ou stockout. O primeiro gera custos adicionais de armazenagem e o segundo resulta em perda de clientes.
Para evitar que isso aconteça, é fundamental ter boas práticas de reabastecimento, sendo que o WMS pode ajudar a automatizar uma parte ou todo o processo. Com o sistema, você poderá configurar o estoque mínimo e estoque máximo. Assim, quando os produtos estiverem em falta, o WMS automaticamente gera uma tarefa de reposição, fazendo o giro do estoque em função do picking (Kanban). Com o nível máximo também definido, você reduz a chance de ter produtos parados na área de armazenagem e de fazer um mau uso do espaço.
4 – Automatize tarefas repetitivas
Um CD com processos totalmente manuais tem uma grande perda de tempo com as tarefas repetitivas, além de mais custo com os erros e retrabalhos. Esses problemas poderiam ser eliminados investindo-se em uma operação automatizada ou semi-automatizada.
Quando o produto chega ao armazém e precisa ser conferido “no olho” e com um papel em mãos, gasta-se muito mais tempo e as chances de falhas humanas são grandes. Assim também acontece com o picking feito com uma lista impressa. Contando com um sistema WMS e um coletor RF, a conferência e a separação se tornam ágeis e assertivas, sendo que qualquer divergência é automaticamente notificada pelo software, permitindo que se corrija rapidamente.
O WMS também traz agilidade ao picking ao contar com soluções que permitem, por exemplo, o agrupamento de pedidos. Com isso, evita-se a movimentação excessiva e o acesso a um mesmo local várias vezes seguidas.
Com o sistema, sua empresa economiza não apenas no uso de papel, tornando-se mais sustentável, mas principalmente no aumento da produtividade por pessoa.
5 – Padronize e audite seus fluxos de trabalho
Muitas vezes, a perda da produtividade dos funcionários acontece porque não há um fluxo de trabalho padronizado. Alguns podem
estar acrescentando uma etapa desnecessária no cumprimento da tarefa, percorrendo mais distâncias ou mesmo se confundindo no momento da execução do trabalho. Sem um fluxo bem definido, eles acabam escolhendo a maneira que é mais confortável. Só que nem sempre dá certo, afinal, o que é confortável para o funcionário pode não ser a forma mais eficiente lucrativa para a empresa.
Por isso, é muito importante padronizar e auditar os fluxos de trabalho. Quando os processos são automatizados, você garante que todos os funcionários operem dentro dos mesmos padrões. Além disso, você pode monitorar o desempenho de cada funcionário em relação aos benchmarks estabelecidos para a área em que ele atua. E mais: o próprio funcionário tem a possibilidade de acompanhar o seu desempenho, fazendo uma autogestão do seu trabalho. Isso acaba impactando na produtividade (leia sobre a Gestão à Vista).
Antes de automatizar os processos, não se esqueça de que seus colaboradores precisam ser ouvidos e treinados. Os fluxos de trabalho confiam nas pessoas, não apenas para concluir a tarefa, mas também para aprimorá-las e tornar seu armazém mais eficiente. Por isso, é importante que elas sejam bem orientadas e que você esteja aberto aos feedbacks, de modo a promover melhorias contínuas.
6 – Faça inventários cíclicos
Além dos custos relacionados à mão de obra, aos equipamentos e ao espaço de armazenagem, os gestores precisam lidar também com as perdas. E a melhor forma de reduzi-las é introduzir uma política de inventários cíclicos no armazém. Assim, qualquer divergência constatada poderá ser rapidamente tratada, evitando prejuízos maiores, os quais são bastante comuns quando é feita uma única contagem ao ano.
Desse modo, é importante fazer contagens periódicas do estoque, sendo os produtos de curva A auditados com mais frequência. O WMS pode ajudar bastante nessa tarefa. Após feitas as configurações, o software gera automaticamente as ordens de contagem, sejam geográficas, por produto, por amostragem, dentre outras especificidades. Se uma divergência acontece, o sistema gera uma notificação e, assim, o gestor poderá buscar as possíveis causas e fazer os ajustes necessários. Com isso, as perdas são reduzidas e a acuracidade do estoque pode chegar até a 99%.
Com as contagens cíclicas, você também tem a oportunidade de monitorar melhor o seu estoque, identificando produtos que estão parados, por exemplo, os quais consomem boa parte do capital ativo da empresa. Ao fazer esse acompanhamento do estoque, é importante que você observe a média de dias que gasta para vender um produto e a taxa de rotatividade dos produtos. Com esse dados e mais os relatórios financeiros, você poderá analisar a média de lucro que cada mercadoria traz para a sua empresa.
7 – Gerencie bem as devoluções
Outra ação importante para reduzir os custos é gerenciar bem as devoluções. Muitas vezes, as mercadorias devolvidas não recebem o tratamento devido e acabam se perdendo no armazém, podendo ser extraviadas ou posteriormente descartadas. Por isso, você precisa ter uma boa gestão da logística reversa.
O processo ideal é tratar a devolução do mesmo modo que um produto recebido do fornecedor, ou seja, o item devolvido precisa passar por conferência, verificando todos os seus dados (lote, data de validade, por ex.), avaliando se realmente é o produto que foi vendido pela empresa e o seu estado de conservação. Posteriormente, caso esteja em perfeito estado, ele deve ser encaminhado à área de armazenagem. Do contrário, deve ser direcionado a uma área de segregados.
Contar com o sistema WMS facilita bastante na administração de todas as etapas que envolvem esse processo de devolução, permitindo não apenas que a troca seja ágil (beneficiando o cliente), como também que o produto devolvido seja devidamente triado, classificado e, quando em condições perfeitas, retornado o mais rapidamente para o estoque.
O importante na logística reversa é desenvolver um processo que seja capaz de evitar perdas desnecessárias, as quais geram custos à empresa, e, ao mesmo tempo, garantir que a troca seja rápida e assertiva, de modo a oferecer uma boa experiência ao cliente.
Investir para economizar
A frase no título desta seção pode parecer sem sentido, mas a verdade é que empresas que investem nas ferramentas certas para garantir eficiência e melhor uso dos seus recursos acabam transformando o que poderia ser visto como “gasto” na solução certa para economizar. Não adianta cortar custos tomando decisões que acabam por diminuir a sua capacidade produtiva, limitando um futuro crescimento.
Para aumentar a lucratividade dos negócios é preciso não apenas reduzir os custos, mas elevar o faturamento. Por isso, investir em tecnologias que te permitem processar mais pedidos por dia, ter mais produtividade interna e conquistar a satisfação do cliente traz resultados ainda melhores.
Antes de implantar um sistema WMS, por exemplo, é importante que você tenha ciência de todos os gargalos na sua operação e uma auditoria poderá ajudar. Assim, você poderá dialogar melhor com os fornecedores, escolhendo aquele que oferece soluções aderentes ao seu negócio e um sistema flexível, que acompanhará o seu crescimento. Após a implantação, utilize os KPIs para avaliar constantemente o desempenho e fazer as melhorias necessárias. Com o tempo, cada alteração que você fizer continuará a reduzir custos e trará ainda mas inovação para as operações de seu armazém.
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