A logística farmacêutica e de cosméticos exige o cumprimento de uma série de regulamentações para a garantia de qualidade e segurança. Conheça sete funcionalidades do sistema de gerenciamento WMS e veja como o software ajuda a superar os desafios.
Quando falamos sobre a logística farmacêutica e de cosméticos, estabelecemos uma regra onde a precisão, segurança, controle e organização não podem ficar de fora, afinal, os processos de armazenamento e distribuição dos produtos demandam decisões assertivas, compartilhamento eficiente de informações, assim como altos padrões de segurança para a garantir a saúde e o bem-estar dos consumidores.
Gerenciar estoques com grande quantidade de SKUs já é um desafio e tanto. E, em um contexto onde há uma grande exigência de controle de lotes e validades, assim como de movimentações das mercadorias, as dificuldades se ampliam. É preciso garantir rígido controle na entrada, definir a melhor posição para cada produto (de modo a assegurar sua integridade), evitar o manuseio excessivo dos itens, efetuar um giro eficiente, ativar ações contínuas de controle de qualidade, realizar uma expedição precisa e com alta rastreabilidade, dentre outros requisitos.
Diante desse cenário, gestores de operações que lidam com medicamentos e cosméticos precisam assegurar a eficiência de seus armazéns, a fim atender às normas sanitárias, rastrear os produtos durante todo o processo de recebimento, armazenamento e envio, além de manter a segurança, a qualidade das mercadorias e reduzir danos, como perdas e avarias.
Durante todo o fluxo de trabalho, é importante assegurar a eficiência sem perder a confiabilidade nas informações e registros. Todas as ações estão diretamente ligadas à imagem da marca, sendo que qualquer falha, problemas ou ruídos durante o processo podem comprometer a relação entre a empresa e seus clientes, além de abrir brechas para autuações por parte dos órgãos de vigilância. Sendo assim, como a logística farmacêutica e de cosméticos pode ser otimizada e se adequar ao alto grau de exigência do mercado?
Para responder essa questão e auxiliar você, gestor, na administração de uma operação tão robusta, abordaremos neste artigo 7 funcionalidades fundamentais do sistema WMS que são capazes de otimizar processos, garantir maior produtividade, além de assegurar o máximo de controle e segurança para seu armazém. Confira:
O que é um sistema WMS?
Vimos anteriormente que o WMS pode ser uma ferramenta divisora de águas na logística dos setores farmacêuticos e de cosméticos, mas, afinal, você sabe o que é um sistema WMS?
O sistema de gerenciamento de armazém, WMS (Warehouse Management System), é um software robusto, criado para otimizar, gerenciar e organizar os processos de um armazém logístico. Esse sistema é um excelente aliado para auxiliar gestores em todo o planejamento estratégico do armazém, assim como o controle do fluxo de produtos, desde a entrada da mercadoria na doca até o momento de sua saída.
Dessa forma, é possível organizar o estoque, distribuir tarefas às equipes, monitorar a execução dos processos e as movimentações de produtos, garantir alta acuracidade do estoque e promover fluxos de trabalho inteligentes, eficazes e produtivos. Além disso, com o sistema WMS, o gestor pode acompanhar as informações e status de pedidos em tempo real, possibilitando maior autonomia de decisões e precisão.
Como o WMS auxilia na logística farmacêutica e de cosméticos?
Agora que você, gestor, já sabe o que é um sistema WMS, chegou a hora de conhecer as funcionalidades desse software e como ele pode ajudar você a administrar e organizar a logística farmacêutica e de cosméticos.
1- Conferências na entrada
Para que um armazém funcione de forma eficiente, desde o recebimento até a expedição, é crucial assegurar que os produtos sejam checados com o máximo de rigidez logo na entrada da doca, afinal, se as mercadorias não passam por uma checagem, ou se a mesma é realizada sem a devida atenção, problemas maiores podem ser identificados ao longo da operação, interferindo na qualidade e produtividade do trabalho.
Na logística farmacêutica e de cosméticos, todo cuidado é pouco. Assim, contar com o WMS pode fazer uma enorme diferença. O sistema permite a realização da checagem de produtos de forma rápida e segura. Com a funcionalidade de conferência cega, os funcionários recebem as mercadorias sem ter acesso à nota fiscal. Ao informarem as quantidades e demais dados dos itens ao WMS, o sistema automaticamente consulta os registros no ERP, assegurando a quantidade certa, lote certo, entre outros detalhes. Essa conferência permite que erros sejam evitados e, caso aconteçam, sejam reconhecidos rapidamente, já que o próprio software emite notificações.
2- Endereçamento dos itens no estoque
Uma vez que o produto é conferido na entrada do armazém, o próximo passo é organizar e direcionar os itens de acordo com suas particularidades no estoque. Em geral, essa função é feita de forma manual, o que pode deixar o fluxo de trabalho lento e sujeito a erros que podem comprometer a qualidade do produto e outras etapas da cadeia de suprimentos.
Com o sistema WMS aplicado à logística farmacêutica e de cosméticos, garante-se a assertividade no armazenamento, a integridade e segurança das mercadorias. Através do endereçamento automático, logo que um produto chega ao armazém, o WMS indica o endereço onde deve ser armazenado, seguindo tanto as regras específicas para a guarda de cada item, como o seu giro. Além de oferecer maior rapidez e precisão ao processo de armazenagem, o sistema WMS aproveita cada m² do seu armazém, otimizando recursos.
3- Controle de lote e validade
Dentre as informações mais importantes e que merecem atenção total dos gestores quando o assunto é logística farmacêutica e de cosméticos estão as datas de validade e os lotes dos produtos. É preciso ter cuidado e manter os dados sempre atualizados, afinal, um item vencido que é distribuído ao mercado pode causar uma série de problemas ao consumidor. Também é fundamental ter o controle de lotes para, em caso de recall por qualquer motivo, a empresa seja ágil no recolhimento.
Dessa forma, é importante que todas essas informações estejam sempre à mão. Um sistema WMS é capaz de registrar e atualizar tais dados diariamente, permitindo o seu acompanhamento em tempo real. Além disso, é possível implementar regras de armazenagem como FEFO (First Expire, First Out), FIFO (First In, First Out) e LIFO (Last In, First Out), desde a entrada do produto até sua saída do armazém para auxiliar na movimentação de mercadorias garantindo maior segurança, economizando dinheiro e evitando o desperdício de produtos no estoque.
Vale acrescentar, ainda, que o WMS oferece o controle de shelf-life logo na entrada, estabelecendo um limite para a data de validade dos produtos recebidos. O sistema também envia notificações automáticas de produtos a vencer e vencidos no estoque.
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4- Controle de qualidade
O WMS oferece modalidades de inventários cíclicos que asseguram não apenas a acuracidade do estoque, como um controle efetivo da qualidade dos produtos. Na prática, temos um controle que começa na entrada, permanece durante todo o período em que o produto fica armazenado no estoque, e se estende até a sua expedição.
O sistema também pode ser integrado a outros dispositivos, como coletores de dados, garantindo um monitoramento ainda mais robusto e ágil. Outro benefício do WMS é a segurança de dados e a proteção contra ataques de cibercriminosos, por exemplo. E mais: o WMS fornece etiquetas RFID, ou seja, etiquetas que usam a radiofrequência para rastrear objetos a fim de evitar roubos dentro do próprio armazém.
5- Giro do estoque
O estoque é o que mantém a vitalidade de qualquer armazém, afinal, nele são armazenados os produtos que serão enviados para área de separação e expedição, fazendo as rodas da cadeia de suprimentos girarem.
Na logística farmacêutica e de cosméticos, controlar a armazenagem das mercadorias, suas informações e movimentações é um grande desafio. Mas com o sistema WMS, a gestão se torna facilitada. Através do sistema, gestores e colaboradores conseguem acompanhar a data de validade dos produtos e seus números de lote, retirando um produto do estoque antes que ele seja expirado e enviado para o cliente. É possível promover promoções de acordo com as informações de cada produto, liberar espaço no estoque para atender novas demandas, assim como ter autonomia nos processos que geram maior lucratividade, sem perder a qualidade do serviço.
Outro grande benefício oferecido pelo WMS é o provimento de informações confiáveis do estoque. Assim, o gestor pode rastrear o movimento e histórico de produtos, identificando os SKUs mais populares e movendo-os para uma posição mais estratégica dentro do armazém, a fim de agilizar os processos de envio.
6- Logística reversa e rastreabilidade
Uma logística reversa mal executada pode gerar à logística grandes prejuízos e altos custos que poderiam ser evitados. Pensando em otimizar esse processo, uma das funcionalidades do sistema de WMS aplicado à logística farmacêutica e de cosméticos é a capacidade de rastrear com velocidade medicamentos e produtos que precisam ser substituídos ou aqueles que devem obedecer critérios pré-estabelecidos pela Anvisa.
No setor de logística farmacêutica e de cosméticos, o rastreio de lotes é obrigatório e o sistema WMS permite maior segurança, rastreabilidade em tempo e garante maior segurança e confiabilidade para sua marca.
7- Reabastecimento do estoque
O WMS é capaz de estabelecer estratégias de reposição de mercadorias de acordo com os parâmetros do seu armazém. O próprio software coordena o reabastecimento, a partir das quantidades mínimas e máximas previamente definidas. Assim, sempre que qualquer área atinge o nível mínimo, o WMS gera uma ordem de movimentação, garantindo que todas as posições estejam devidamente abastecidas.
O software programa e distribui tarefas de reposição de estoque de forma automática de acordo com as necessidades de demandas observadas, mantendo seu estoque sempre atualizado, evitando ao máximo a falta de mercadorias e o baixo desempenho.
Otimize hoje a logística farmacêutica e de cosméticos
Neste artigo, você entendeu melhor as principais funcionalidades do sistema WMS e como o software pode atuar na logística farmacêutica e de cosméticos, a fim de deixar os processos otimizados e eficientes, garantindo confiabilidade e segurança para seu negócio.
Aqui na Delage você encontra o sistema WMS Delage® Rx, uma solução aderente a todos os elos da cadeia de abastecimento, capaz de realizar a gestão de armazém de forma eficaz e garantindo maior produtividade e otimizando o fluxo de trabalho em sua cadeia de suprimentos.
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