Sistema de gestão de armazéns (WMS) garante um rápido ROI ao automatizar tarefas, aplicar mais velocidade à operação, reduzir erros e elevar a acuracidade
Quando você deseja fazer um investimento na sua área, a demanda mais comum dos seus superiores é a de que você justifique o custo. E para obter um “sim”, o melhor caminho é conhecer a fundo o ROI (Retorno Sobre o Investimento) do que será adquirido e/ou implementado. Quando você consegue perceber os ganhos, fica muito mais fácil defender a sua ideia junto à liderança.
Isso também acontece na hora de implantar um WMS. Para te ajudar a visualizar todas as possibilidades de retorno que o sistema oferece, nesse texto vamos tratar do ROI oferecido pelo software, abrangendo os seguintes tópicos:
• Por que é importante conhecer o potencial ROI do WMS
• Que pesquisa você precisa fazer para entender o custo
• Principais áreas de ganhos do WMS
• Como justificar seu investimento
O WMS irá desempenhar um papel essencial no seu armazém e, através dos KPIs oferecidos pelo sistema, você poderá quantificar exatamente o salto dado pela sua operação quando passou de manual (sem o WMS) para automática (com o WMS).
Mas é importante considerar também que existem os ganhos intangíveis. Por exemplo, com as métricas do WMS você consegue mensurar o aumento da produtividade dos seus funcionários. Já a satisfação dos mesmos em contar com o auxílio da ferramenta é um pouco mais difícil de ser calculada, embora aconteça. E todos nós sabemos que isso faz a diferença em uma empresa, afinal, cuidar das pessoas é tão importante quanto cuidar de parceiros ou do estoque. Por isso, vamos começar expandindo o conceito de ROI.
Compreendendo o valor do ROI do WMS
Cerca de 99% do tempo que você dedica à discussão de um ROI envolve a análise monetária. O mesmo se aplica ao WMS na maioria dos aspectos, mas existem outros a considerar. A definição do ROI real da implementação de uma ferramenta de armazém deve contemplar três tipos de retornos:
Retornos tangíveis
Tratam-se dos benefícios que são facilmente medidos e validados. Seus elementos de ROI mais comuns serão:
– Custos diretos reduzidos, sejam eles relacionados à mão de obra (com a automatização, os esforços são diminuídos e, com isso, a empresa consegue reduzir o headcount); ao espaço (melhor aproveitamento da área de armazenagem e, consequentemente, redução da necessidade de posições livres); aos equipamentos (passam a ser utilizados com inteligência, reduzindo as manutenções); ao picking (com o Kanban oferecido pelo WMS, as áreas de separação ficam sempre abastecidas, evitando movimentações desnecessárias ou atrasos na separação que acabam gerando custos à operação), dentre outros aspectos.
– Custos indiretos reduzidos, aumento da precisão de pedidos e, consequentemente, cliente satisfeito (leia sobre OTIF), ganhos de produtividade, elevação da acuracidade de inventário, etc.
Esses ganhos podem ser mensurados através dos KPIs oferecidos pelo sistema.
Retornos intangíveis
Aqui estão seus benefícios que parecerão aparentes, mas que fazem a diferença na rotina do armazém. Seus funcionários podem aproveitar melhor seu dia de trabalho quando recebem notificações sobre o que devem fazer, o que priorizar, para onde transferir um produto, o que contar naquele dia, etc. O fato é que o sistema será um importante aliado do trabalho da sua equipe, evitando a ocorrência de erros e reduzindo muito o esforço para memorizar endereços, regras de armazenagem, pedidos, dentre outros detalhes.
É importante lembrar que o sistema WMS tem como premissa utilizar com eficiência e plenitude todos os valiosos recursos envolvidos em seu armazém: o estoque, as pessoas, os equipamentos e sua área. Por isso, ele gera mais organização e fluxo. Os funcionários são beneficiados pela orientação oferecida pelo software e você, gestor, também tem ganhos expressivos em seu trabalho ao contar com a solução de Gestão à Vista, que oferece dados da operação em tempo real, permitindo que se autogerencie.
Apoio, suporte
Alguns dos benefícios do WMS são mensuráveis, mas podem variar bastante e precisam ser colocados em uma categoria particular. Com o sistema e os ganhos gerados na operação, você terá condições de atender novos e mais mercados ou segmentos, seguir as normas das agências de fiscalização de forma mais simples e padronizada, além de contar com informações que irá mantê-lo atualizado. Outro ponto é a facilidade de integração com sistemas ERPs ou sistemas de terceiros, permitindo, por exemplo, que clientes de operadores logísticos consigam acompanhar o estoque e os pedidos.
Ao considerar esses três níveis de ROI, você passa a ver ainda mais valor em cada funcionalidade oferecida pelo sistema. E, em se tratando dos ganhos tangíveis, quando você começa a quantificá-los, descobre que tem mais orçamento para investir em outro lugar, tornando o seu negócio cada vez mais forte.
Assim, antes de tratar da aquisição do WMS com seu superior, reserve um tempo para definir e entender o ROI que você espera e o que você pode alcançar. Tudo isso precisa ser discutido com o fornecedor do software para que você tenha segurança na hora de repassar a sua visão aos seus líderes.
Custos previstos para o WMS
Trabalhar com fornecedores por meio de um processo de RFP (Request For Proposal) que inclui demonstrações e compartilhamento de dados é a melhor maneira de garantir que você tenha uma compreensão legítima do custo real dos serviços que seu armazém precisa.
Converse com os fornecedores sobre os preços que cobrem todas as etapas. Isso inclui instalação e integração com seus sistemas atuais, implementação e ativação, treinamento, custos anuais e custos contínuos. Pergunte sobre seus preços diretos e sobre as atualizações que você possa precisar, como novo hardware ou atualizações de infraestrutura.
Tenha sempre em mente que o mais importante é o retorno que você terá. Por exemplo: pode ser vantajoso investir mais para ter um número maior de funcionalidades no sistema, já que as mesmas poderão significar menos custos para a sua operação. Analisar o que você vai obter a curto, médio e longo prazo e colocar tudo na balança é a melhor forma de escolher a configuração perfeita para o seu negócio.
Previsão do ROI do WMS
As especificidades da sua operação e o WMS que você escolher vão determinar quais retornos virão. Para maximizar os ganhos que você pode obter, tente controlar seu orçamento e procure escolher uma opção que atenda à maioria de suas necessidades pelos próximos 3-5 anos.
Confira a seguir algumas das principais áreas em que você pode ver um ROI positivo:
Espaço de armazém e instalações
Utilizar melhor o seu espaço pode economizar tempo e dinheiro. Entre os itens essenciais do WMS, estão a capacidade de definir as melhores posições para cada produto, visando atender as suas regras e o seu giro e, sobretudo, reduzir os deslocamentos dos funcionários.
Além disso, com a solução de desfragmentação de estoque, você consegue organizar a área de armazenagem de modo a aproveitar o espaço disponível da melhor forma. E sabemos que cada m² do armazém custa muito. A disposição dos produtos no CD precisa seguir uma estratégia que vise sempre otimizar os trabalhos e reduzir os custos.
E é isso que o WMS faz por você.
Estoque
Os custos de armazenagem são altos. É por isso que você precisa ter uma boa gestão do estoque de cada produto, afinal, tanto o stockout quanto o excesso de estoque são prejudiciais. A primeira situação te faz perder oportunidades de venda, e a segunda, gera custos desnecessários de armazenagem, além de riscos de perdas por vencimento, deterioração, etc.
Com o WMS, você consegue manter os níveis ideais de estoque. Caso qualquer item atinja o estoque mínimo, o sistema envia gera automaticamente uma onda de reposição, o que evita a ocorrência de stockout. Ao mesmo tempo, com o WMS você controla a quantidade de que entra e que sai do armazém, evitando excesso de estoque.
Você também poderá controlar melhor os itens perecíveis, garantir a rotação adequada e rastrear a refrigeração ou outros requisitos dos produtos. No caso de operadores logísticos, o WMS traz ainda mais ganhos quando esses dados são compartilhados com os clientes para obter maior confiança.
Equipamento
Quando você otimiza o espaço e o estoque, também otimiza o uso do equipamento. Limite a quantidade de uso de suas empilhadeiras e outros equipamentos e eles durarão mais.
Vendas e serviços
Pedidos pontuais e precisos são um bom negócio. Eles tornam seus clientes felizes, assim como seus fornecedores e parceiros. É mais fácil fazer negócios quando você conhece seu estoque e sempre tem o produto disponível para a venda. Com o WMS, você poderá se igualar aos grandes players do mercado, entregando o pedido perfeito aos seus clientes (On Time In Full).
Além disso, se você coloca mais velocidade na sua operação, será capaz de processar mais pedidos/dia, o que significa que a sua empresa está preparada para aumentar as vendas e, consequentemente, obter mais lucro.
Mão de obra e trabalho
A mão de obra é outro custo significativo de um armazém. Portanto, a economia gerada pelo WMS nesse aspecto é uma forma clara de ver o ROI positivo.
Você pode constatar o valor do WMS na sua mão de obra quando gera ganhos de produtividade, reduz erros de picking, reduz o treinamento, melhora a precisão da remessa e minimiza os danos ou a perda do produto. À medida que seus funcionários fazem um picking e packing mais eficiente, as horas de retrabalho são reduzidas.
Vale destacar que a automação de processos oferecida pelo sistema permite que você tenha uma equipe enxuta e extremamente produtiva. Muitas vezes, quando o armazém precisa atender mais pedidos, aumentando produtividade diária, os gestores tendem a contratar mais pessoas, acreditando ser a solução ideal. Só que isso pode se tornar um problema.
Mais pessoas trabalhando na mesma área pode gerar desorganização, concorrência pelo espaço e equipamento, perda da qualidade e, até mesmo, aumento da ocorrência de erros. Por isso, o segredo é otimizar a sua equipe com o número ideal de funcionários trabalhando com alta produtividade e contando com o auxílio das ferramentas certas, como o WMS.
Requisitos e conformidade
Um WMS pode ajudá-lo a atender aos vários padrões/requisitos que seus clientes possuem. Uma plataforma robusta pode se integrar a uma variedade de ERPs e outras ferramentas de planejamento, facilitando o compartilhamento de dados, o que beneficia muito a comunicação com os clientes/parceiros. Os ganhos também podem ser notados quando fica mais fácil atender aos acordos de SLA (Service Level Agreement) e aos regulamentos de órgãos de inspeção, como, por exemplo, controle de lote.
Acuracidade do inventário
Se um sistema oferece uma informação do estoque que não condiz com o inventário físico, dizemos que ele não tem acuracidade. E isso pode trazer prejuízos de diversas ordens, como por exemplo, a venda de um produto que se encontra indisponível, o que gera grande insatisfação do cliente. Com a nova configuração do mercado consumidor e o omnichannel, é fundamental garantir que os produtos estejam no local certo, na hora certa e na quantidade exata. Com o WMS você tem uma alta rastreabilidade dos produtos, além de realizar inventários cíclicos que garantem um aumento significativo na acuracidade e, consequentemente, redução de custos.
Analise o seu ROI final
A forma como você estrutura o seu armazém e adapta o WMS a ele terá impacto no ROI que você pode alcançar. Variáveis, ajustes e integrações alteram a equação do ROI.
No sentido mais estrito, você está comparando todos os custos com os ganhos que obteve. Para muitas empresas, um WMS se paga quando começa a reduzir erros e leva a repetir vendas devido ao aumento da satisfação do cliente. Você também pode economizar no treinamento e na contratação de mão de obra ou limitar o desperdício de matéria-prima.
O cálculo é complicado, mas vale uma revisão completa. Pense em como o seu WMS lhe renderá dinheiro ao longo de cinco anos e você está no caminho certo para entender o valor dessa compra. E lembre-se de ser bastante criterioso na escolha do fornecedor do sistema. Avalie sua expertise em Gestão de Projetos e o suporte oferecido após o Go Live. Contando com o parceiro certo, uma tecnologia robusta e um suporte eficiente, seu armazém terá tudo para alcançar um ROI em um tempo menor que o estimado.
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