O momento atual tem mostrado aos gestores de logística o quanto manter um bom relacionamento com fornecedores é fundamental para manejar crises e imprevistos. Diante das variações na demanda, dos problemas no abastecimento e no transporte, estabelecer uma relação transparente e sólida com as empresas que fornecem as mercadorias tem feito a diferença para muitas empresas. A verdade é que, em qualquer ocasião, o sucesso logístico depende bastante disso, uma vez que um bom serviço de fornecimento impacta não apenas na produtividade interna do CD como também no atendimento ao cliente.
Empresas que possuem uma logística eficiente contam com fornecedores confiáveis e buscam estabelecer uma parceria que seja benéfica para ambos os lados. Além disso, ao priorizarem um bom relacionamento, elas têm mais condições de oferecer alta qualidade e preços competitivos aos seus consumidores. E mais: empresas que mantém relações positivas com seus fornecedores aumentam a sua reputação no mercado, abrindo oportunidades para novas e importantes parcerias.
Dentre os pontos que merecem atenção estão a busca de um relacionamento duradouro com os fornecedores, a diversificação da carteira de empresas que fazem o fornecimento, o alinhamento dos processos, a comunicação e a abertura para os feedbacks. Pode parecer complicado alcançar todos esses quesitos e, principalmente, manter um bom relacionamento com todos os seus fornecedores, mas se você seguir as dicas que vamos apresentar neste texto, terá tudo para aprimorar significativamente essas parcerias. Confira a seguir:
1 – Busque estabelecer uma relação ética e transparente
Os fornecedores da sua empresa devem ser vistos como verdadeiros parceiros do seu negócio. Para isso, estabelecer uma relação transparente, pautada na confiabilidade e comprometimento de ambos os lados é fundamental. Quando você é transparente, incentiva uma relação mais saudável e benéfica com o fornecedor e torna-se apto a exigir a mesma transparência dele.
Antes de mais nada, você precisa traçar os seus objetivos de negócio e definir bem os seus processos, os quais devem ser compartilhados com seus fornecedores. Também é importante que você estabeleça os critérios de qualidade e níveis de serviço, deixando claro ao fornecedor a relevância do seu papel para o sucesso do seu negócio.
Uma dica importante é que as equipes da sua empresa e do fornecedor que estarão em contato frequente se conheçam e discutam modos de comunicar e solucionar eventuais problemas de forma ética e transparente. Com tudo estabelecido em contrato e uma boa sinergia entre as equipes, a relação tenderá a ser a melhor possível.
2 – Avalie e negocie as condições propostas pelo fornecedor
Antes de fechar uma nova parceria, você deve avaliar todas as condições propostas pelos potenciais fornecedores, sejam relacionadas preços, prazos de entrega, forma de pagamento, transporte, dentre outros detalhes importantes. Isso vai te ajudar não apenas a definir os melhores parceiros para o seu negócio como também evita frustrações de expectativas e aborrecimentos futuros.
E não se esqueça do que foi falado no item 1: é preciso que a parceria beneficie ambos os lados, ou seja, todos devem estar satisfeitos com o que foi acordado.
3 – Exija clareza nas condições acordadas em contrato
O fato de a sua empresa e o fornecedor se verem como parceiros não exclui necessidade de firmar um contrato, com cláusulas claras e bem definidas. Isso dará respaldo jurídico para ambos e torna a parceria mais organizada.
O contrato deve contar tudo o que ambas as partes esperam da parceria, como Descrição do Item ou Serviço, Preço, Condições de Entrega, Condições de Pagamento, Comunicações e assim por diante. Depois de elaborado o documento, leia minuciosamente e, se possível, ao lado de um profissional qualificado para te assessorar. Faça todas as perguntas que forem necessárias e não fique com nenhuma dúvida sem resposta. A parceria tem tudo para dar certo quando você conhece bem seus direitos e deveres – e também os do fornecedor.
4 – Para uma comunicação eficiente, invista em tecnologia
Se o contato entre a sua empresa e os fornecedores se dá através de e-mails e planilhas, você pode estar abrindo espaço para falhas de comunicação que ocasionam uma série de problemas. Não é raro ver centros de distribuição com filas de caminhões à espera do descarregamento ou mesmo a ruptura de pedidos devido a erros cometidos na entrega ou no faturamento.
Para evitar situações como essa, o mais indicado é ter uma plataforma para centralizar toda a comunicação com o fornecedor em um único lugar. Você pode adquirir um software que faz toda a gestão do recebimento e no qual tanto a sua equipe quanto a do fornecedor terá acesso. Assim, a comunicação será organizada e tudo ficará registrado, com fácil localização das informações.
Outra dica é estabelecer um plano de comunicação, criando regras sobre o modo como devem se comunicar e a quem reportar cada situação extraordinária. Isso deve ser para ambos – tanto para a sua equipe quanto para a equipe do fornecedor.
5 – Alinhe os processos
Antes de alinhar os processos com os fornecedores, é importante cuidar dos processos da sua empresa, organizando-os e mantendo-os eficientes. Você precisa ter uma equipe bem treinada e, se possível, contar com softwares que auxilia na gestão do estoque e gestão do recebimento. Com o sistema WMS, por exemplo, é possível saber o momento certo de reposição do estoque e a quantidade ideal a ser solicitada. Além disso, o sistema padroniza seus processos, evitando falhas e retrabalhos.
Já com um sistema de gestão do recebimento, todos os pedidos ficarão centralizados e serão conferidos antes da entrega. Esse software auxilia bastante na centralização e organização dos processos junto aos fornecedores, garantindo mais eficiência nas entregas.
6 – Preço é importante, mas qualidade é essencial
É comum trabalhar com uma pressão constante para diminuir custos, o que não pode acontecer é reduzir gastos com o que agrega qualidade ao seu consumidor. É natural – e aconselhável – negociar preços com os fornecedores, descontos, formas de pagamento. Contudo, a qualidade deve nortear qualquer negociação.
Portanto, mais do que o preço, você deve analisar o custo benefício do seu fornecedor. Avalia a qualidade das mercadorias que ele te oferece, seus diferenciais, a forma de entrega, os prazos, etc. Tudo isso influenciará diretamente na experiência que seu consumidor terá, e consequentemente, na retenção de clientes.
Escolha os serviços mais eficientes para o seu negócio e perceba que a eficiência é valor e não apenas custo.
7 – Seja pontual nos pagamentos
Se você não deseja perder seus fornecedores, a primeira etapa é garantir os pagamentos dentro dos prazos acordados. Dessa forma, você mostrará que é um cliente confiável e fácil de trabalhar. Se, por qualquer motivo, você não puder efetuar o pagamento em uma data acordada, informe o fornecedor o mais rápido possível e busque negociar um novo prazo. Fornecedores gostam de pagamentos pontuais, assim como você espera pontualidade nas entregas.
8 – Trabalhe com uma carteira diversificada de fornecedores
Quando a pandemia do coronavírus chegou, muitas empresas enfrentaram problemas no fornecimento e foi aí que percebeu-se a importância de ter mais fornecedores. Se você já conta com um bom fornecedor, procure ter um plano B ou até C, caso o seu negócio permita. Imprevistos sempre acontecem, com qualquer um e a qualquer momento, e o mais indicado é estar preparado para eles.
Além disso, ter mais opções te ajuda na hora das negociações ou renegociações de contrato. Em outras palavras, a concorrência saudável entre fornecedores pode ser interessante para o seu negócio.
9 – Use indicadores para medir o desempenho dos seus fornecedores
Uma das frases que sempre citamos por aqui é “aquilo que não pode ser medido não pode ser melhorado”. Se você não acompanha o nível do serviço oferecido pelos seus fornecedores não poderá identificar pontos de melhoria e cobrar isso deles. Ter indicadores ajuda muito no relacionamento entre a sua empresa e o fornecedor, uma vez que vocês estarão sempre tratando de dados e demandas reais.
Procure definir KPIs tanto para a sua equipe quanto para o fornecedor, sempre pensando nos objetivos do seu negócio. Nesse caso, contar com um software de gestão do recebimento pode ajudar bastante, pois o sistema fornece dados relevantes para verificar a pontualidade do fornecedor, a exatidão nas entregas, dentre outras informações que ajudam muito na análise do desempenho.
10 – Priorize parcerias duradouras com o seu fornecedor
Sempre pense a longo prazo! Quando for firmar um novo contrato, questione se aquele fornecedor está pronto para ter uma parceria duradoura com a sua empresa. Assim, tanto a sua empresa quanto o fornecedor terão oportunidades de fazer melhorias constantes que beneficiam o seu negócio.
Além disso, à medida que a parceria vai se estendendo, o fornecedor passa a conhecer mais a sua rotina e os seus processos, trabalhando e auxiliando na redução de erros e retrabalhos. E, para evitar que o fornecedor se acomode, procure desenvolver metas de longo prazo, verificando o seu comprometimento.
Por fim, não se esqueça: valorize os bons fornecedores! Demonstre a satisfação da sua empresa com a parceria e os resultados alcançados, seja com elogios, indicações, premiações ou novos contratos. Esse reconhecimento traz ainda mais motivação para o fornecedor continuar te oferecendo um serviço de qualidade!
* Veja como o Grupo DPSP aumentou a eficiência e reduziu os custos no recebimento.
