Tudo o que você precisa saber sobre a metodologia Kaizen e como ela pode auxiliar em melhores resultados, otimização de recursos e maior lucratividade para sua cadeia logística.
A busca pela realização do processo perfeito é realidade no mundo corporativo. Esse desejo vem ganhando adeptos pelo mundo e tornando-se uma verdadeira filosofia de trabalho cultivada em todos os setores da cadeia de suprimentos. Líderes no mercado, assim como empresas que aspiram alcançar melhores índices de produtividade e maior visibilidade em seu setor, têm priorizado a aplicação de melhorias contínuas nos fluxos de trabalho em suas organizações.
Aprimorar constantemente os processos operacionais dentro do armazém é um desafio. Por outro ângulo, resulta em uma série de benefícios, como a redução de custos e otimização de recursos, a manutenção da competitividade no mercado e a elevação da eficiência na gestão da cadeia de suprimentos, fornecendo ao consumidor final um produto e/ou serviço de qualidade e com valor agregado.
O maior desafio para gestores logísticos e empresários nesse cenário é a dúvida na hora de implementar melhorias: “por onde eu devo começar?”, “como vou implementar?”, “qual a melhor metodologia e estratégia a seguir?”. Questões como essas podem aparecer no caminho de quem deseja iniciar mudanças para o desenvolvimento e maior performance em suas cadeias logísticas. Neste artigo falaremos um pouco mais sobre a metodologia Kaizen e como ela pode ajudar você a derrubar obstáculos que impedem que sua empresa alcance voos mais altos. Vamos juntos?
O que é a metodologia Kaizen?
O conceito da metodologia Kaizen foi desenvolvido no Japão. Sua origem se deu no setor industrial japonês, sendo utilizada pela primeira vez logo após a Segunda Guerra Mundial, uma vez que o país precisava se recuperar das consequências deixadas por um dos maiores conflitos bélicos da história mundial.
O nome Kaizen significa “mudar para melhor”, ou seja, é uma filosofia voltada para práticas que buscam o crescimento contínuo, pessoal ou empresarial. Quando aplicada ao setor industrial, ela busca o desenvolvimento ininterrupto de pequenas, médias ou grandes empresas. A metodologia Kaizen ganhou força após a divulgação do professor Masaaki Imai em seu livro “Kaizen – The secret to Japans competitive success”, onde reuniu as principais ideias e práticas para ampliar o conhecimento de gestores e empresários em escala mundial.
Quando aplicada corretamente no setor corporativo, a metodologia Kaizen proporciona inúmeros benefícios, como o aumento da produtividade e a otimização de custos gerais. Ao ser alinhada às estratégias de gerenciamento de estoques, esse sistema contribui para a redução de desperdícios, potencializando a lucratividade.
Logo, o método Kaizen reúne uma série de práticas capazes de melhorar como um todo o desempenho da cadeia de suprimentos, promovendo mudanças sucessivas na cultura da empresa, como veremos a seguir.
Principais benefícios da metodologia Kaizen
Agora que você já sabe o que é a metodologia Kaizen, o que originou o termo e os seus diferenciais, chegou a hora de nos aprofundarmos nos benefícios práticos que você, gestor logístico, pode alcançar com a sua aplicação.
Sabemos que mudar é necessário e promover ajustes nos diferentes setores de sua empresa pode ser decisivo nos resultados. Ao optar pela aplicação da metodologia Kaizen na sua operação, você poderá observar:
✓ Redução de desperdício em toda a cadeia de suprimento, desde o recebimento de produtos, passando pela armazenagem no estoque, e até o despacho de pedidos.
✓ Maior engajamento e comprometimento dos colaboradores com a empresa, uma vez que a metodologia Kaizen tem a finalidade de tornar-se uma filosofia contínua de trabalho.
✓ Identificação de melhorias de todos os setores, assim como sugestão de baixo custo para a otimização de trabalho de diferentes áreas com a colaboração de toda a equipe.
✓Facilidade na aplicação em qualquer setor que necessite de otimizações.
✓ Identificação de problemas e gargalos operacionais que reduzem ou atrapalham a produtividade.
✓ Maior foco nos detalhes de processos e atenção especial aos colaboradores, independente de sua hierarquia ou função no trabalho, a fim de deixar o ambiente mais seguro, confortável e produtivo.
✓ Priorização de pessoas, sejam colaboradores e clientes, buscando melhor qualidade para o desempenho de função e, consequentemente, a satisfação repassada ao consumidor final.
Passo a passo para aplicar o método Kaizen na cadeia de suprimentos
Aplicar a metodologia Kaizen em sua cadeia logística não tem segredo. Pelo contrário, é simples e rápido, e os benefícios podem ser observados imediatamente. Mas como qualquer melhoria, ela deve ser realizada de forma contínua, ou seja, repetida semana a semana, afinal, a constância levará a resultados de qualidade e cada vez mais aperfeiçoados.
Passo 1: Identifique as possíveis melhorias
Tudo começa com a seguinte pergunta: “quais melhorias podem ser feitas em determinado setor para aumentar a produtividade, promover um trabalho otimizado e reduzir os custos da cadeia de suprimentos?”. Esse é sem dúvidas o pontapé inicial para realizar o brainstorm do projeto, ou seja, reunir a equipe para uma dinâmica onde ideias são compartilhadas por diferentes colaboradores que possam sugerir mudanças para o fluxo operacional.
Durante essa reunião, sua principal tarefa como gestor é levantar os principais problemas apontados por sua equipe, destacar os maiores gargalos operacionais existentes em sua cadeia logística e traçar uma série de soluções que podem existir para um mesmo problema. Essa etapa é essencial, portanto, não descarte nenhuma ideia – todas elas podem ser trabalhadas a longo prazo.
Passo 2: Escolha uma melhoria e teste soluções
Com as ideias e sugestões apresentadas por sua equipe e algumas soluções já levantadas, o próximo passo para a execução da metodologia Kaizen é escolher um tópico para a otimização. Uma vez com a lista de problemas em mãos, é hora de escolher um problema específico e uma forma de solucioná-lo de maneira prática e eficaz.
Vamos a um exemplo prático: suponhamos que um dos principais problemas e queixas apresentados durante a reunião foram os atrasos de entrega. Isso tem acontecido porque os colaboradores envolvidos no processo de envio de pedidos se sentem sobrecarregados de trabalhos manuais, fazendo com que a produtividade diminua e os índices de erros aumentem. Tudo isso acaba gerando uma consequência: o atraso nas entregas dos consumidores e uma má experiência de compra.
Sem dúvidas, existirão inúmeras formas de melhorias para a área de picking, como a organização estratégica de sua equipe, a definição de um layout adequado, o endereçamento e identificação correta dos produtos no estoque, a redução do uso de papéis e a digitalização da informação através de equipamentos e softwares, como o sistema WMS.
Portanto, cabe à você, gestor, decidir qual meio será escolhido para iniciar o processo de otimização. Faça uma lista com os prós e contras de cada solução, verifique o valor disponível para a aplicação de melhorias, veja a possibilidade de sua aplicação a curto prazo e analise os benefícios que ela pode gerar.
Passo 3: Crie um plano de ação
Para que a mudança aconteça, existe uma lei básica: ação. Uma vez que você já identificou um problema e sabe os principais caminhos para solucioná-lo, bem como para evitá-lo, é chegada a hora de realizar um plano de ação.
Qual o tempo de aplicação? Quais as pessoas envolvidas nas mudanças e como elas serão executadas? Quais as métricas de mensuração serão acompanhadas? Quanto será investido para a realização dos testes? Essas e outras perguntas devem ser respondidas no plano de ação para que as melhorias possam ser avaliadas e aplicadas da melhor forma possível.
Passo 4: Tenha uma equipe comprometida
Após serem aprovadas as melhorias contidas no plano de ação, certifique-se que você comunicou sua equipe, apresentou o projeto com os resultados finais e detalhou como serão feitas as melhorias do setor escolhido. Uma das principais filosofias da metodologia Kaizen é a inclusão da equipe em todo o processo, que deve estar confortável e segura com as mudanças propostas.
Considere a opinião de cada colaborador, acompanhe o desempenho de perto, assegure-se de que nenhum funcionário tenha dúvida e esteja disposto a ajudar em tudo que for necessário para que a ideia funcione. Uma vez que a equipe esteja alinhada, é possível padronizar processos e obter inúmeros benefícios no setor.
Passo 5: Realize repetições
A metodologia Kaizen é contínua. É preciso acompanhar de perto as soluções propostas e adicionar detalhes e pontos de melhorias em cima do que foi planejado. As repetições são necessárias para lapidar cada vez mais o processo. É claro que, em determinado momento, tudo estará funcionando perfeitamente. Quando isso acontecer, o foco pode ser direcionado para a execução de melhorias em outra área, identificando novos pontos de otimização na cadeia de suprimentos.
Em geral, aplicar a metodologia Kaizen em sua empresa é fácil. Resumidamente,, você deve seguir as seguintes etapas:
▪ Planejar
▪ Realizar e aplicar
▪ Mensurar
▪ Ajustar
Para a aplicação da metodologia Kaizen de forma eficiente é importante que esse processo de melhoria seja realizado no menor espaço de tempo possível. Isso assegura uma equipe motivada, criativa e com foco na busca por melhores resultados e alta performance.
Kaizen na prática: ideias para aplicar a metodologia
Caso você, gestor, queira buscar maior produtividade e otimização de custos assim que finalizar este artigo, mas não sabe por onde começar, deixaremos aqui alguns dos principais gargalos identificados por nossos clientes e as soluções que cada um utilizou na hora de implementar a metodologia Kaizen. Confira:
Geração de resíduos
A geração de resíduos é uma preocupação em evidência para muitas empresas que buscam o melhor uso dos seus recursos e uma postura mais sustentável. Esse pode ser um problema que afeta sua cadeia de suprimentos e pode estar ligado à:
▪ Transportes excessivos sem planejamento adequado, gerando gastos excedentes de combustível, por exemplo.
▪ Tempo de espera dos colaboradores – máquinas com mau funcionamento, falta de comunicação adequada e processos de trabalho desorganizados podem gerar tempo ocioso e perda de recursos na cadeia de suprimentos.
▪ Defeitos e danos causados pelo mau armazenamento de mercadorias ou falta de manutenção em estoques e maquinário.
Algumas formas de melhorar os pontos anteriores incluem:
✓ Atualização e manutenção de maquinário.
✓ Melhoria das condições de armazenamento e segurança do estoque.
✓ Otimização das rotas de entrega.
✓ Padronização dos processos.
✓ Aperfeiçoamento da comunicação entre setores, tornando-a mais clara e objetiva.
✓ Investimento em tecnologias e sistemas e gerenciamento de estoque (ex: WMS integrado a coletores RFID)..
Custos elevados de operação
A otimização de recursos financeiros é um dos maiores desafios enfrentados por cadeias logísticas de diferentes setores do mercado, e pequenas melhorias podem ser feitas a fim de gerar uma economia considerável nos gastos do armazém. Se a sua operação tem gerado altos custos, isso pode ser resultado de:
▪ Tomadas de decisões sem dados precisos e confiáveis.
▪ Dependência de trabalhos exclusivamente manuais.
▪ Atrasos de operação e sobrecarga de trabalho.
Para manejar tais problemas, eliminando custos excessivos, é importante:
✓ Automatizar os processos intralogísticos com o sistema WMS.
✓ Investir em sistemas de gerenciamento de pátio (YMS) e também de transportes (TMS).
✓ Realizar um planejamento sazonal com base em informações sólidas e precisas.
✓ Priorizar uma infraestrutura organizada e bem identificada.
✓ Aplicar a estratégia de cross docking.
Baixo índice de produtividade
Uma das queixas frequentes de gestores logísticos é a baixa produtividade em suas cadeias de suprimentos. A partir da metodologia Kaizen é possível identificar problemas que podem interferir no índice de produção como:
▪ Baixa satisfação do funcionário com a empresa.
▪ Local de trabalho pouco seguro e infraestrutura desorganizada.
▪ Sobrecarga de trabalho e pouca motivação.
▪ Trabalhos repetitivos.
▪ Falhas na comunicação.
✓ Problemas envolvendo colaboradores podem ser resolvidos por meio de estratégias que buscam:
✓ Melhorias na infraestrutura do trabalho, deixando o ambiente organizado e mais seguro.
✓ Investimento em maquinários e sistemas de gerenciamento, como o WMS, que automatiza processos operacionais, organiza funções de acordo com o posicionamento dos funcionários, determinando tarefas e economizando tempo.
✓ Priorização dos funcionários, promovendo treinamentos, cuidando do bem estar no trabalho, demonstrando preocupação com sua saúde e fornecendo benefícios para que esteja satisfeito com o ambiente de trabalho.
Começando por esse caminho você terá excelentes resultados!
Automação para a otimização diária em seu armazém
Através deste artigo você compreendeu a importância da busca por melhorias em sua cadeia de suprimentos e entendeu como aplicar a metodologia Kaizen a partir de problemas e soluções para a otimização de recursos, aumento de produtividade e maior lucratividade para sua empresa.
Para aplicar melhorias contínuas em diferentes setores de seu armazém, consolidando dados para planejamentos precisos, acompanhando em tempo real as atividades, e identificando erros e pontos de melhorias, o melhor caminho é investir em tecnologia, especialmente nos sistemas de gerenciamento.
O WMS, é uma solução completa para uma variedade de problemas comuns na cadeia de suprimentos. O software é capaz de executar uma série de tarefas para aumentar a eficiência, reduzir a carga sobre os recursos humanos e diminuir os custos. Investir em um WMS resultará em um melhor gerenciamento de cada etapa do processo, permitindo ajustes constantes para que melhorias concretas sejam alcançadas.
Para maximizar os resultados, é fundamental contar com fornecedores de confiança e priorizar uma solução que seja aderente ao seu negócio.
Aqui na Delage, além do WMS, você encontra outras tecnologias que auxiliam na aplicação da metodologia Kaizen de forma eficiente, automatizam funções no armazém e trazem como resultado a otimização de recursos e processos, visando o sucesso do seu negócio. Fale com um dos nossos consultores e conheça a solução perfeita para a sua empresa!
