EDI: entenda o que é, quais as suas funções e quais vantagens oferece para a logística
Seu armazém ainda trabalha com aquela papelada nos processos operacionais? Suas informações somem e se perdem ao longo do fluxo de trabalho? Se você respondeu sim talvez seja a hora de rever e otimizar seus processos logísticos com a ferramenta EDI.
Essa tecnologia tem ocupado cada vez mais espaço na logística. Diante dos grandes desafios enfrentados para garantir agilidade e precisão nas operações inbound e outbound, as empresas buscam a adoção de soluções que visam auxiliar na realização de tarefas diárias, garantir o uso inteligente dos recursos, organizar os fluxos e as informações.
Nesse contexto, a ferramenta EDI ganhou bastante relevância pelo seu papel de simplificar o compartilhamento de dados, ou seja, ela tem como principal objetivo fornecer um modelo de documento eletrônico padronizado que elimina o uso de impressos em papel, a fim de otimizar o acesso à informação e uniformizar arquivos.
Ao longo deste artigo, você será capaz de compreender o que é um EDI, suas vantagens e praticidades, além de entender como funciona a implantação dessa tecnologia em um armazém logístico.
O que é o EDI?
A sigla EDI significa Electronic Data Interchange ou, em português, “Intercâmbio Eletrônico de Dados”. Trata-se de uma tecnologia cujo objetivo é a padronização e a otimização da comunicação entre sistemas de informação variados. Simplificando, podemos dizer que o EDI permite que diferentes sistemas “falem a mesma língua” e troquem informações.
Essa função de padronização das mensagens é importante porque hoje, com a acelerada digitalização do mercado, as empresas utilizam diversos softwares, com aplicações em setores distintos. Cada um possui a sua própria linguagem de programação e, para que eles troquem informações perfeitamente, sem a necessidade da intervenção humana (passível de erros), é preciso que se crie um ambiente onde todas informações são “traduzidas” e padronizadas em uma única linguagem. E essa é a missão central do EDI.
Em termos práticos, o EDI auxilia na transferência digital de dados sobre remessas, pedidos de compra, faturas e outras informações comerciais críticas. E todo esse processo é realizado de maneira rápida e padronizada. Assim, é possível obter resultados como:
- Aumento na velocidade de recebimento de dados.
- Maior transparência e melhor compreensão sobre as informações compartilhadas.
- Controle eficiente dos processos da cadeia de suprimentos, como transporte e produção.
- Redução de erros e burocracias.
- Melhora no serviço prestado ao cliente.
De modo geral, a maioria das empresas já utilizam algum tipo de sistema de gestão, no entanto, um dos grandes diferenciais quando o assunto é o EDI é a possibilidade de integração de dados entre os sistemas internos ou sistemas de terceiros.
Vejamos um exemplo: imagine que uma empresa do varejo precisa emitir uma nota de compra a um fornecedor. Se a requisição for transmitida de forma manual, há a chance de ocorrência de erros e falhas na comunicação. Por outro lado, com o EDI, todos os pedidos são automaticamente registrados no sistema, garantindo picking e packing e assegurando que o varejista receba o produto certo e na quantidade desejada. Em suma, o EDI permite que os sistemas do varejista e do fornecedor se comuniquem e que as informações trocadas sejam transparentes e confiáveis.
Em um outro cenário, na relação entre uma empresa e um transportador, o EDI facilita o envio de notas fiscais das mercadorias a serem transportadas, bem como da lista de produtos a serem retirados na doca; o compartilhamento do relatório de entregas; o encaminhamento de listas de materiais já embarcados e conhecimentos já faturados; além da intercâmbio de documentos de cobrança de entregas.
Nas duas situações apresentadas, você deve ter percebido o quanto o EDI facilita o trabalho, agiliza a comunicação e elimina erros, certo?
Bom, conforme destacamos anteriormente, a proposta trazida pelo EDI é justamente reunir as informações de diferentes lugares, padronizando-as em um único arquivo com layout padrão, de modo que possa ser acessado em qualquer plataforma digital. A transferência de dados é realizada de forma automática entre os sistemas, substituindo e-mail, fax, correio e outros métodos de troca de documentos e evitando falhas que podem ser desencadeadas por processos manuais.
A importância do EDI para a logística
Agora que você entende o que é um EDI, chegou a hora de entender a sua importância para o armazém logístico. O grande benefício quando falamos de EDI na logística é a possibilidade de economia de tempo e de recursos, maior segurança para fluxos de trabalho que dependem do intercâmbio de dados, principalmente, a redução de erros e falhas de comunicação que ocorrem em processos 100% manuais.
O EDI não depende da força manual para realizar processos, logo, sincronizar informações entre duas ou mais empresas fica muito mais fácil e ágil. Com a tecnologia, é possível trocar documentos como notas fiscais, conhecimentos de transporte, ocorrências de entrega, pré-faturas de transporte, documentos de cobrança, dentre outros relacionados às atividades logísticas.
É importante destacar também que, com o EDI aplicado na logística, além da comunicação se tornar mais ágil, ela também é rastreável, permitindo o acesso a históricos que auxiliam no aumento da previsibilidade e em otimizações de diversas ordens. Outra vantagem é que o próprio cliente pode acompanhar o status do seu pedido, desde a expedição até a entrega. Com isso, aumenta-se o nível de satisfação.
Essas são algumas tarefas que atingem diretamente o funcionamento da logística, especialmente quando é necessário maior integração estratégica para a melhoria de performance na cadeia de suprimentos.
Como funciona um EDI na logística?
A função do EDI depende de um tradutor que converte os dados no formato apropriado antes que as informações sejam trocadas entre os parceiros. Por exemplo, o fluxo de trabalho entre um comprador e um fornecedor poderia ser detalhado nas seguintes etapas:
Etapa 1: Realização da compra
Quando o comprador prepara o pedido de compra, as informações estão em formato de back-office, de modo que funcionários em geral tenham acesso aos dados do pedido.
Etapa 2: Convertendo em EDI
Em seguida, o documento interno contendo as informações detalhadas do pedido passa por um processo automático de padronização, ganhando os parâmetros específicos de um documento EDI. O formato de EDI tende a ser de difícil leitura para humanos, no entanto, é a linguagem ideal para que os sistemas consigam trocar as informações entre si.
Etapa 3: Transferência entre parceiros
O documento agora padronizado é transferido entre os parceiros por meio de um provedor de rede EDI ou via transferência direta. Ou seja, os dados do pedido serão encaminhados para a empresa específica que possui o produto requisitado.
Etapa 4: Recebimento do documento EDI
Os dados são recebidos pela empresa parceira, que pode então passá-los por seu próprio tradutor de EDI, adaptando-os de acordo com seu sistema padrão e obtendo as informações necessárias do pedido.
Etapa 5: Organizando o pedido
Com a “tradução” dos dados, os mesmos podem ser acessados de maneira rápida e fácil, permitindo que o pedido de compra seja processado pelo fornecedor, de acordo com a organização, logística e planejamento da empresa.
Etapa 6: Finalizando o pedido
Por fim, é realizado um novo processo de transferência de informação com as atualizações do pedido, ou seja, a empresa parceira irá compartilhar as informações referentes ao faturamento. Dessa forma o processo é cíclico e a comunicação flui nos dois sentidos através de uma conexão pré estabelecida.
É importante ressaltar que os sistemas de EDI são velozes e relacionam-se em tempo real com compradores e fornecedores. Por se tratar de uma ferramenta capaz de transferir diferentes informações, ela proporciona uma série de benefícios para empresas de diferentes setores.
Benefícios do sistema EDI na logística
Implantar novas tecnologias na empresa é um grande desafio, no entanto, quando bem instaladas, elas podem oferecer uma série de benefícios em termos de eficiência operacional, agilidade nos processos, segurança de informação e otimização de recursos. Confira algumas das vantagens oferecidas pelo sistema EDI na logística:
1. Automação de processos
Compartilhamento de informações dentro de cadeias de suprimento é fundamental para dar sequência aos processos e manter a estrutura operacional sempre em movimento. Uma das formas de garantir que as informações sejam passadas de forma correta para cada etapa durante o processamento de um pedido é a partir da automação da informação e sua centralização.
Sendo assim, a aplicação do EDI na logística ajuda a eliminar o trabalho manual para reunir, centralizar informações e distribuir as atividades, fazendo tudo isso de forma automática, proporcionando redução nos custos, minimizando a burocracia, agilizando a execução de atividades, melhorando o desempenho e atendimento aos clientes, além de facilitar a comunicação entre empresas e parceiros.
2. Padronização das informações
É provável que seu armazém se relacione com mais de uma empresa e esse cenário resulta em um dos maiores problemas de gerenciamento: a padronização das informações. Em geral, cada empresa tem o seu próprio sistema, o que pode dificultar a comunicação e atrasar alguns processos dentro de seu CD.
Com o sistema EDI é possível trocar dados com fornecedores e empresas parceiras, facilitando a leitura pelos sistemas utilizados. Dessa forma, o preenchimento de notas fiscais, remessas, entradas e saídas de mercadorias, assim como envio de pedidos, não ficam submetidos a atrasos por problemas de registro.
3. Acompanhamento de pedidos
O rastreamento do status de um pedido, desde a expedição, despacho e entrega, já é uma realidade para os consumidores. E isso só é possível graças ao EDI, que permite o compartilhamento das informações registradas nos softwares de gestão das empresas, garantindo a confiabilidade e segurança do cliente no acompanhamento do seu pedido. Nesse novo cenário, o comprador pode monitorar desde a emissão de notas fiscais, passando pela separação do pedido, trajeto percorrido pelo transportador e, finalmente, a entrega.
4. Aumento da produtividade
Uma vez que se elimina a dependência de atividades e registros realizados de forma manual, os processos ganham maior velocidade, o que agiliza cada etapa do processamento de um pedido e aumenta a produtividade logística, resultando em maior competitividade e lucratividade para a empresa.
5. Melhor relacionamento com o cliente
Com o EDI, sua empresa oferece serviços mais rápidos, transparentes e seguros a todos os envolvidos, sejam parceiros ou o cliente final. Dessa forma, o relacionamento tende a ser aprimorado, com ganhos de diversas ordens para o negócio.
Como implementar o sistema EDI na logística de sua empresa
Para que um armazém opere de forma eficiente, é fundamental que se utilize softwares de gestão especializados, afinal o sistema EDI não pode ser implantado sozinho. Além do ERP, uma das tecnologias mais utilizadas na intralogística e que impulsiona os melhores resultados junto ao EDI é o sistema WMS.
O WMS oferece suporte integral às atividades rotineiras de um armazém e fornece rastreamento preciso e em tempo real dos níveis de estoque. Funções como receber remessas, estabelecer endereços para as mercadorias no estoque, processar pedidos e direcionar o picking estão entre as fáceis tarefas realizadas pelo software. E, para tornar a cadeia de suprimentos ainda mais forte e eficiente, considere conectar EDI ao seu WMS. Algumas dicas que devem ser levadas em consideração ao optar pela implantação EDI:
Defina as necessidades: Quais dados deverão ser trocados? Quais serão os responsáveis por enviar e receber as informações? Quem são os fornecedores e parceiros que necessitam dessa integração? Antes de qualquer implantação, organize o fluxo de dados que será realizado em seu armazém.
Crie seu padrão de arquivo, o que melhor se adapta à realidade de seu armazém. Nesse processo de organização, considere também a nomenclatura e a apresentação visual do documento.
Capacite sua equipe: qualquer nova tecnologia aplicada em seu armazém configura em uma mudança cultural e na rotina de seus colaboradores. Garanta que, durante o processo de implantação, sua equipe esteja treinada e segura quanto ao uso de novos sistemas.
Efetue testes: ao começar operar um novo sistema, realize testes e valide se o EDI corresponde às suas expectativas e gera resultados estimados pela empresa.
Monitore: uma vez implantado, é preciso acompanhar de perto os resultados alcançados com a utilização do sistema. Revise: há problemas que ainda necessitam de ajustes? Os resultados obtidos estão sendo satisfatórios?
Seguindo as dicas propostas, a transferência de dados via EDI não só aumentará a velocidade do processamento de pedidos, como também eliminará os erros decorrentes da intervenção humana.
Sistemas que trabalham juntos são bem-sucedidos juntos
Um WMS é adotado para simplificar o gerenciamento de armazéns, enquanto o EDI existe para agilizar as comunicações entre fornecedores e seus parceiros comerciais de varejo. Quando as tecnologias estão em sintonia, o trabalho acontece simultaneamente – os documentos são trocados enquanto o inventário está sendo atualizado.
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