Entenda a importância da Acuracidade de Estoque, saiba como medir e como aumentar o percentual em seu armazém.
Cuidar da logística de uma empresa tem se tornado uma tarefa cada vez mais desafiadora, afinal, é preciso buscar uma melhoria constante no atendimento ao cliente e, ao mesmo tempo, reduzir custos. Aliar esses dois objetivos pode ser mais fácil quando o gestor faz um acompanhamento de indicadores logísticos importantes para o seu negócio, conseguindo não apenas monitorar como estão os processos, como também identificar falhas que podem ser ajustadas a tempo de não causarem grandes prejuízos.
Em nosso Blog já tratamos de importantes KPIs, como o OTIF (On Time In Full), o OCT (Order Cycle Time), o OFR (Order Fill Rate) e o OTD (On Time Delivery), muitos deles relacionados à qualidade do atendimento ao cliente. Já no que tange à gestão do estoque, existe um indicador de extrema relevância, a Acuracidade de Estoque. É sobre esse KPI que vamos tratar neste texto.
O que é Acuracidade de Estoque?
O termo “acuracidade” tem origem na palavra inglesa “accuracy” e traz em seu significado a ideia de precisão. Em Logística, significa ter informações exatas sobre os produtos estocados, ou seja, ter uma equivalência entre o que está registrado no sistema e o que realmente consta no armazém físico. Na prática, essa precisão quer dizer que quando um funcionário for para o local do registro, a peça estará lá, no local exato, na quantidade registrada por lote ou número de série e rotulada corretamente.
Nesse sentido, a Acuracidade de Estoque indica o nível de qualidade e confiabilidade da informação contida nos sistemas de controle, em relação à existência física dos itens. Nos casos em que essa informação não confere com o saldo real, dizemos que o inventário não é confiável ou não tem acuracidade.
Por que a Acuracidade de Estoque é importante?
Manter uma alta acuracidade significa garantir uma visualização confiável e atualizada do seu estoque – seja ele em um armazém, local de fabricação ou loja de varejo. Mas não basta apenas disponibilizar essas informações para a equipe do escritório e indivíduos selecionados. Para garantir uma operação eficiente, todo trabalhador que interage com seu estoque deve ter visibilidade em tempo real do mesmo. O impacto disso pode atingir outras áreas, tais como:
Cumprimento mais rápido de pedidos – A partir do momento em que um novo pedido é recebido, a equipe precisa de dados confiáveis para separar, embalar e enviar com precisão. Seu nível de acuracidade determinará a rapidez com que essas tarefas podem ser executadas – e quão propensas a erros estarão. Vale acrescentar que a acuracidade será um fator significativo para garantir a agilidade na entrega, a qual é hoje um fator crucial para qualquer negócio competitivo e tem um efeito tangível na satisfação do cliente e na sua retenção.
Armazém eficiente – No nível operacional, alcançar a precisão dos dados de estoque significa que a equipe pode realizar tarefas diárias de maneira mais produtiva e eficiente. Um ponto de dor comum em uma operação intralogística é que os trabalhadores precisam gastar um tempo percorrendo o CD em busca de itens que foram extraviados, esgotados ou que já expiraram e não estão aptos para venda. Com um estoque preciso, esses desafios podem ser mitigados.
Contagens confiáveis de estoque – Aqui trata-se de um benefício de mão dupla: ao contar o estoque corretamente, obtemos acuracidade e, com maior acuracidade, podemos contar com mais eficiência. O truque para alcançar isso é contar com as tecnologias e processos corretos. Se seu método de contagem atual envolve pausar a operação, abrindo brechas para o atraso no atendimento de pedidos, você está perdendo eficiência. Soluções como o sistema WMS e o coletor RF podem dar a você a capacidade de contar periodicamente zonas e produtos designados, mantendo suas operações em funcionamento. E, contando com mais regularidade, fechar o armazém para fazer uma única contagem anual torna-se coisa do passado.
Economia de custos – a economia de custos é inevitável quando você tem uma força de trabalho mais produtiva que pode atender pedidos com maior eficiência e com precisão. Sua equipe está fazendo mais com menos erros – economizando tempo e dinheiro.
Redução de perdas – quando você procura ter uma alta Acuracidade de Estoque, automaticamente está trabalhando para reduzir as perdas no armazém, as quais são responsáveis por um grande prejuízo financeiro.
Basicamente, se uma operação prioriza a alta Acuracidade de Estoque, fazendo contagens frequentes, o gestor consegue identificar perdas e divergências e fazer os ajustes necessários para evitar que ocorram novamente. Caso contrário, essas perdas podem se acumular e os prejuízos podem ser grandes.
Para se ter uma ideia do quanto a acuracidade tem ligação direta com a saúde financeira de uma empresa, pesquisa realizada pela Associação Brasileira de Prevenção de Perdas (Abrappe) aponta que as perdas do varejo brasileiro em 2018 foram de 1,38% sobre o faturamento líquido, o que representa um valor de aproximadamente 21,46 bilhões de reais. Dentre as causas principais estão: quebra operacional (36%), furto externo (20%), erros de inventário (13%), furto interno (11%) e erros administrativos (9%). Tais perdas poderiam ser evitadas se as empresas buscassem alcançar o máximo de Acuracidade de Estoque.
Tomada de decisões mais assertivas – Em linhas gerais, se as informações sobre o estoque não forem confiáveis, o gestor não conseguirá tomar decisões assertivas e isso afetará também os setores de Produção, Compras e Vendas, já que os mesmos precisam saber a real situação do estoque para desenvolvem o seu trabalho.
Como medir?
O cálculo da Acuracidade de Estoque pode ser feito avaliando-se cada item separadamente ou o total armazenado. Para ambos os casos, basta dividir o número contabilizado no estoque físico pelo que consta no sistema e multiplicar por 100.
Acuracidade de Estoque = Nº de itens contabilizados no estoque / Nº de itens que constam no sistema x 100
Por exemplo, se na contagem no estoque constatou-se que há 120 unidades de determinado item e o sistema mostra 135, o cálculo seria 120÷135 = 0,88 que, ao ser multiplicado por 100, dá um índice de acuracidade de 88%.
O valor ideal pode depender tanto do tipo de mercadoria quanto da natureza do negócio, contudo, o percentual mais adequado seria o mais próximo de 100%. As boas práticas de mercado recomendam um valor acima de 95%.
Como alcançar um alto índice de Acuracidade de Estoque?
Você está cansado de perder vendas e clientes porque percebe tarde demais que está sem estoque de determinados produtos? Ou está cansado de descartar itens que venceram dentro do seu armazém ou de ter que justificar ao seu diretor que houve perdas de mercadorias armazenadas? Nesse caso, é hora de melhorar a acuracidade do seu estoque.
Conforme destacamos anteriormente, ao rastrear com precisão seus produtos, você poderá melhorar seu desempenho como empresa e executar operações mais eficientes.
Por isso, é preciso agir agora. Para te ajudar, separamos algumas dicas para elevar a Acuracidade de Estoque:
Entenda seus processos – O primeiro passo para aumentar a Acuracidade de Estoque é entender seus processos existentes. Ao identificar onde já existem ineficiências em sua operação, você pode criar uma estratégia para enfrentar e otimizar os fatores relevantes.
Reduza o manuseio dos produtos – Determine o número de pontos de contato que cada produto possui durante sua jornada pelo armazém e tente reduzi-los para o mínimo possível. Quanto mais vezes os funcionários interagem com um produto, maior a probabilidade de ele ser extraviado ou de ser incorretamente registrado. Se você estiver usando processos manuais para rastrear seu estoque, trabalhar para diminuir o número de pontos de contato é uma boa maneira de reduzir temporariamente o risco de erro humano.
Identifique corretamente as mercadorias – Outro passo importante é garantir que os nomes, números e descrições dos itens sejam consistentes em todos os locais em que aparecerem. Uma maneira mais avançada de identificar itens com exclusividade é através do código de barras. Ao aplicar códigos de barras aos seus produtos (e aos seus respectivos locais de armazenamento), o armazenamento e a separação se tornam mais rápidos e assertivos. Com essa opção, não há espaço para ambiguidade.
Implemente contagens cíclicas – É muito importante fazer contagens periódicas do estoque, de modo a identificar pequenas divergências e fazer as correções antes que se tornem grandes prejuízos. Muitas empresas optam por fazer apenas uma contagem ao ano (inventário geral), tendo que parar a operação para realiza-la. E, em muitos casos, quando as perdas são identificadas, já é tarde demais para fazer ajustes e evitar os prejuízos.
É por isso que o mais recomendado é utilizar a contagem cíclica, a qual é inserida na rotina do armazém, sem haver a necessidade de parar os trabalhos. Nesse caso, os itens podem ser conferidos em grupos (por lote, zona de armazenagem, por tipo, etc.), sendo a frequência de contagem definida a partir de critérios como o seu giro, valor, histórico de perdas / índice de divergência, dentre outros parâmetros.
Para a realização dos inventários cíclicos, contar com o sistema WMS auxilia significativamente, pois o software gera automaticamente as ordens de contagem e registra tudo o que já foi auditado, evitando confusões e erros por parte dos funcionários. O WMS possui um conjunto de modelos de inventário ideais tanto para inspeções rotineiras de qualidade quanto para o monitoramento das movimentações no armazém. Dessa forma, é possível controlar tudo o que entra e sai do CD, garantindo maior segurança e registrando dados corretos, detalhados e atualizados.
Treine e motive seus funcionários – Todos os colabores que fazem o manuseio dos produtos devem ter em mente a manutenção da alta acuracidade do estoque. Para isso, é importante oferecer treinamentos mostrando como eles devem cumprir os procedimentos de controle e segurança. Além disso, como forma de incentivo, esses podem ser bonificados se a meta for atingida.
Priorize bons processos e conte com a tecnologia
Alcançar um alto índice de Acuracidade de Estoque é um dos pilares para que o seu negócio tenha sucesso. Portanto, priorize esse indicador, faça a sua medição periodicamente e busque um bom controle e a segurança dos produtos armazenados. Quando necessário, reavalie seus processos operacionais e administrativos. E não se esqueça de que a tecnologia é uma grande aliada, ajudando a evitar erros e a identificar divergências a tempo de serem corrigidas.
Para saber mais sobre inventário de estoque, leia o nosso Guia Completo.
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