Conheça os 8 principais desafios na gestão de armazém logístico e descubra como superá-los com as estratégias e ferramentas certas
A gestão de armazém é uma atividade crucial para a saúde financeira de um negócio. Quando bem executada, ela assegura que produtos estejam disponíveis sempre que necessários, organizados e manuseados de forma correta, a fim de reduzir os custos, aumentar a eficiência operacional, melhorar a qualidade dos serviços, proporcionar maior velocidade de entrega e, consequentemente, a satisfação dos clientes.
No entanto, para muitas empresas, a realidade da gestão de armazém é diferente e ainda assume um lugar de grande desafio e pensamento estratégico. Gerenciamento de estoques, logística reversa, atrasos nas entregas de pedidos, processos manuais, segurança dos colaboradores e falta de capacitação são alguns dos muitos gargalos que impedem o sucesso dos negócios.
Pensando em ajudar você, gestor, a solucionar algumas das dificuldades da cadeia logística, apresentamos, neste artigo, 8 principais desafios na gestão de armazém e quais soluções são necessárias para enfrentá-los, com base em boas práticas e experiências de mercado. Confira:
1- Controle de estoque
Um dos principais desafios para a gestão de armazém, sem dúvidas, é o controle de estoque. Podemos dizer que o inventário funciona para a cadeia logística com uma espécie de coluna dorsal, ou seja, é a estrutura fundamental que sustenta não só o fluxo de trabalho, como também as próprias vendas..
Dito isso, assegurar um excelente controle e manutenção do equilíbrio entre a oferta e a demanda é fundamental para a continuidade das operações. A falta de controle pode levar a grandes problemas, como excesso ou falta de produtos, influenciando uma experiência negativa com o consumidor, além de proporcionar desperdício de recursos e aumento dos custos operacionais.
Resolvendo o desafio:
Uma das principais soluções para realizar o controle de estoque na gestão do armazém é o uso de um sistema de gerenciamento de armazéns (WMS). O WMS é uma ferramenta que auxilia na gestão de estoques, desde o recebimento dos produtos, passando pelo seu endereçamento, até a expedição.
O software permite maior eficiência de processos na medida em que realiza a rastreabilidade dos produtos do inventário em tempo real. Dessa forma, gestores e colaboradores conseguem acompanhar o nível de produtos disponíveis, assegurando que não haja excesso ou falta de itens, assim como organizá-los e manuseá-los de acordo com o histórico de pedidos.
2- Falta de espaço de armazenamento
Uma das situações mais comuns entre as empresas é a falta de espaço de armazenamento nos estoques. Isso acontece por alguns motivos, como o crescimento da demanda, sazonalidade, grande variedade de produtos em um inventário ou falta de planejamento de produtos. Esse problema gera uma série de consequências, como o aumento dos recursos financeiros, perda de produtos obsoletos e custos adicionais de galpões para comportar o excesso de produto.
Resolvendo o desafio:
Para resolver esse problema é preciso compreender o padrão de compra dos clientes atuais e também as influências do mercado. Conhecer a demanda de cada período, assim como a quantidade de produtos mais e menos comprados auxilia na hora de organizar o estoque e, principalmente, realizar o abastecimento de acordo com o volume de compras.
Com o uso de sistemas como WMS é possível, de forma automatizada, realizar o balanceamento das linhas e organizar o estoque da melhor forma. Desde o momento em que a mercadoria chega ao armazém, o software WMS já começa a atuar, indicando o melhor endereço para que a mesma seja alocada. Para tanto, o sistema considera as características específicas do item e o seu giro.
O mais interessante é que o WMS é capaz de identificar produtos que possuem menor rotatividade e que podem ser armazenados em áreas menos nobres do armazém. Isso também acontece com os itens de alto giro, que passam a ocupar áreas próximas à expedição. Além disso, a ferramenta calcula o espaço disponível de armazenamento e cria regras de organização, aproveitando minuciosamente cada m² do armazém. Outra vantagem são as rotinas de desfragmentação e o reabastecimento automático, sempre nas quantidades ideais para manter o equilíbrio do estoque.
3- Otimização do picking
O picking é onde ocorre a maior parte dos problemas do gerenciamento de armazém, isso acontece por um simples motivo: ele é a soma de erros que aconteceram anteriormente em processos, como por exemplo, recebimento de produtos e armazenamento de estoque.
Se o controle e gerenciamento de estoque não forem executados de forma eficiente, o picking ficará altamente vulnerável a erros aumentando os custos e reduzindo a qualidade do serviço prestado. Sendo assim, as coletas de produtos e os envios aos destinatários podem ser comprometidos.
Resolvendo o desafio:
Por se tratar de uma atividade de separação e coleta de produtos para atender aos pedidos dos clientes, o picking é um processo que pode consumir muito tempo e recursos. Logo, investir na tecnologia WMS, pode aumentar a produtividade, uma vez que o software oferece recursos de planejamento de rotas de coleta, identificação de produtos por código de barras e monitoramento em tempo real de colaboradores.
Com o WMS, seu colaborador não precisa ficar perdendo tempo procurando por produtos no estoque. O sistema orienta, através de notificações, todo o passo a passo que precisa ser realizado, evitando erros e especialmente atrasos.
A otimização proporcionada pelo software é capaz de reduzir o tempo de coleta dos produtos, melhorando a produtividade do armazém e permitindo atender mais pedidos em um mesmo período de tempo. Além disso, com uma melhoria no picking, há a diminuição do reduz o tempo de envio e espera dos clientes, mitigando a probabilidade de erros e aumentando a satisfação dos clientes.
4- Gerenciamento de pedidos
Que o modelo de consumo mudou nos últimos anos não é novidade para ninguém. O acesso à internet no Brasil de forma democratizada, somado aos muitos canais de vendas disponíveis, facilitou a compra online.
No entanto, segundo o levantamento realizado pelo Procon de São Paulo, entre os anos de 2019 e 2020, houve um aumento de 285% nas reclamações realizadas contra compras online e a maior parte delas são atribuídas à demora ou não entrega do produto. É possível concluir que o aumento da demanda impactou diretamente no gerenciamento de pedidos, que se tornou um dos grandes desafios para a gestão de armazém no cenário atual.
Resolvendo o desafio:
A otimização do gerenciamento de pedido é possível com o investimento em tecnologias. O sistema WMS, por exemplo, contribui no gerenciamento das informações dos pedidos em tempo real, indicando ao colaborador a disponibilidade do produto no estoque, a localização dos itens no armazém, a quantidade de cada mercadoria a ser separada e outros detalhes relevantes para aumentar a qualidade do atendimento ao cliente.
Outra ferramenta que é bastante útil, especialmente para empresas que vendem em vários canais, é o sistema OMS. Com o software, é possível centralizar informações referentes a pedidos, estoques e entregas em um único lugar, garantindo um fulfillment ágil e um atendimento personalizado.
5- Precisão da entrega
Um dos maiores desafios enfrentados na gestão de armazém é a precisão de entrega. Para muitas empresas, garantir eficiência e satisfação do cliente no processo de envio e recebimento de pedidos ainda é uma dificuldade. O problema é que, caso esses processos não ocorram de forma eficiente, o negócio pode ganhar uma reputação negativa no mercado.
Globalmente, cerca de 30% dos pedidos de troca e devoluções são feitos devido a entregas erradas ou danificadas. Esse é um número bastante expressivo e que demonstra a importância de garantir processos precisos de coleta, embalagem e envio no depósito. Com a concorrência cada vez mais acirrada, oferecer um serviço de qualidade e confiável é fundamental para se destacar e fidelizar os clientes.
Resolvendo o desafio:
É fundamental contar com recursos que possam controlar a movimentação de produtos no depósito e rastrear os pedidos em tempo real. Em geral, essa atividade é realizada de forma manual, o que pode desencadear erros. Sistemas de gerenciamento, no entanto, conseguem monitorar cada etapa do processo de entrega, desde a separação e coleta dos produtos até a expedição, garantindo que cada item seja enviado para o local correto, no prazo estipulado e em perfeitas condições.
Vale a pena investir em soluções como o sistema WMS (para organizar os processos internos no armazém), OMS (para otimizar o gerenciamento de pedidos) e TMS (para obter maior controle sobre os transportes). Trabalhando integrados, esses softwares podem trazer um grande salto de performance e qualidade às entregas.
6- Gestão de custos
Entender a gestão de custos é fundamental para o sucesso e lucratividade dos negócios, afinal, o armazém é responsável pela maior parte dos recursos financeiros de uma empresa, incluindo despesas com mão de obra, equipamentos, espaço de armazenamento, energia elétrica, segurança, entre outros.
Um bom gerenciamento de custos permite que o armazém opere de forma mais eficiente, reduzindo gastos desnecessários e maximizando a produtividade com o uso dos recursos já disponíveis, possibilitando mais lucratividade e criando novas vantagens competitivas, como a redução de preços para os clientes.
Resolvendo o desafio:
Se a sua empresa está gastando demais, talvez seja a hora de rever a logística e pensar na possibilidade de investir em sistemas que colaboram com a otimização de processos. O sistema WMS, por exemplo, ajuda a automatizar e otimizar muitos processos do armazém, reduzindo os custos da operação.
O software é capaz de prever demandas, evitando a superprodução e reduzindo os custos de armazenamento. Além disso, evita excessos e escassez de produtos, realiza a gestão eficiente de colaboradores, reduz o tempo ocioso de atividades, aumenta a produtividade dos funcionários, controla o fluxo de mercadorias e garante que processos sejam realizados de forma rápida e precisa, sem atrasos ou retrabalhos.
7- Logística reversa
A logística reversa pode ser um grande desafio para a gestão de armazém. Se cuidar do fluxo normal do pedido já é uma tarefa complexa, gerenciar o caminho inverso, ou seja, o retorno da mercadoria devolvida pelo cliente ao depósito, certamente exige o dobro de organização e controle.
Em um mercado onde os consumidores esperam por entrega e devolução gratuita, a logística reversa pode significar gastos de recursos e trabalho redobrado envolvendo identificação e separação de produtos, controle de inventário, processamento de reembolso e disposição ambientalmente correta dos itens.
Resolvendo o desafio:
A solução para esse desafio pode ser encontrada também no sistema WMS, que permite a rastreabilidade de produtos retornados, bem como a automação de processos, como inspeção, reparo, reembalagem e venda novamente do produto.
O WMS oferece, ainda, relatórios em tempo real sobre a localização de produtos, condição e histórico de movimentação, o que facilita o gerenciamento e a tomada de decisões.
8- Mão de obra qualificada
A falta de mão de obra qualificada e treinamento adequado podem levar a erros, acidentes e perda de produtividade, desafios enfrentados por muitos armazéns logísticos. O sucesso na gestão do armazém depende, em boa parte, de uma equipe qualificada e experiente, capaz de realizar as tarefas diárias de forma eficiente e segura.
A importância de ter colaboradores altamente capacitados é ainda mais crítica na era da automação digital e novas tecnologias, onde a operação do armazém requer conhecimentos técnicos mais avançados.
Resolvendo o desafio:
Para solucionar esse problema, é importante investir em bons treinamentos, dessa forma colabora-se para que funcionários adquiram as habilidades, competências e conhecimentos necessários para executar as tarefas de forma eficiente. A implementação de processos de recrutamento e seleção adequados e um plano de carreira também são essenciais para atrair e reter uma equipe qualificada.
Conte também com soluções que automatizam tarefas e deixam os trabalhos mais práticos, o que dispensará horas e horas de treinamento. E não se esqueça: na hora de avaliar os softwares, considere a facilidade de uso!
Pessoas e tecnologia: o futuro da gestão de armazém
Nesse artigo compartilhamos alguns dos desafios mais comuns e soluções práticas para a gestão do armazém logístico. É possível concluir que a utilização de tecnologias como o WMS pode trazer inúmeros benefícios para as empresas, tais como aumento da eficiência, redução de custos, melhoria da precisão e da qualidade dos processos, além de garantir uma melhor experiência para o cliente.
No entanto, é importante destacar que o sucesso na gestão do armazém depende também da adoção de uma gestão estratégica, capacitada e comprometida com a melhoria contínua dos processos e da qualidade do serviço prestado.
Ao investir em soluções tecnológicas e em mão de obra qualificada, você garante uma gestão eficiente de seus armazéns e obtém uma maior competitividade no mercado, reduzindo custos e aumentando a satisfação do cliente.
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