Pequenos gargalhos nos processos escondem custos no armazém que impactam na saúde financeira da empresa e, até mesmo, na satisfação do cliente
Quando foi a última vez que você avaliou o verdadeiro custo do seu armazém? Que fatores foram levados em consideração? Será que, hoje, você realmente tem uma operação eficiente e econômica ou ainda existem pontos de melhoria?
Receber um produto, armazená-lo, separar pedidos e enviar parece um procedimento relativamente simples, mas você, que trabalha com esses processos, sabe que não é bem assim. Há o grande desafio de garantir que o item certo esteja no lugar certo e na hora certa. Também é importante assegurar que toda a operação ocorra em um fluxo contínuo e sem quaisquer gargalhos. Sem contar o grande cuidado que se deve ter no manuseio, alocação e segurança das mercadorias, de modo a evitar perdas.
E aí estamos falando de gerenciar milhares de SKUs, administrar bem o espaço, monitorar o trabalho das pessoas, assegurar o uso inteligente de equipamentos e a sua correta manutenção, enfim… Em cada aspecto desse existe um custo inerente e qualquer desatenção em um ponto pode não apenas causar um prejuízo ali, como também impactar nos custos da operação como um todo. É por esses motivos que você precisa entender bem os gastos relacionados a cada processo, com uma atenção especial aos custos ocultos no armazém. É sobre eles que iremos tratar neste texto.
Onde você pode estar gastando mais
Em média, 70% dos custos de um armazém estão relacionados ao manuseio dos produtos, ou seja, a parte mais cara da sua operação é exatamente a movimentação. O picking está na ponta dos processos mais caros, podendo consumir até 60% do total das despesas da operação. Mas não podemos esquecer de outras etapas que também envolvem a movimentação de mercadorias, como o recebimento, put-away, reabastecimento e expedição. Há que se considerar, ainda, as despesas envolvidas no uso do espaço, principalmente se você utiliza um galpão alugado. É preciso utilizar bem cada m² do seu armazém, afinal, ele vale muito.
Você já pensou também nos custos relacionados à logística reversa? E quando as trocas e devoluções acontecem por erros no picking? Certamente, você já percebeu que estamos falando de um efeito dominó. Se um funcionário seu manuseia um produto incorretamente, envia-o com algum dano ao cliente e o mesmo pede a sua reposição, você não apenas está perdendo dinheiro na sua operação como pode pode minar a reputação do negócio. Isso também acontece quando o separador envia um produto incorreto, o qual pode, inclusive, ser danificado no “vai e vem” entre o cliente e o centro de distribuição.
Nesse sentido, um ponto-chave é assegurar que cada mercadoria seja manuseada o mínimo possível e da forma correta. Do mesmo modo, sua equipe deve estar pronta para desenvolver suas tarefas com total precisão e assertividade.
Mas, afinal, o que torna um armazém mais eficiente e lucrativo que o outro? Há muitos fatores envolvidos, mas podemos assegurar que um deles é a atenção dada aos custos ocultos. Você ainda tem dúvidas sobre quais são eles? Conheça-os a seguir.
Custos ocultos no armazém
Chamamos de “custos ocultos” aqueles que podem passar “batido” ou que não se manifestam de forma clara na gestão financeira, mas que certamente estão pesando nas despesas e fazendo sua operação perder um dinheiro que poderia ser investido em melhorias. Vamos, então, detalhar melhor cada um deles:
1) Trajeto dos funcionários: acessos repetidos ao mesmo local e/ou longas distâncias
O trajeto dos funcionários responde, em média por 60 a 70% dos custos de mão de obra. Como a movimentação dos operadores no armazém é uma atividade rotineira na operação, é difícil entender que ali pode estar havendo alguma despesa. No entanto, se você se atentar os detalhes, certamente será capaz de identificar.
Por exemplo, se o funcionário vai e volta várias vezes ao mesmo local para separar um produto, há uma ineficiência que poderia ser ajustada com o auxílio da tecnologia. Para esses casos, comum em operações que lidam com pedidos fragmentados, o sistema WMS possui a solução de agrupamento de pedidos, ou batch picking, através da qual o separador vai até um endereço e já separa uma quantidade maior de determinado produto presente em vários pedidos. Na área de expedição, esses produtos são separados no put wall (ou divisão em colmeia) e o pedido é finalizado. Com isso, há um ganho de produtividade e o tempo adicional que o funcionário gastaria no “vai e vem”, separando uma mercadoria por vez, pode ser aproveitado para a execução de outra tarefa.
Há também a situação em que o separador percorre longas distâncias para buscar as mercadorias que constam no pedido, gastando um tempo excessivo no processo de picking. Isso poderia ser resolvido com a organização inteligente do espaço de armazenagem (segundo a Classificação ABC) e do percurso do funcionário. O WMS também auxilia nessas situações. Além de fazer o endereçamento automático do estoque, seguindo as regras de armazenamento de cada item e a curva ABC, o software também coordena a execução das tarefas (Convocação Ativa), organizando-as para que o operador sempre percorra o menor trajeto. O sistema conduz todas movimentações visando, ainda, reduzir o manuseio dos produtos.
2) Produtos em posições inadequadas e/ou falhas no slotting
O armazenamento inadequado de uma mercadoria aumenta o número de posições de palete necessárias para guardar o item e os esforços operacionais para o put away e o picking.
Por exemplo, em algumas empresas, o endereçamento dos produtos é definido apenas com base nos tipos, tamanhos ou requisitos de armazenamento de SKU, sem levar em conta o giro do produto e as distâncias percorridas pelos funcionários. Assim, acaba acontecendo o problema apresentado no primeiro tópico, atrasando os processos e podendo, até mesmo, ocasionar erros e retrabalhos. Sem contar que a fragmentação excessiva do estoque pode levar ao mau uso do espaço de armazenagem. No final, acaba-se gastando mais.
É por essas razões que as empresas têm investido em sistemas de gestão, como o WMS. O software conta com a funcionalidade de slotting, a qual visa definir a melhor posição de cada produto com os objetivos de maximizar o uso do espaço, melhorar a eficiência de armazenamento e separação e reduzir os custos de manuseio, otimizando a localização do produto e balanceando a carga de trabalho.
Essa estratégia leva em consideração uma série de fatores, como localização, dimensões e peso do produto, para sequenciar os itens no trajeto de separação e, assim, definir as melhores posições. O slotting adequado leva a um deslocamento reduzido do funcionários, cargas mais estáveis, menos acidentes e menos quebra do produto.
3) Modalidade de picking equivocada para o negócio
No primeiro tópico, falamos sobre o agrupamento de pedidos (batch picking) como uma solução estratégica para armazéns que lidam com pedidos fragmentados. Pois bem. Em muitos casos, nessas operações ainda são utilizadas modalidades de picking mais corriqueiras, como o order picking, em que o cada operador atende um único pedido por vez. Nesse contexto, a ineficiência é certa e o aumento dos custos também.
Do mesmo modo, armazéns que lidam com grandes volumes precisam utilizar o tipo de separação mais adequado. E assim por diante. Cada operação possui a sua particularidade e precisa adotar o modelo de picking que melhor se encaixa às suas necessidades. Quando isso não acontece e a empresa utiliza um método sem critério, é provável que haja um maior custo nesse que já é um dos processos mais dispendiosos da operação.
4) Put away e picking baseados em papel
Tanto a guarda dos produtos pós-recebimento quanto a separação dos pedidos são processos cruciais para que o armazém opere com eficiência. Falhas e atrasos em qualquer uma dessas etapas afetam a operação como um todo e o pior: podem impactar até na satisfação do cliente. Em muitas empresas, tais processos são executados de forma 100% manual, com o auxílio de documentos e listas em papel. Com o papel em mãos, já há uma perda de eficiência natural em localizar a informação, ler, inspecionar produto, confirmar, etc. Além disso, quando o funcionário precisa ir até a impressora buscar os documentos já há mais uma perda de tempo. E mais: processos baseados em papel são susceptíveis de erros e retrabalhos.
Para evitar esses gargalos, vale investir na utilização de coletores ou smartphones integrados com o sistema WMS, ou mesmo, para o caso de operações mais complexas, em sistemas de automação. A tecnologia vem exatamente para eliminar os problemas que os processos manuais acarretam, portanto, empresas que têm priorizado a digitalização e modernização em suas operações acabam tendo um salto muito grande não apenas em eficiência quanto em rentabilidade, já que os custos do armazém são reduzidos com o ganho de agilidade e precisão.
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5) Pouca atenção ao rastreamento do estoque
A gestão do estoque é desafio que envolve, antes de tudo, a manutenção do equilíbrio. Você não pode ter muito, o que pode levar a prateleiras cheias de produtos vencidos ou obsoletos, dinheiro parado ou uma instalação maior do que o realmente necessário. E você não pode ter pouco, resultando em escassez de produtos, pedidos não atendidos e clientes insatisfeitos. Portanto, o equilíbrio é fundamental. Para se ter uma noção do que isso significa em termos financeiros, estima-se que as empresas podem aumentar a lucratividade de 20 a 50% por meio de uma gestão cuidadosa do estoque.
O rastreamento é essencial. O produto deve ser monitorado e registrado desde o recebimento, pois as más práticas nessa etapa impactam todo o fluxo restante da operação. Seja por meio do uso de códigos de barras ou identificação por radiofrequência (RFID), um histórico detalhado de transações de estoque que entra e sai do depósito pode melhorar a visibilidade e reduzir erros, ajudando a reduzir custos. Quando você utiliza uma dessas ferramentas integrada ao sistema WMS, que fornece dados e atualiza o estoque em tempo real, você garante uma maior acuracidade.
Vale acrescentar que a vida útil e a rotação do estoque também podem ter uma grande implicação nos custos ocultos no armazém. Assim, é fundamental saber onde cada lote e quando o produto irá expirar. Se acontecem perdas dentro do estoque, há um prejuízo não apenas associado ao valor do item, mas ao custo de armazenagem e de mão de obra utilizada no recebimento e alocação da mercadoria.
Reduza os custos ocultos no armazém com os investimentos certos!
Ao longo das descrições nos tópicos anteriores, buscamos mostrar os custos ocultos no armazém, apontar formas de reduzi-los ou, até mesmo, eliminá-los. E você deve ter notado o quanto o sistema WMS pode ser um grande aliado nesse quesito. Ter um WMS forte ajudará a reduzir as despesas, aumentar a precisão do estoque e a capacidade de armazenamento e melhorar a satisfação do cliente. Isso tudo pode trazer uma grande vantagem competitiva ao seu negócio.
Em tempos de alta concorrência e com consumidores cada vez mais exigentes, a diferença entre sobreviver no mercado e prosperar está exatamente na forma como os gestores olham para os seus negócios, especialmente para os detalhes que podem passar despercebidos. Muitos desses “detalhes” podem trazer uma despesa oculta que impede uma empresa de crescer.
No caso da logística, o problema pode se tornar ainda mais crítico se a solução utilizada para sanar os custos for inadequada. Há quem, por exemplo, acredite que contratar mais funcionários, estender o prazo de execução das tarefas, passar horas e horas refazendo um mapa da operação ou revendo planilhas resolva. E, na verdade, isso pode trazer ainda mais despesas.
É por essas razões que o investimento em tecnologia hoje não é mais um diferencial, mas uma necessidade. Com as ferramentas certas, é possível utilizar os recursos do armazém com inteligência, aumentar os ganhos e os lucros. Por isso, fica a nossa recomendação: não deixe para amanhã a inovação que você pode implantar hoje!
