Descubra como o benchmarking logístico pode ajudar você a se tornar um dos líderes de desempenho do seu setor.
Compreender o funcionamento do mercado, acompanhar o que existe de novo quando o assunto são processos logísticos, atualizar-se sobre as novas tecnologias e boas práticas do segmento, assim como analisar os resultados das principais empresas alinhadas ao setor não são tarefas fáceis, contudo, representam ações fundamentais e decisivas para que gestores consigam estimular o crescimento e desenvolvimento de suas operações logísticas.
Sabemos que o gerenciamento de armazéns exige otimização de processos e velocidade para acompanhar as demandas do mercado, e tudo isso é um verdadeiro desafio para os gestores em suas rotinas de trabalho. Ambas as ações precisam acontecer de forma concomitante, pois não adianta melhorar internamente, sem saber o que se passa no ambiente externo, ou ter consciência do que acontece no mercado e ignorar os processos internos. Ter uma visão macro, nesse caso, é crucial.
Mas, afinal, é possível acompanhar os resultados e todas as novidades do mercado, assim como efetuar melhorias de maneira eficiente e respeitando a realidade da cadeia de suprimentos? A resposta é sim, e neste artigo compartilhamos com você algumas ideias importantes sobre o benchmarking logístico.
O que é benchmarking logístico?
Um dos pontos fundamentais para o crescimento de qualquer empresa é a mensuração e análise constante de seu desempenho, pois não é possível aumentar a visibilidade no mercado ou a lucratividade dos negócios se não houver objetivos, metas traçadas, plano de ação e acompanhamento de resultados.
Pensando nisso, questionamos: sua empresa é capaz de medir, hoje, com eficiência todos os processos? Na logística, um dos erros mais comuns é o não alinhamento e definição de metas objetivas em relação às práticas do segmento. Um armazém que consegue escolher de forma clara suas metas, bem como mensurar resultados e avaliar a qualidade de trabalho através de KPIs (indicadores de performance), corretos, de acordo com os critérios que deseja analisar, certamente está na frente da concorrência. No entanto, é importante compreender que dados e informações nem sempre são o suficiente, a menos que sejam comparados a algo.
Por isso, o benchmarking se faz necessário e se tornou um dos grandes aliados de gestores logísticos quando o assunto é alta performance. Ele auxilia na hora de definir as principais metas e métricas de acompanhamento. Em seguida, a partir desse processo, avalia-se o progresso e os resultados com base em uma análise comparativa.
De acordo com o American Productivity and Quality Center (APQC), benchmarking é “o processo de melhorar o desempenho continuamente identificando, compreendendo e adaptando práticas e processos excepcionais encontrados dentro e fora da organização”. Ainda de acordo com o órgão, estudar as melhores práticas oferece a maior oportunidade de obter uma vantagem estratégica, operacional e financeira.”
Na prática, o benchmarking logístico pode ser visto como um ponto de referência entre o seu armazém e a concorrência. Dessa forma, o armazém pode comparar o desempenho anterior de uma métrica com outras empresas ou com a média geral do setor. Logo, o benchmarking permite entender de forma clara e objetiva como seu armazém está atingindo ou não seus objetivos contribuindo na hora de tomar decisões.
Sintetizando, o benchmarking logístico permite que você, gestor, acompanhe métricas significativas e relevantes para o armazém, fornecendo um ponto de referência para comparações com outro período de análise de resultados e/ou outras empresas do mesmo setor, além de auxiliar no planejamento de metas e decisões estratégicas.
Por que o benchmarking é importante para o armazém?
Até aqui vimos que o benchmarking logístico fornece informações concretas sobre o desempenho do armazém, possibilitando uma visão mais clara sobre a sua condição em relação ao mercado, ou seja, se está operando de acordo com as metas e padrões definidos. Os padrões, aqui lidos como KPIs, avaliam diferentes critérios como: velocidade, custos, erros, danos, seguranças e satisfação do cliente. Ao compreender quais métricas devem ser consideradas e comparar os resultados com referências internas e externas, adquire-se vantagens estratégicas, operacionais e, até mesmo, financeiras.
Tudo isso tem um único objetivo: otimizar processos e alcançar melhorias operacionais de forma contínua. Tais resultados afetam diretamente a eficiência da operação e, quanto melhor o desempenho, mais competitiva a empresa se torna e mais lucrativo é o negócio.
Com o benchmarking logístico é possível, além de mensurar e melhorar continuamente processos, identificar e corrigir erros, justificar decisões de negócios, assim como fornecer dados que permitam contratações de tecnologias, investimento em equipamentos ou na infraestrutura do armazém. Vejamos um exemplo:
Um armazém tem dez operadores na área de picking. Eles foram monitorados e seu trabalho foi mensurado por hora. Com o tempo, foi observado que a métrica de acompanhamento para aquela área era de 100 pedidos por hora ou 10 pedidos por funcionário em uma hora. Tendo essas informações em mãos, uma vez que os números de pedidos caiam para 90/hora, o gestor é capaz de levantar algumas importantes hipóteses:
- Problemas no estoque.
- Problemas na organização do armazém.
- Tempo de picking insuficiente.
- Os colaboradores precisam de melhores condições de trabalho ou treinamentos.
- Necessidade de automação dos processos, reduzindo as tarefas manuais.
- Queda na demanda.
Diante desse cenário, é possível identificar de forma rápida o problema, assim como encontrar soluções baseadas em informações, promovendo melhorias em diferentes áreas da cadeia de suprimentos. Por outro lado, quando os números se mantêm constantemente iguais, há a oportunidade de traçar metas mais audaciosas – utilizando os recursos certos, claro, mas sempre buscando aumentar o desempenho do armazém.
Como aplicar o benchmarking logístico?
Agora que você já compreendeu a importância do benchmarking para o desempenho e melhorias em seu armazém, chegou a hora de aplicar na prática. Para isso, separamos algumas dicas para a execução na logística.
1. Identifique os processos do armazém
Toda e qualquer mudança começa com um planejamento e análise. Portanto, antes de aplicar o benchmarking logístico, certifique-se de que você tenha compreensão de todos os processos que são críticos em sua empresa e precisam de melhorias. Nesse primeiro momento, procure:
- Encontrar setores que estão registrando baixos desempenhos, atrasos na operação e resultados pouco ou nada efetivos.
- Descobrir quais processos teriam impactos positivos no desempenho se fossem otimizados.
- Identificar métricas e KPIs anteriores para ter uma noção prévia de resultados e facilitar na hora de elaborar novos objetivos e metas.
Nessa etapa, é possível contar com sistemas de gerenciamento especializados que fornecem dados para análises mais aprofundadas e fidedignas, como o WMS.
2. Faça um levantamento das principais empresas a serem avaliadas
Uma vez identificado todos os processos e setores que necessitam de melhorias, o próximo passo é detectar quais empresas do seu segmento são destaques e referências de gestão, desempenho, eficiência e qualidade. Para levantar essas informações você, gestor, pode levar em consideração alguns pontos como:
Concorrentes diretos ou indiretos
São aqueles que dividem o mesmo setor e/ou clientes do mercado. A partir de pesquisas de opinião, avaliações dos clientes, matérias jornalísticas ou publicações institucionais, você pode identificar seu nível de crescimento, métodos de trabalho, inovações, resultados de vendas, dentre outros dados que auxiliarão no benchmarking.
Empresas de outros segmentos
Apesar de não dividir os mesmos clientes, essas empresas podem trazer inovações e processos diferentes que servem de inspiração na hora de construir seu próprio método operacional.
Talvez, nessa etapa, você encontre dificuldades em encontrar informações sobre concorrentes. Além das dicas que mencionamos sobre onde obter dados, você pode analisar publicações técnicas disponíveis em canais de comunicação e revistas especializadas em logística. Feiras, exposições e eventos do setor podem contribuir com outras informações e atualizar sobre as novidades do mercado, então, sempre se mantenha atualizado e com excelente networking.
Vale acrescentar que o apoio de consultores também é uma forma de obter dados reais e atualizados para um benchmarking logístico eficaz.
3. Adapte o benchmarking à realidade da sua empresa
Após levantar dados e ter como base a metodologia de trabalho e o desempenho de concorrentes e empresas que são líderes no mercado, é chegada a hora de adaptar o benchmarking logístico à realidade do seu armazém, respeitando o contexto e processos próprios. Para isso você, gestor, pode:
- Definir um plano de aplicação e estabelecer as principais metas a serem alcançadas nos diferentes processos e setores que precisam de melhorias.
- Definir os recursos e as ferramentas necessárias para que as equipes e colaboradores envolvidos consigam atingir os objetivos de forma desejável.
- Identificar as métricas de acompanhamento para medir a evolução e os resultados das atividades.
- Executar um teste inicial que pode ser aplicado de forma restrita e comparar com os resultados anteriores antes de oficializar uma metodologia.
- Analisar os resultados do teste e verificar se as ações podem ou não ser aplicadas de forma efetiva.
Para ir mais longe: WMS e as funcionalidades para o benchmarking logístico
O monitoramento de dados requer atenção redobrada e é decisivo para chegar a melhores conclusões e metas cada vez mais claras e objetivas. Para isso, é importante contar com sistemas de gerenciamento que fornecem dados em tempo real e automatizam o trabalho manual, o qual pode ocasionar erros de registros e falhas de comunicação.
Um sistema WMS robusto tem tecnologia avançada e permite o acompanhamento de diferentes métricas e KPIs, fornecendo relatórios de desempenho, histórico de resultados e todas as ferramentas necessárias para alcançar boas práticas de aplicação do benchmarking em seu armazém. Confira alguns dos principais benefícios do WMS para o benchmarking logístico:
Acompanhamento dos processos em tempo real
O sistema WMS permite que gestores acompanhem as atividades do armazém em tempo real, sendo assim, é possível saber como está o desempenho dos setores e se atualizar sobre a integridade das operações em todo o armazém. Assim fica mais fácil monitorar métricas relacionadas a atividades como: tempo de execução de tarefas, quantidade de pedidos expedidos/hora, índice de erros, tempo ocioso por setor ou colaborador, dentre outras, além de recomendar formas de acelerar o processo e aumentar a produtividade da equipe.
Acesso à dados de qualidade
O sistema WMS oferece veracidade de informações e qualidade de dados, ou seja, reduz a possibilidade de erros e falhas nos processos. Dessa forma, é possível tomar decisões assertivas e aumentar a proatividade dos líderes em relação às suas equipes, já que todos têm acesso a dados confiáveis e atualizados instantaneamente. . Com o software, você consegue prever e mensurar tendências do mercado e ajustar sua operação de acordo com o histórico de produtividade e vendas.
Divisão de atividades e foco em produtividade
Com o sistema WMS, é possível obter recomendações de acordo com o histórico e resultados em seu dashboard. Ele indica e delibera funções para a equipe, monitora e gerencia o estoque, além de oferecer mais segurança ao armazém como um todo. Todas essas ações têm como objetivo a otimização de recursos e processos, permitindo um melhor atendimento ao cliente, reduzindo suas despesas operacionais.
Ao implementar o benchmarking logístico junto ao sistema WMS, você alcança eficiência contínua e poderá melhorar a mensuração de resultados, colocando seu armazém à frente da concorrência, alinhado com os líderes do seu setor.
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