A gestão de um armazém não é uma tarefa fácil. É necessário planejamento, estratégia, execução eficiente e um monitoramento meticuloso para fazer ajustes e permanecer no caminho certo. Ao gestor cabe garantir que todos os processos aconteçam da forma mais organizada e eficiente possível. Apesar das boas intenções e do empenho dos líderes, existem alguns erros comuns que às vezes são cometidos sem perceber.
Tais falhas podem afetar a velocidade, eficiência e produtividade de uma determinada operação de ou de toda a cadeia de processos que estão vinculados a ela. E o grande problema é que, na maioria dos casos, esses erros são identificados durante ou até mesmo após a conclusão de um processo, sendo tarde demais para reduzir os danos.
Por isso, o melhor caminho é conhecer previamente os desafios potenciais e os obstáculos que podem aparecer na operação, de modo a preveni-los e garantir a eficiência do armazém e a rentabilidade negócio. Neste texto tratamos de cinco principais erros e apresentamos dicas de como evita-los. Confira nos tópicos a seguir.
1 – Gerenciamento de estoque ineficiente
Um pedido chega ao armazém e quando o operador vai separar, depara-se com a prateleira vazia. Essa situação, o famoso stockout, ainda é comum em muitas operações. Por outro lado, há também as que estão com prateleiras lotadas, sem vazão das mercadorias (excesso de estoque). Ambos os cenários são prejudiciais para o negócio, provocando a perda de um cliente em definitivo ou perdas financeiras.
Outra situação comum é ausência de contagens periódicas do estoque (inventários cíclicos), afetando bastante a acuracidade e impedindo o gestor e sua equipe de tomar decisões importantes para o negócio.
O stockout e o excesso de estoque são mais frequentes em operações 100% manuais, onde as pessoas são responsáveis, por exemplo, por definir o momento certo de reposição de produtos, onde cada mercadoria será armazenada, quando movimentar os produtos entre as áreas de armazenagem, etc. Nesses casos, é possível que aconteçam erros, impedindo que se mantenha o nível ideal de estoque de cada item. Quanto à contagem, se feita esporadicamente, impede a identificação de divergências a tempo de serem tratadas.
Como evitar:
Os problemas citados anteriormente podem ser sanados com a decisão de implantar um sistema WMS (sistema de gestão de armazéns) na operação, o qual oferece todo o suporte para um controle de estoque eficaz. Isso acontece porque o sistema faz o rastreamento do produto desde o momento em que ele chega ao armazém, definindo o seu endereçamento e registrando todas as movimentações. Com tudo registrado no WMS, ele é capaz de controlar automaticamente o nível de estoque (estoque mínimo e estoque máximo), enviando notificações e, quando necessário, gerando tarefas automáticas para reposição e rotação do estoque, de modo a deixar as áreas de picking sempre abastecidas.
Quanto aos inventários, com o WMS eles se tornam periódicos, sendo inseridos na rotina da produção sem afetar o andamento dos processos. Lembrando que a recomendação dos especialistas é a realização de contagens a cada três semanas a dois meses, dependendo do tamanho do armazém. E, se uma divergência for encontrada, o indicado é que não se detenha apenas na sua solução. É importante ir mais a fundo para investigar sua origem e sanar a questão.
2. Má utilização do espaço / layout ineficiente
Em texto publicado anteriormente, mostramos o quanto é importante revisar periodicamente o layout do armazém. Isso porque, com o passar do tempo, as necessidades de espaço mudam conforme a diversificação de SKUs e/ou o aumento do volume de vendas, por exemplo. Só em muitas operações essa revisão ainda não é priorizada.
É importante destacarmos que o layout do armazém pode ajudar ou prejudicar as operações, além de impactar no aproveitamento do espaço de armazenagem. Quanto mais otimizado o layout estiver, mais velocidade e precisão serão obtidos, além, é claro, de haver um uso inteligente de cada m² do depósito. Por isso, deixar de lado o layout é um erro que precisa ser sanado.
Como evitar:
Ao revisar o seu layout, busque maximizar o uso do espaço físico e vertical, deixando espaço suficiente para a passagem dos funcionários. É importante também buscar formas de usar a automação e adquirir equipamentos que ajudam a reduzir os custos de mão de obra, melhorando a acessibilidade dos produtos no armazém, categorizando o estoque de forma sistematizada e garantindo que os produtos sejam armazenados com segurança.
Algumas dicas:
– Conte com uma tecnologia que pode ajudá-lo a organizar o layout do seu armazém, como o sistema WMS. Você também pode considerar um sistema automatizado de armazenamento e separação (ex: shuttle, pick-to-light, voice picking). Além de melhorar a velocidade e a eficiência de seus processos, essas máquinas podem ajudar a economizar o espaço de armazenamento.
– Se você não estiver pronto para atualizar sua tecnologia, comece pelo simples. Use o sistema de gestão de estoque e vendas que já possui na empresa para descobrir quais itens vendem mais rápido. Em seguida, certifique-se de armazenar esses itens nos locais mais acessíveis, de modo que sejam retirados e guardados com mais rapidez. Procure seguir corretamente a Classificação ABC e organize o layout considerando tanto a movimentação de produtos, quanto de pessoas e equipamentos.
3. Falhas na segurança
Existem sinalizações para o tráfego de pedestres? As pessoas podem trafegar sem risco de colisões entre si e com máquinas? Os seus motoristas de empilhadeira são treinados para fazer seu trabalho? Se algumas dessas perguntas não têm uma resposta positiva, é sinal de que a segurança dos trabalhadores pode estar falha. E a verdade é que em algumas gestões os gargalos ainda existem, e a empresa paga por isso em termos de aumento de custos contingentes e litígios.
Como evitar:
A avaliação regular dos riscos, seguida de medidas preventivas e corretivas, é a resposta definitiva. É extremamente importante seguir as orientações de saúde e segurança dos trabalhadores do almoxarifado, evitando acidentes e mantendo um local de trabalho saudável e produtivo.
4. Não mensurar o desempenho da operação
Muitos gestores de armazém ainda falham no estabelecimento de indicadores desempenho (KPIs) e na medição de suas operações. Eles se concentram na resolução das questões do dia a dia, e deixam a avaliação dos números em segundo plano. E é aí que estão fadados a ficar presos no ciclo de cometer erros, incapazes de diferenciar se a operação está realmente produtiva ou não, e nunca saberão onde e como melhorar.
Alguns questionamentos importantes:
Você está ciente de quanto custa para executar os processos básicos do armazém, como recebimento, armazenagem, picking e embalagem e expedição? Você sabe o tempo médio de execução de cada uma dessas operações? Qual a taxa de retorno? E quem são os funcionários mais produtivos e improdutivos? Se você ainda não tem ideia, é altamente recomendável que acompanhe essas e outras métricas importantes.
É bom lembrar daquela máxima: é preciso saber onde está antes de seguir em frente. Por isso, acompanhar a operação é fundamental para aprimorá-la.
Como evitar:
Conte com ferramentas que permitam a mensuração do desempenho dos processos intralogísticos. No ambiente tecnológico de hoje, acompanhar de perto cada etapa da operação não é mais uma tarefa complexa.
O sistema WMS vem equipado com um banco de dados que armazena todas as informações, sendo capaz de fornecer as métricas em tempo real, seja em dispositivos móveis ou em monitores localizados estrategicamente no CD. Com isso, não apenas você, gestor, consegue acompanhar o desempenho das tarefas, como também os funcionários, permitindo que eles se auto gerenciem e evitem erros e atrasos. O software conta também com KPIs parametrizáveis, alinhados com as estratégias da sua empresa.
Defina quais métricas são fundamentais para o seu negócio e não deixe de acompanha-las periodicamente.
5 . Ignorar os avanços tecnológicos
Você ainda gerencia cargas e estoques com papel e caneta? Se sim, pode estar abrindo espaço para uma infinidade de erros. E mais: se você pensa que o seu armazém não precisa de tecnologia, seja porque é pequeno ou porque movimenta poucos SKUs, por exemplo, está impedindo o crescimento do negócio.
Deixar de adotar tecnologia, de coletar e analisar dados não apenas causa ineficiências desnecessárias, como também tornando o negócio menos competitivo, pois não o mesmo não consegue seguir as tendências e responder em tempo hábil às mudanças do mercado e dos clientes.
Como evitar:
Ferramentas básicas como o sistema WMS, leitores de código de barras, impressoras móveis, painéis de inteligência de negócios e transportadores, por exemplo, podem ajudá-lo na digitalização do seu armazém, alcançando eficiência e automatizando os processos-chave.
Ainda que você não tenha condições de investir agora em sistemas automáticos, comece implementando as ferramentas citadas e você perceberá que o ROI excederá em muito os custos que a sua operação gera por não ter tecnologia e depender totalmente de trabalho manual.
Lembre-se: a tecnologia é uma aliada das empresas de sucesso, tendo grande influência no alcance de resultados concretos para o negócio.
>> Atualize hoje mesmo! Leia o Whitepaper Logística e Supply Chain 4.0: estratégias e tendências.
