Você tem dúvidas sobre o sistema OMS, suas funções e se deve implantar o software em seu armazém? Respondemos as questões mais recorrentes que aparecem em nossas negociações para te ajudar a conhecer mais o sistema e suas vantagens.
As empresas enfrentam diariamente grandes desafios, seja na busca intensa por melhores estratégias de vendas, crescimento e aumento de sua autoridade, melhorias na estrutura interna que possam agilizar a operação, equipe e produtividade, ou, até mesmo, encontrar formas de adaptar-se ao mercado que nunca exigiu tão rapidamente mudanças ligadas às exigências dos consumidores.
Assim como empresas 100% on-line, gestores varejistas que trabalham em um negócio omnichannel sentem também a necessidade de criar experiências de compras perfeitas, e isso tudo tem um único objetivo: garantir a fidelização e satisfação dos clientes, uma vez que a concorrência é alta e as formas com as quais são realizadas o envio e recebimento de produtos se tornaram fatores decisivos na hora de uma compra.
Comprar deixou de ser um simples verbo de ação. Hoje é possível observar um comportamento diferente nos consumidores que não seguem o fluxo linear de décadas anteriores. Um potencial cliente pesquisa produtos similares, compara os preços, condições de entregas e valores de frete, realiza pesquisas sobre a reputação de uma empresa ou marca, visita seus diferentes canais de vendas e decide, então, realizar uma compra. E não para por aí: muitos já optam por compras híbridas de acordo com suas preferências e vantagens, como por exemplo, realizar pedidos em canais virtuais e retirar os produtos nas lojas físicas para economizar o frete ou até mesmo realizar a compra de forma presencial e receber em casa para economizar o tempo ou transporte.
Esse é o desafio do novo mercado de consumo: adaptação. Para atender as demandas, alinhar expectativas, acompanhar as tecnologias, se manter competitivo e emplacar de vez no universo do omnichannel de forma segura em busca do crescimento, autoridade e lucratividade, empresas apostam em sistemas de gerenciamento de pedidos capazes de captar, rastrear, integrar e atender pedidos em dois ou mais canais de vendas.
Investir e olhar com atenção para a gestão de pedidos é a forma prática e o caminho mais seguro de sanar atrasos de entrega, erros com pedidos, problemas, reclamações e insatisfação do seu consumidor final, uma vez que o gerenciamento de pedidos controla todo o trajeto de um pedido, desde a finalização de compra, passando por todo o armazém, separação de produtos, conferência e envio. Um software de gerenciamento de pedidos, como por exemplo o sistema OMS, é uma forma simplificada e otimizada para aplicar a tecnologia nos armazéns, a fim de deixar todo fluxo de envio de pedido citado acima de forma integrada, qualificando a experiência dos consumidores e oferecendo serviços diferenciados e personalizados.
Apesar de ser muito utilizado por gestores que buscam o crescimento em suas empresas, ainda existem dúvidas frequentes sobre o sistema OMS, seu funcionamento, principais benefícios e aplicabilidade, por isso, separamos as perguntas recorrentes que recebemos de nossos clientes e parceiros antes de contratar um software de gerenciamento de pedidos para sua empresa. Vamos lá?
1. O que é um sistema OMS?
O sistema OMS (Order Management System) é um software desenvolvido para o gerenciamento de pedidos dentro de um armazém. Essa ferramenta permite que gestores logísticos acompanhem todas as informações que envolvem o processamento e envio de pedidos, ou seja, é possível acompanhar as vendas realizadas, processos de separação de itens, conferência, gerenciamento de estoque, despacho ao destinatário e pós-venda.
Olhando para a gestão de pedidos, não houve mudanças radicais quando o assunto é a operação, no entanto, hoje, mais do que nunca, o cliente deseja agilidade no atendimento às suas demandas. E, para isso, é importante contar com um sistema dinâmico como o OMS, que leva em consideração todas as etapas do fulfillment, incluindo rastreamento e atendimento.
O sistema OMS auxilia na velocidade da execução de tarefas e evita falhas na comunicação e erros de envios. Sendo assim, o software garante que os pedidos sejam entregues conforme o esperado, com envio rápido, transparência nas trocas de informações e manutenção da satisfação do cliente.
2. Para que serve um sistema OMS?
O sistema OMS é uma ferramenta multifacetada, capaz de monitorar as mais diferentes etapas que envolvem o trajeto de um pedido, como por exemplo, realização de compras, acompanhamento de canais de venda, informações sobre os produtos, níveis de estoque, separação, embalagem, processamento, envio… Toda essa automatização evita erros humanos e garante maior precisão no fluxo de trabalho, logo, um sistema OMS auxilia na:
✓ Automação e controle de pedidos
A automação do fluxo de pedidos permite o aumento da velocidade do trabalho, reduzindo tarefas manuais, redundantes e obsoletas. É possível identificar uma redução considerável no tempo de separação e embalagem de pedidos, uma vez que o sistema determina todo o caminho do pedido para que seja realizado de forma rápida e otimizada.
✓ Acompanhamento de ponta a ponta e interconexão de setores
O sistema OMS pode ser integrado aos sistemas de gerenciamento de seu armazém, como WMS e/ou ERP, que possibilitam a visão completa do fluxo de trabalho. Além disso, ele serve para deixar armazéns cada vez mais rápidos e dinâmicos, compartilhando informações com com outros softwares de setores financeiros, vendas e, até mesmo, de marketing. Dessa forma, fica mais fácil desenvolver estratégias baseadas em outros aspectos, como por exemplo, de estoque e vendas.
✓ Monitoramento de informações em um único lugar
Para facilitar a vida de gestores logísticos, o sistema OMS é capaz de oferecer uma visão centralizada de todas as informações de compra, estoque, envios de pedidos e, até mesmo, devolução. Sendo assim, é mais fácil identificar problemas e apontar soluções sem precisar interromper todo o fluxo de trabalho e indo exatamente onde o problema foi localizado.
✓ Otimização da logística reversa
Assim como o sistema OMS é uma ferramenta fundamental para controlar de ponta a ponta o processo de envio, ele é capaz de monitorar todo o processo de logística reversa. Em geral, trocas e reembolsos representam 6% do total de pedidos enviados, e é necessário garantir velocidade e satisfação do cliente também nessa etapa. Com isso, é possível transferir maior segurança para os clientes, oferecendo menos burocracia e mais agilidade nos processos. A qualidade do serviço é, portanto, assegurada, aumentando a probabilidade de retorno do cliente para próximas compras.
3. Como funciona um sistema OMS na prática?
Na prática e no dia a dia do seu armazém, o funcionamento de um sistema OMS é simples! O software pode ser integrado aos sistemas de gerenciamento já existentes em sua cadeia de suprimentos, bem como aos marketplaces em que o seu negócio se encontra. Todo o acesso do OMS é feito por computadores e ferramentas on-line, interligando os processos de sua equipe, otimizando tempo, trabalhos manuais e evitando possíveis erros de rota durante o processamento dos pedidos.
O sistema OMS opera para:
– Monitorar pedidos e pagamentos on-line.
– Fornecer aos gestores informações sobre o faturamento e processamento de pagamentos de forma ágil e rápida.
– Acompanhar toda a rota de pedidos, desde a compra realizada por um cliente, separação, conferência, envio e recebimento.
– Fornecer à equipe e gestores logísticos informações, dados e análises importantes sobre pedidos, criando maior visibilidade e oportunidades estratégicas.
– Otimizar o tempo de entrega de pedidos encaminhando-os para o centro de distribuição ou armazém mais próximo do consumidor.
– Prever os níveis de estoque, a fim de evitar problemas de falta de itens no inventário.
– Oferecer aos compradores uma maneira de rastrear seus pedidos on-line, realizar compras híbridas e integrar os multicanais de vendas.
4. Quais os principais benefícios?
Como podemos observar nas questões anteriores, são muitas as funcionalidades práticas oferecidas pelo sistema OMS na hora de otimizar o monitoramento e processamento de pedidos em sua empresa. É possível entender também que o software é o caminho tecnológico fundamental para melhores resultados e para o crescimento do seu negócio.
Em tópicos, temos os principais benefícios que o sistema OMS pode proporcionar:
– Maior controle do inventário e acuracidade do estoque.
– Aumento na velocidade no picking, packing e envio.
– Redução de erros humanos, redução de tempo ocioso e otimização de tempo de execução de tarefas.
– Prevenção de stockouts e excesso de estoque.
– Otimização e melhor gerenciamento da logística reversa.
– Monitoramento de atividades em tempo real.
– Consulta de informações, dados e análises avançadas de acordo com o histórico operacional.
– Redução de custos de operação que envolvem o processo de envio e recebimento.
– Aumento da satisfação dos clientes.
5. Minha empresa precisa de um sistema OMS?
Se a sua empresa deseja alcançar maiores mercados, aumentar a produtividade, competitividade e criar experiências diferenciadas para seus clientes a fim de fidelizá-los, a resposta é sim, você precisa de um sistema OMS operando em sua cadeia de suprimentos. Através da visibilidade dos processos e das informações relacionados aos pedidos, da eliminação de tarefas manuais e da simplificação no gerenciamento do fulfillment, você garante entregas mais rápidas e serviços de maior qualidade para seus consumidores.
Além disso, um sistema OMS integrado totalmente a sua plataforma de atendimento e relacionamento com o cliente, proporciona maior segurança no acompanhamento de pedidos, agilidade na resolução de problemas e execução de trocas e devoluções em tempo recorde.
Qual o resultado disso? Clientes seguros, satisfeitos e os maiores defensores de sua empresa e marca. Uma vez que sua empresa é capaz de gerir de forma eficiente e atender às expectativas de mercado, consequentemente, ganhará maior visibilidade, autoridade em seu nicho e se tornará uma empresa modelo.
6. Como escolher um sistema OMS?
Para escolher o sistema OMS que melhor atende seu negócio, é importante compreender que existem no mercado diferentes modelos de OMS. Diante disso, é necessário investigar suas preferências e adequá-las à realidade, funcionalidade e particularidades de sua empresa. Para isso, algumas considerações são importantes:
✓ Identifique suas prioridades e necessidades
Se você chegou até aqui e deseja implementar um sistema OMS, comece analisando os pontos de melhoria que você deseja alcançar. Sua equipe está com dificuldade de realizar tarefas? Você deseja aumentar a velocidade de entrega de pedidos depois de muitas reclamações? Deseja melhorar o índice de logística reversa? Existem hoje sistemas de gerenciamento para serem integrados? Entender essas prioridades é o primeiro passo para escolher o sistema OMS ideal para você.
✓ Tenha objetivos claros e realistas
Depois de identificar seus pontos de melhoria, chegou a hora de traçar objetivos e metas alcançáveis. Não se esqueça de avaliar as possibilidades de crescimento do seu negócio. Uma vez que o sistema OMS pode aumentar o fluxo de vendas de sua empresa, é necessário ter um plano de crescimento bem estruturado.
✓ Solicite orçamentos, propostas e realize negociações
Ao identificar os pontos de melhoria, você terá maior segurança ao realizar orçamentos com empresas parceiras, apresentar seus objetivos, entender a estratégia que cada software oferece para auxiliar na correção dos problemas atuais e as projeções de curto, médio e longo prazo para seus resultados.
Esteja disponível para participar de reuniões e demonstrações fornecidas pelas empresas, esclareça suas principais dúvidas, anote todos os pontos relevantes das soluções propostas e compartilhe em suas negociações as expectativas de retorno, assim como as informações atuais de sua empresa.
Para facilitar na hora de reconhecer um bom fornecedor, você pode ter em mãos o checklist abaixo. No mínimo o sistema de OMS contratado deverá:
– Oferecer o controle de pedidos de vários canais;
– Permitir o monitoramento de pedidos e a criação de melhores rotas para a execução do trabalho;
– Atualizar constantemente os níveis de estoque;
– Ter uma área que permita que os clientes rastreiem as informações sobre seus pedidos on-line;
– Fornecer detalhes do pedido para a equipe e gestores no armazém;
– Fornecer cronogramas de envio detalhados para que os pedidos cheguem a tempo;
– Oferecer um canal auto atendimento aos clientes, a fim de realizar cancelamentos de forma rápida;
– Auxiliar na realização de trocas e devoluções.
7. Como a Delage te ajuda na implantação de um sistema OMS?
Nós da Delage oferecemos aos nossos parceiros muito mais que tecnologia de ponta. Estamos capacitados a adequar nossos produtos e oferecer as soluções personalizadas de acordo com a necessidade de cada cliente. Temos uma vasta cartela de clientes que contam com inovação para acelerar seus resultados, melhorar a gestão e impulsionar seus negócios.
Com o OMS Maestro você tem uma solução poderosa que auxilia no grande desafio atual das vendas multicanais, compras híbridas e atendimento às exigências dos consumidores relacionados ao tempo de entrega. O software, 100% SaaS, interconecta os sistemas de WMS e ERP, além de plataformas de vendas e marketplaces, oferecendo controle total do fluxo de pedidos.
Aposte no futuro e tenha hoje em seu negócio uma gestão de ponta a ponta, com centralização de dados, eliminação de erros humanos, maior visibilidade do estoque, redução de custos e acompanhamento em tempo real de todo o trabalho. Consulte um de nossos especialistas e comece hoje a jornada de sucesso para sua empresa!
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