Descubra quem deve estar envolvido na escolha de um novo sistema WMS para a sua empresa, garantindo a definição do software ideal e uma implementação bem-sucedida.
Sua empresa já considerou ou precisou realizar a compra de um novo sistema WMS? Se a resposta for sim, certamente você já enfrentou a dificuldade de saber por onde começar e quem envolver no processo para obter o melhor resultado.
Sabemos que nem todo WMS é igual. Cada solução tem suas próprias funcionalidades, pontos fortes e limitações que podem se adequar de maneira diferente às necessidades específicas de cada negócio. Alguns sistemas podem ser mais robustos em termos de automação de processos, enquanto outros podem oferecer maior flexibilidade quanto à personalização. Também é importante considerar a expertise do fornecedor e o suporte oferecido, pois um bom parceiro pode fazer toda a diferença na implementação e no uso contínuo do sistema. Todos esses pontos revelam que a avaliação das soluções disponíveis no mercado precisa ser criteriosa e bem embasada.
É importante destacar ainda que escolher um novo sistema de gerenciamento de armazém (WMS) é uma decisão que pode impactar diretamente a produtividade, a lucratividade e o futuro dos negócios, e justamente por este motivo que envolver as pessoas certas durante o processo de contratação garante que todas as necessidades e perspectivas sejam consideradas.
Ao longo deste artigo, falamos um pouco mais sobre as principais áreas e profissionais que devem ser consultados na hora de escolher um novo sistema WMS.
1- Equipe operacional
A equipe operacional, sem dúvidas, deve ser considerada e envolvida desde o primeiro momento no processo de avaliação do novo sistema WMS. E não é para menos: são eles os usuários diários do sistema e conhecem as necessidades e desafios do armazém melhor do que qualquer outra equipe.
Envolver o Diretor e Gerente de Armazém, assim como ouvir a opinião e ponto de vista dos operadores permite que todas as funcionalidades necessárias sejam identificadas corretamente. Por exemplo, a equipe pode destacar a importância de uma funcionalidade específica de contagem de ciclos ou a necessidade de uma melhor organização de mercadorias.
Outra vantagem é que, ao considerar e apoiar a participação da equipe, você aumenta a aceitação e comprometimento com o novo sistema WMS, reduzindo qualquer resistência à mudança e facilitando a transição.
2- Equipe de TI
Nenhuma mudança em sistemas operacionais e tecnológicos pode ser tomada em um armazém sem antes passar pela equipe de TI. Esses profissionais precisam realizar antes de uma contratação a avaliação da compatibilidade e configurabilidade do novo sistema WMS.
A equipe de TI é responsável por analisar toda a infraestrutura atual do armazém, assim como determinar se ela pode ou não suportar o novo sistema WMS. Os profissionais de TI também avaliam os requisitos de segurança e a facilidade de integração com outros softwares já utilizados pela empresa, identificam possíveis necessidades de atualização, protegendo dados e cumprindo com as regulamentações de conformidade.
3- Gerente de Projetos
É recomendável que o Gerente de Projetos coordene a implementação do novo sistema WMS, ajudando a organizar as tarefas, planejando a instalação e garantindo que a transição seja suave e sem interrupções significativas nas operações. Portanto, esse profissional precisa ser envolvido desde o início, buscando entender a expertise do fornecedor na implantação de sistemas e como será todo o fluxo, desde o planejamento até o Go Live e pós Go Live.
A responsabilidade do Gerente de Projetos inclui a criação, em conjunto com o fornecedor, de um cronograma detalhado, identificação de riscos potenciais e desenvolvimento de estratégias de mitigação. Ele também coordena a comunicação entre todas as partes envolvidas, assegurando que todos estejam alinhados e cientes de suas responsabilidades.
Uma gestão eficiente evita atrasos e custos adicionais, além de garantir que o novo sistema seja implementado dentro do prazo e do orçamento estipulados.
4- CEO
O CEO deve estar envolvido para fornecer uma visão estratégica e garantir que o novo sistema WMS esteja alinhado aos objetivos de crescimento da empresa.
Um CEO ou algum membro de alta gestão da empresa avalia a escalabilidade do sistema e como ele pode acompanhar o crescimento do negócio, a integração com novos armazéns ou a adição de novas linhas de produtos e, sobretudo, aprova o investimento no novo sistema WMS a partir do retorno financeiro e contribuição do software para o crescimento sustentável da empresa.
5- Contabilidade e Gestores Financeiros
A Contabilidade e Gestores Financeiros avaliam o custo total de propriedade (TCO) do novo sistema, que inclui não apenas o preço de aquisição, como também os custos de instalação, treinamento, manutenção e suporte contínuo.
Por este motivo, devem ser envolvidos durante todo o processo para identificar possíveis fontes de financiamento e desenvolver um plano financeiro que viabilize a execução do projeto.
Os gestores financeiros podem também efetuar análises de retorno sobre investimento (ROI) para garantir que a escolha do novo sistema WMS seja uma decisão financeiramente sólida e que traga benefícios econômicos a longo prazo.
Para facilitar essa análise, é importante que o fornecedor disponibilize cases e materiais adicionais que detalhem os ganhos proporcionados a outros clientes e demonstrem a economia alcançada após a implantação do sistema. Além disso, é útil que o fornecedor ofereça simulações de ROI personalizadas, baseadas nas especificidades do negócio, para proporcionar uma visão clara dos benefícios esperados. A transparência e a disponibilidade dessas informações permitem que os gestores financeiros tomem decisões mais informadas e seguras, assegurando que o investimento no novo WMS seja justificado e alinhado com os objetivos estratégicos da empresa.
6- Equipe administrativa
A equipe administrativa é importante para cuidar dos aspectos técnicos e organizacionais antes da instalação, preparando a infraestrutura técnica, coordenando a configuração inicial do sistema, incluindo a definição de usuários, permissões e configuração de códigos de estoque.
Além disso, a área administrativa é responsável por todos os documentos necessários, como contratos e acordos de serviço, garantindo que tudo esteja em ordem, minimizando interrupções nas operações durante a implementação e assegurando que o sistema esteja pronto para uso imediato.
Nesse sentido, devido a sua participação em momentos-chave antes, durante e após a implantação do software, é importante que sejam envolvidos no processo de decisão para que avaliem o projeto e como será o suporte oferecido pós Go Live.
O que considerar ao adquirir um novo sistema WMS
Nos tópicos anteriores, citamos os cargos e setores que precisam ser envolvidos no processo de aquisição de um novo WMS. Além de contar com as pessoas certas, você também precisa avaliar aspectos cruciais, como, por exemplo, se o fornecedor oferece treinamento aos usuários.
A promoção de capacitação adequada aumenta a confiança dos usuários no novo sistema e reduz a curva de aprendizado. Portanto, antes e após a instalação do novo sistema WMS, é fundamental promover programas de aprendizado com sessões práticas e teóricas, as quais ajudem a equipe a entender todas as funcionalidades do sistema e como aplicar em suas atividades diárias.
Além disso, outros pontos a serem considerados na hora de avaliar um fornecedor de WMS são:
– Suporte Técnico: verifique se o fornecedor oferece suporte contínuo e eficiente para resolver problemas e dúvidas que possam surgir durante a utilização do sistema. Avalie quais são os canais de contato e o tempo de resposta.
– Escalabilidade: avalie se o WMS pode crescer junto com a sua empresa, adaptando-se a novas demandas e volumes de operações sem perder desempenho.
– Flexibilidade e personalização: certifique-se de que o sistema permite ajustes e personalizações que atendam às necessidades específicas da sua operação.
– Integração com outros sistemas: confira a facilidade de integração do WMS com outros sistemas já utilizados na empresa, como ERP, TMS e sistemas de contabilidade.
– Atualizações e manutenção: Verifique a política de atualizações do sistema e se há um plano claro de manutenção para garantir que o WMS esteja sempre atualizado com as últimas tecnologias e práticas do setor.
– Segurança de dados: avalie as medidas de segurança oferecidas pelo fornecedor para proteger os dados sensíveis da sua empresa e garantir conformidade com regulamentações do seu setor.
A compra de um novo sistema WMS é uma decisão complexa que requer a participação das pessoas certas e também uma análise criteriosa de pontos-chave, garantindo que a solução atenda perfeitamente às necessidades do seu negócio e esteja pronta para os desafios de hoje e do futuro.
Ao envolver as pessoas ideais e tomar uma decisão embasada, sua empresa estará mais bem posicionada para aproveitar os benefícios de um sistema WMS eficiente e escalável.
Acerte na aquisição de um novo sistema WMS
Para te ajudar a escolher o WMS perfeito para o seu negócio, preparamos um checklist completo que contempla todos os passos que devem ser tomados durante o processo de análise e decisão. Baixe o documento aqui.
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