Implantação do WMS: como obter 100% de sucesso na sua operação - Delage

Implantação do WMS: como obter 100% de sucesso na sua operação

Descubra 7 passos fundamentais para obter sucesso em seu armazém na hora de realizar a implantação do sistema WMS.

 

implantação-do-wmsArmazéns e cadeias de suprimentos passam por frequentes ajustes ao longo do ano. Em geral, essas mudanças ocorrem acompanhando dois principais eventos: o primeiro são os processos internos, que precisam ser regularmente adaptados a fim de gerar um fluxo de trabalho mais rápido e qualificado, mantendo a equipe e operação sempre alinhadas. Em segundo, temos o mercado externo, que deve ser acompanhado de perto. A partir dele, é possível compreender tendências, comportamento de consumo, o que os clientes esperam encontrar em seu nicho, novas tecnologias, posicionamento, entre outros diferenciais capazes de promover o crescimento de sua empresa.

 

Essas são pequenas e essenciais mudanças que permitem a boa performance e posicionado no mercado. Elas dialogam diretamente com a revolução industrial que vivemos hoje, a Indústria 4.0. Esse conceito foi desenvolvido pelo alemão Klaus Schwab e refere-se à revolução provocada pelo uso combinado de tecnologias emergentes onde a digitalização, na prática, é o agente transformador capaz de gerar maiores resultados através de equipamentos e sistemas 100% conectados.

 

A busca pela digitalização dentro dos armazéns se evidencia principalmente com o aumento da implantação de sistemas de gerenciamento, como por exemplo, o WMS (Warehouse Management System), software criado para facilitar o gerenciamento do estoque de indústrias, operadores logísticos, atacados, varejos e e-commerces, além de proporcionar o melhor aproveitamento logístico dos centros de distribuição.

 

Diante desse cenário, não é segredo que tenhamos cadeias de suprimento cada vez mais eficientes. Com o WMS, é possível obter uma série de benefícios que otimizam o dia a dia de um centro de distribuição, como redução dos custos de mão de obra, melhoria da acuracidade, aumento da visibilidade do estoque e também do fluxo de trabalho.

 

Mas, uma das dúvidas que gestores podem ter ao escolher dar esse avanço tecnológico em seus armazéns, é como realizar a implantação do WMS de forma correta, evitando dores de cabeça e garantindo excelência e sucesso tanto durante a transição do processo manual para o digitalizado quanto na hora de utilizar o sistema de gerenciamento.

 

É importante lembrarmos que a aplicação de qualquer tecnologia em uma empresa requer uma mudança cultural e preparo para que tudo saia conforme o planejado. E isso também acontece com a implantação do WMS. Costumamos dizer que é como “trocar os pneus com o carro andando”, ou seja, a sua operação não pode parar para que as adequações e testes sejam efetuados. Por isso, além de ter muito critério na escolha do fornecedor, optando por empresas que possuem ampla expertise em Gestão de Projetos, conhecem bem as especificidades da logística e possuem larga experiência em implantação de sistemas e integrações, é preciso ter um cuidado especial durante todo o processo de instalação do software.

 

Abaixo você encontra alguns dos principais tópicos a serem considerados na hora da implantação do WMS. Confira por onde começar:

 

1. Alinhe expectativas e mantenha sua equipe motivada

 

A aplicação de tecnologias nas empresas traz importantes avanços para o fluxo de trabalho e, consequentemente, lucratividade para negócios. Para os gestores, a implantação do WMS é um “divisor de águas” e oferece inúmeros benefícios relacionados à organização do armazém, monitoramento dos processos e obtenção de informações confiáveis, e facilitando o trabalho, eliminando ineficientes, otimizando tempo e recursos.

 

Por outro lado, antes mesmo de todos esses benefícios serem percebidos, o simples fato de mudar é capaz de gerar insegurança em alguns profissionais da equipe, especialmente os que executam tarefas manuais e podem ver seu trabalho ser ameaçado. Portanto, é preciso ter uma comunicação clara com todos os envolvidos no processo, compartilhar os pontos positivos da mudança e promover a motivação da equipe. Com um bom trabalho de engajamento, os colaboradores irão perceber o quanto a tecnologia será uma grande aliada, auxiliando-os na redução de trabalhos repetitivos e de erros.

 

Além disso, é preciso participar ativamente das mudanças e compartilhar com seu fornecedor se todas as expectativas foram de fato atingidas, seja em resultados financeiros, recursos, tempo e, até mesmo, quanto à adaptação de toda a equipe do armazém.
 
 


 

 

2. Avalie as demandas do seu armazém

 

Como funciona seu armazém hoje? Quem são seus fornecedores? Como os itens em seu estoque são classificados e organizados? Como é realizada a logística de separação e envio de pedidos? Qual a demanda de atendimento de seu armazém? Essas são algumas das perguntas que podem auxiliar você a descobrir as necessidades atuais do seu armazém. Revisar todos os processos e fluxos que envolvem seu centro de distribuição permite que o fornecedor, antes da implantação do WMS, compreenda como o armazém funciona, quais as principais necessidades e prioridades logísticas.

 

Realizar esse tipo de avaliação ainda no processo de planejamento permite a antecipação de possíveis problemas na implantação do sistema de gerenciamento, assim como ameniza riscos e alinha as expectativas da equipe quanto aos resultados esperados.

 

 

3. Personalize e customize seu WMS

 

A implantação WMS nos armazéns é proposta e elaborada a partir da avaliação e consciência de demandas apresentada ao fornecedor, de acordo com as necessidades e fluxo de trabalho de cada centro de distribuição, conforme indicado no item anterior. Cada modelo de negócio é único e, ainda que a maioria dos sistemas de gerenciamento siga um padrão, é importante garantir que o WMS seja adaptado e customizado, a fim de atender as particularidades da sua operação. Esse é um ponto que deve ser considerado tanto no processo de escolha do fornecedor (optando por aquele que oferece um sistema flexível, aderente e escalável), quanto durante o planejamento da implantação.

 

É importante ficar atento à integração do fornecedor com outros sistemas já existentes em seu armazém. Ter um WMS flexível e personalizado diminui riscos e eventuais problemas logísticos no futuro.

 

 

4. Estabeleça um cronograma de acompanhamento

 

Organização e planejamento são palavras que definem o sucesso de um projeto. Dificilmente se chega a resultados satisfatórios quando não existem metas e cronogramas de acompanhamento. Por isso, crie um plano de ação e especifique datas e prazos para cada etapa da implantação WMS. Dessa forma, você evita uma série de riscos e obstáculos que podem comprometer o projeto e trazer prejuízos inesperados à empresa.

 

Uma dica para criar um cronograma de sucesso é alinhar tudo em conjunto com o seu fornecedor, pois ele é a extensão da sua equipe e precisa estar confortável com os prazos estimados. Na verdade, todas as partes devem estar em sintonia quanto ao cronograma estipulado. Ao compartilhar informações e permitir o envolvimento na construção de um planejamento, você demonstra confiança e respeito e solidifica o relacionamento a partir da colaboração.

 

5. Treine sua equipe

 

Uma vez comunicada à equipe sobre a implantação WMS, ela deve começar a ser treinada. Em geral, fornecedores de sistemas de gerenciamento de armazém oferecem treinamento ao longo do processo de planejamento e customização do software, o que facilita bastante a transição de um sistema para outro ou a adaptação de trabalho manual para o digitalizado. Alguns dos benefícios práticos obtidos através de um bom treinamento são:

 

–  Motivação e permanência da equipe em sua empresa. Como mencionado no item 1, alguns dos seus colaboradores podem demonstrar insegurança durante a implantação WMS, dessa forma, treinamentos motivam e promovem a interação de profissionais com o novo sistema de gerenciamento.

 

– Aumento do desempenho geral da equipe. Um colaborador bem treinado consegue desenvolver bem suas tarefas e acaba trazendo melhores resultados para a empresa. A consequência é certa: mais eficiência para a operação, satisfação para clientes e reconhecimento no mercado.

 

– Crescimento profissional. Encontrar um profissional altamente capacitado e que atende os requisitos de uma empresa não é tarefa fácil. A estratégia mais inteligente para obter os melhores profissionais do mercado é a valorização de sua equipe atual. O simples fato de investir em treinamentos, contribui para o desenvolvimento pessoal de cada membro da equipe e melhora o relacionamento com a empresa.

 

Alguns treinamentos de WMS podem ser longos, mas não desanime nem os dispense, afinal, o sucesso da implantação depende da capacidade e habilidade de cada colaborador para operar o sistema.

 

 

6. Transfira processos e dados para o sistema

 

É provável que sua empresa utilize algum outro sistema, recurso ou até mesmo tenha registrado as informações de processos e fluxo de trabalho do armazém em algum lugar. Boa parte do sucesso da implantação do WMS vem da transferência correta dessas informações para o novo sistema, portanto, é preciso ter atenção e não deixar nenhum dado de fora, inclusive aqueles não registrados previamente. Realizar uma operação “pente fino” em toda informação existente no armazém é necessário para que o WMS opere com o máximo desempenho.

 

 

7. Execute testes e faça avaliações

 

Testes de software devem ser executados a fim de validar o funcionamento do sistema e verificar seu desempenho. Na implantação do WMS é desejável que essas avaliações sejam realizadas com dados reais do armazém e comparando os resultados em cada etapa. Operar testes ao longo de todo o processo tem como objetivo encontrar possíveis bugs, reportar erros, identificar problemas de usabilidade que podem ser ajustados pelo fornecedor ao longo da implantação. Alguns dos principais benefícios dos testes, de acordo com a International Software Testing Qualifications Board (ISTQB), um selo internacional de qualidade para testadores de software, são:

 

  • Identificar erros ao longo do processo, desde planejamento até a execução.
  • Garantir a confiança da equipe e gestores ao utilizar um sistema.
  • Assegurar a qualidade e bom funcionamento operacional ao longo do uso do software.
  • Analisar se seus requisitos estão de acordo com as necessidades do armazém.
  • Reduzir custos futuros em relação à correção e manutenção do sistema.

 

 

Implantação do WMS: o início de uma nova fase

 

Uma vez realizado todos os passos anteriores, é hora de realizar a implantação WMS em seu armazém! Na data estabelecida no cronograma de forma instantânea os dados do armazém são carregados no banco de dados do novo WMS. Em seguida, o novo processo de trabalho pode ser operado. Agora, é monitorar e acompanhar de perto os benefícios do WMS para sua empresa!

 

 

Um diferencial para o sucesso:  tenha ao seu lado o parceiro certo

 

 

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Agora que você já sabe os passos essenciais para realizar uma implantação do WMS de sucesso em seu armazém, é importante também ter atenção na escolha do fornecedor para seu negócio, afinal, ele será seu parceiro durante a jornada de crescimento e desenvolvimento de sua empresa. Portanto, procure um parceiro que:

 

– Compartilhe do seu sucesso e demonstre interesse no seu crescimento. É importante que o seu fornecedor tenha os mesmos interesses e compartilhe os valores de sua empresa.

 

– Ofereça suporte e atualizações. Novas tecnologias para otimização de cadeias de suprimento aparecem o tempo todo, por isso, é importante ter ao seu lado parceiros que estejam atualizados e atentos às novidades do mercado, além de disponíveis para prestar o suporte necessário para melhorias em sua operação.

 

– Tenha comunicação clara e objetiva. Encontre parceiros que sejam transparentes com sua empresa, procure referências, conheça seus cases de sucesso e a transformação que realizaram em outros negócios. Nada como uma comunicação objetiva para estreitar relacionamentos e criar confiança!

 

 

Realize a implantação do WMS com quem entende do assunto!

 

Realizar a implantação do WMS em seu armazém pode ser um grande desafio, mas examinando adequadamente o mercado, seguindo as orientações propostas neste texto e tendo ao seu lado o parceiro certo, o sucesso estará bem à sua frente. Caso você tenha interesse em iniciar agora a jornada de desenvolvimento, digitalização e avanço tecnológico para seu armazém, conheça mais sobre o WMS Delage® Rx e como o software pode auxiliar você a alcançar novos patamares no mercado. Conheça também os diferenciais oferecidos pela Delage.