Entenda porque a comunicação entre os dois sistemas é fundamental para garantir a melhor performance operacional e uma gestão eficiente
O sistema de planejamento de recursos empresariais (ERP) ou sistema de gestão, como é mais conhecido, é a espinha dorsal de qualquer empresa, automatizando processos de negócios, permitindo o fluxo de informações entre áreas funcionais e assegurando o cumprimento das obrigações inerentes a qualquer empresa (contábeis, financeiras, de pessoal, etc.). Dentre os mais conhecidos no Brasil estão o SAP, Oracle e Totvs. Apesar de sistemas ERP serem de grande importância para a gestão empresarial, esses softwares não incluem funcionalidades robustas de gestão intralogística.
Em geral, o ERP possui funcionalidades básicas relacionadas ao estoque, como controle do saldo, fluxo de entrada e fluxo de saída, porém, não conta com recursos suficientes quando há demandas avançadas no armazém, além de não possuir ferramentas para otimizar os recursos da logística. É por isso que empresas investem cada vez mais em sistemas exclusivos para armazéns (WMS), que controlam e automatizam todos os processos intralogísticos. Quando os dois sistemas trabalham integrados, o resultado é a otimização completa da cadeia de suprimentos e a redução de custos. Contudo, é fundamental que essa integração seja bem feita, daí a importância em contar com fornecedores experientes e confiáveis.
A integração entre ERP e WMS é a chave para a automação de um armazém
Podemos dizer que um sistema WMS adiciona funcionalidades de armazém mais sofisticadas que as funcionalidades oferecidas por um sistema ERP. Isso permite que as organizações monitorem continuamente o progresso dos produtos à medida que entram e saem do armazém; mantenham o recebimento, o armazenamento e a movimentação de mercadorias sob controle; e usem inteligência em tempo real para otimizar os recursos da empresa.
A tecnologia avançada do WMS permite que as empresas respondam às pressões do mercado e façam entregas com prazos cada vez menores. O sistema aplica velocidade em todos os processos de uma operação logística, sendo projetado para garantir maior precisão e a redução dos custos.
Porém, o armazém não é uma ilha: outros departamentos, como Produção, Compras e Vendas precisam acessar os dados do estoque para tomar decisões. Isso significa que, se uma empresa possui um sistema WMS, ela também precisa ter um sistema ERP que possa conversar diretamente e de maneira integrada.
O ideal é que o fluxo comece no ERP, passe pelo WMS e termine no ERP. E, para que isso aconteça da melhor forma, é preciso que os dois sistemas estejam perfeitamente integrados. A importância de uma boa integração começa já quando o WMS é instalado no CD, uma vez que na maior parte dos casos, o índice de insucesso dos projetos é originado da má integração entre os dois sistemas.
Como acontece a integração entre ERP e WMS?
Dentre as modelos de integração entre ERP e WMS mais aplicados estão a API e Web Service. Além dessas, a integração pode acontecer por arquivo de texto ou banco de dados. Conheça os modelos:
API (Application Programming Interface)
A API, que em português significa “Interface de Programação de Aplicativos”, é o formato que tem sido mais utilizado atualmente devido aos seus avanços tecnológicos. Trata-se de um conjunto de padrões de programação que permite a comunicação entre dois programas diferentes que utilizam linguagens distintas de funcionamento.
Geralmente, os fornecedores de sistemas oferecem suas próprias APIs para ajudar as empresas a conectarem o ERP a outras plataformas. Contudo, a empresa pode também optar por usar uma API de terceiros ou a sua própria interface.
A API funciona como uma intermediária entre o ERP e o outro sistema: ela recebe os dados de uma plataforma, faz a sua interpretação e padronização e envia-os para a outra aplicação com uma linguagem “legível” e compatível com as especificações do sistema. Através da API, as informações registradas no ERP podem ser acessadas no WMS e vice-versa.
No caso da API, geralmente a transferência de dados acontece via Json (JavaScript Object), mas existem outras opções.
Web Service
Trata-se de uma interface projetada para se comunicar via rede, ou seja, é uma API que usa a rede para a transmissão de dados de um sistema ao outro. Uma das formas de comunicação mais utilizadas é o XML/Data Set, mas a transferência de dados também pode acontecer por SOAP e REST.
Banco de dados
Neste tipo de integração, a comunicação acontece direto de um sistema ao outro através de um banco de dados, porém, nesse modelo, muitas vezes as regras de negócio não são validadas. Optando por essa tecnologia, o melhor é ter um banco de dados intermediário entre os dois sistemas, mesmo tendo linguagens distintas, mas com a gravação e leitura de dados operando de acordo com as regras acordadas na fase de planejamento da integração.
Os benefícios da integração entre ERP e WMS
Se os sistemas ERP e WMS forem totalmente integrados, você poderá:
• Aproveitar o melhor que cada sistema pode oferecer dentro da sua expertise;
• Eliminar controles paralelos, como planilhas e e-mails;
• Eliminar processos manuais;
• Alcançar a velocidade e a agilidade que sua empresa precisa para ser competitiva no mercado;
• Fornecer à gerência informações em tempo real necessárias para a tomada de decisões;
• Passar para a equipe comercial (Vendas e Compras) a confiabilidade das informações do estoque;
• Permitir que a sua equipe de atendimento ao cliente mantenha os clientes informados;
• Atender da maneira correta as regras do negócio;
• Melhorar a velocidade e a precisão do faturamento.
É por isso que a integração entre o WMS e o ERP é fundamental para que a sua empresa possa alcançar todos os benefícios citados anteriormente e muitos outros ganhos, garantindo o controle completo do negócio, desde a parte administrativa até a logística.
Qual é o melhor modelo de integração a ser utilizado?
Não existe um modelo superior ao outro, e sim aquele que se adapta melhor à arquitetura que a empresa já utiliza. Antes de ser feita a integração, as equipes do fornecedor de WMS e de TI da empresa devem se reunir para discutirem juntos sobre o melhor modelo a ser implementado. O recomendado é buscar fornecedores de WMS que estejam antenados às novas tecnologias e que evoluam a camada de integração de acordo com as inovações nos ERPs.
Após a decisão sobre o modelo a ser adotado, inicia-se o trabalho de desenvolvimento das interfaces de comunicação que, quando finalizadas, devem passar por massivos testes unitários e integrados para garantir a perfeita integração entre os sistemas.
De acordo com Fabrízio Ferrari, que há 20 anos implanta os sistemas da Delage, o sucesso de qualquer projeto de integração começa com uma boa fase de planejamento e levantamento de dados, seguida pela realização de testes com qualidade.
Por que integrar o ERP ao WMS?
Já falamos sobre os benefícios da integração, mas agora vamos detalhar melhor o que acontece quando os dois sistemas trabalham de forma conectada.
Quando a integração está 100% concluída e bem feita, atualizações que acontecem no ERP que têm impacto no WMS são transmitidas de forma automática. Por exemplo, se no ERP foi feita uma alteração no endereço de um cliente, essa informação nova é enviada ao WMS, que precisa do dado para gerenciar a expedição de um pedido. Por outro lado, se ao acessar o ERP, um funcionário do setor de Compras precisa saber como está o estoque disponível de determinado produto, o WMS é a fonte de informações, exibindo não apenas o saldo do estoque, como também suas posições, seus lotes e validades e eventuais segregações, como por exemplo, produtos vencidos e avariados.
Uma outra situação em que a integração é muito útil é quando uma empresa utiliza os serviços de um operador logístico. Neste caso, ao integrar o seu ERP ao WMS desse terceiro, é possível ter acesso às informações do estoque em tempo real.
Como o WMS tem todos os registros necessários para saber quem executou qual processo, em quanto tempo e quantas posições foram utilizadas, essas informações poderão ser apropriadas pelo ERP para o cálculo do custo logístico como um todo. Podemos dizer que sempre que o ERP pergunta e o WMS responde, sendo possível criar serviços automáticos que solicitam as informações ao WMS para que a comunicação de dados entre os dois sistemas aconteça em tempo real.
Em suma, podemos dizer que o WMS e o ERP trocam informações o tempo todo a respeito do estoque, do que foi separado, do que foi faturado e do que foi entregue. Na verdade, os dois sistemas devem formar um único processo, que começa no ERP, passa pelo WMS e volta para o ERP. Lembre-se: quanto mais informações cada setor da empresa tem, melhor será o funcionamento do negócio como um todo.
Como evitar problemas na integração entre ERP e WMS
A primeira e mais importante dica é: escolha um fornecedor de WMS sério, que entenda a importância da integração e que dedique um tempo para isso. A empresa de WMS precisa ter um time de profissionais competentes e com experiência em integração. Além disso, é fundamental que haja o engajamento entre a equipe da sua empresa e a do fornecedor durante a construção das interfaces.
Por fim, não se esqueça de fazer um bom planejamento e todos os testes necessários para assegurar a perfeita integração. Tudo isso garantirá o sucesso do seu projeto.
Ao contar com a melhor solução em WMS e priorizando a integração total com o seu ERP, você aproveitará todos os benefícios da tecnologia para alcançar a eficiência logística e o crescimento do seu negócio!
Saiba mais sobre o WMS Delage® Rx
O WMS da Delage possui integração nativa com os principais ERPs do mercado, tais como SAP (Hana e B1), TOTVS (WinThor), Oracle (Peoplesoft), dentre outros. Para mais informações sobre o sistema e suas integrações, clique aqui.
