Controle de lotes ajuda na identificação de matérias-primas e do destino dos produtos finais. Tecnologia pode ser uma grande aliada nesse processo.
A gestão intralogística de uma indústria requer atenção redobrada quanto ao rastreamento dos produtos desde a sua fabricação até a chegada nas mãos dos clientes. Esse controle dos itens não é uma tarefa fácil, já que é preciso monitorar uma variedade maior de componentes, tais como: matéria-prima, produtos em andamento (inacabados) e produtos finalizados.
No caso da produção de bebidas, alimentos perecíveis ou medicamentos, o desafio é ainda maior, pois os mesmos requerem um controle rigoroso da data de vencimento. E, para rastrear cada uma das mercadorias, identificando informações como de onde vieram seus insumos, para onde foram destinados os produtos acabados, quantos foram enviados e quando eles expiram, é essencial contar com uma excelente rastreabilidade de lotes.
O que é controle de lotes?
O controle por lotes consiste basicamente na gestão e rastreamento do produto a partir do número do lote que lhe foi atribuído na sua fabricação. As informações contidas no número de lote permitem identificar os dados de fabricação, como por exemplo, a data de validade da mercadoria, possibilitando o controle do produto desde a sua produção até o consumidor final.
Em alguns casos, o controle de lotes na indústria é exigido pela legislação. Para a indústria farmacêutica, a RDC 304, recentemente publicada pela Anvisa, estabelece uma série de normas para a rastreabilidade tanto na armazenagem quanto no transporte e distribuição dos medicamentos. Já para a indústria alimentícia, existem uma série de normas, como a ISO 22005/2008 (garante a necessária transparência das tripulações da cadeia alimentar e estabelece uma ética básica no mercado), a RDC nº 24, de 08 de junho de 2015 (dispõe sobre critérios e procedimentos para o recolhimento de alimentos), a INC nº 02 de 07 de fevereiro de 2018 (dispõe sobre a obrigatoriedade da aplicação da rastreabilidade ao longo da cadeia produtiva dos vegetais frescos destinados à alimentação humana), a IN nº 51 de 1º de outubro de 2018 (tem a finalidade a rastreabilidade dos animais e de seus produtos), dentre outras. Nesse sentido, além de ser uma prática obrigatória, o controle de lotes é essencial para a empresa manter-se em conformidade com as leis.
Mas isso não significa que nos outros segmentos o controle de lote não deva existir. Como fazer o recall de um produto que chegou a algum posto de venda e está avariado? Como saber para onde esse item foi vendido? Sem o tratamento adequado dos lotes, a empresa corre grandes riscos, afinal, um lote de fabricação comprometido, além de perdas financeiras, pode lhe trazer prejuízos mais graves se afetar diretamente a saúde e o bem-estar do consumidor.
Por que fazer o controle de lotes?
Imagine que uma indústria de alimentos enviou determinado produto para a venda e quando um dos consumidores adquiriu e abriu a embalagem, verificou alguma anormalidade. Essa mercadoria voltou para a fábrica, foi analisada e constatou-se um problema em um dos ingredientes, o qual também é utilizado na fabricação de outros produtos. Para saber quais itens foram feitos com esse insumo e para onde foram vendidos, a empresa precisa contar com um apurado sistema de controle de lotes que registre todas as saídas ou ordens de produção.
Ao registrar os lotes tanto dos ingredientes quanto dos produtos acabados, fazendo um cruzamento inteligente de dados, é possível saber quais lotes de matéria-prima foram utilizados na fabricação de determinado produto e para onde esse item foi vendido. Sem esse controle é impossível fazer um recall. Em caso de alimentos, por exemplo, se um consumidor ingere algo estragado e tem algum problema de saúde em decorrência disso, os danos para a marca podem ser irreversíveis. Daí a importância de controlar todos os lotes para garantir a agilidade necessária no recolhimento de mercadorias quando é notificado algum problema.
Para a indústria farmacêutica, o controle de lotes também é fundamental para evitar, por exemplo, falsificações e extravios, garantindo ao consumidor mais segurança quanto às informações de origem e autenticidade do produto. Nos casos de recall de medicamentos, um sistema robusto de rastreabilidade contribui significativamente para que o recolhimento seja feito de maneira ágil, ou seja, caso haja a necessidade de reavaliar o lote de algum fármaco, a empresa fabricante saberá exatamente onde precisa buscá-lo e como removê-lo do mercado de forma rápida, evitando danos à população.
Acrescenta-se, ainda, o fato de que o controle de lotes é essencial para outros setores da empresa, tais como: Planejamento (precisa saber os materiais disponíveis para executar as ordens de fabricação); Compras (precisa saber a quantidade certa de insumos no estoque para definir quando adquirir mais); Fiscal e Financeiro (precisam saber os saldos de estoque com dados detalhados de cada produto). E, claro, esse monitoramento é essencial para o Gestor de Logística, que deve ter todas as informações dos itens armazenados para controlar as movimentações e, principalmente, não permitir que haja no estoque produtos vencidos.
Outra vantagem é que o rastreamento de lotes permite ter uma visão da qualidade dos produtos acabados, rastreando as matérias-primas que os fornecedores estão oferecendo. Isso possibilita a identificação dos melhores e piores fornecedores, o que lhe dá maior controle na hora da compra dos insumos.
Agora que você já entende a importância do controle de lotes, vamos falar sobre como tornar esse processo eficaz. Mas antes de trazer as dicas que vão te ajudar nessa gestão, você precisa conhecer bem as principais metodologias de entrada e saída de mercadorias, pois é fundamental definir o método que melhor se adequa aos tipos de produtos armazenados para garantir a alta eficiência do controle de lotes. Além disso, vamos tratar dos códigos de identificação e rastreamento de produtos.
Tipos de movimentação de estoque
Confira as principais metodologias para movimentação de estoque:
– FIFO (First In, First Out) ou PEPS (Primeiro que Entra, Primeiro que Sai): o FIFO ou PEPS é baseado na circulação dos produtos pela ordem cronológica de entrada no armazém, ou seja, as mercadorias que chegaram antes são as primeiras a saírem. Esse método de movimentação é útil quando os produtos têm prazo de validade ou tornam-se obsoletos com o passar do tempo. Sua vantagem está em permitir que as mercadorias que que estão estocadas há mais tempo sejam vendidas pelo valor de mercado mais recente.
– LIFO (Last in, First out) ou UEPS (Último a entrar, Primeiro a Sair): o LIFO é baseado em uma operação inversa ao FIFO, onde o último item a entrar, ou seja, o que tem menor tempo de armazenagem, ganha prioridade na ordem de saída. O ideal é usar o LIFO somente em casos de produtos que não possuam data de vencimento. Contudo, esse tipo de movimentação pode estar relacionado a uma exigência de algum cliente (que deseja receber produtos mais novos, com prazo de validade mais distante, podendo pagar mais caro por isso) ou mesmo à uma estratégia de venda (cobrar um valor mais alto pela disponibilização de produtos fabricados recentemente). Mas é importante destacar que a gestão do LIFO requer muito cuidado para que não haja perdas no armazém.
– FEFO (First expire, First out) ou PEPS (Primeiro que Expira, Primeiro que Sai): o método FEFO, baseado no princípio de que o produto que está mais próximo de vencer será o primeiro a sair, é muito utilizado gerir estoques de alimentos frescos, como carnes, derivados de leite, bebidas, para o agronegócio e na indústria química e farmacêutica, cujos produtos requerem um alto controle da validade e contam com rigorosas regras das agências de inspeção. Também é indicado para operações com altíssimo giro, pois o FEFO ajuda a manter o estoque atualizado, facilitando a gestão da expedição de mercadorias.
Identificação e rastreamento de produtos
Para o melhor entendimento sobre o controle de lotes, é importante conhecermos os sistemas de identificação dos produtos, a começar pelo código de barras, conjunto numérico e gráfico que carrega informações importantes de cada item.
Código de barras
Conforme definição apresentada pela GS1 Brasil (Associação Brasileira de Automação), órgão que desenvolve e mantém padrões globais para comunicação comercial, os códigos de barras “são utilizados para representar uma numeração (identificação) atribuída a produtos, unidades logísticas, localizações, ativos fixos e retornáveis, documentos, contêineres, cargas e serviços, facilitando a captura de dados através de leitores (scanners) e coletores de código de barras, propiciando a automação de processos, trazendo eficiência, maior controle e confiabilidade para a empresa”.
Segundo a GS1, atualmente há diferentes tipos de códigos de barras de modo a suprir as mais diferentes necessidades. O EAN-13 (GTIN-13) é o mais comum deles e é utilizado no ponto de venda. Já para países como Estados Unidos e Canadá, o padrão é o UPC-A. Para produtos menores e alimentícios, o DataBar é considerado o ideal devido ao seu tamanho reduzido.
O EAN-13 (GTIN-13), modelo mais utilizado no Brasil, é composto por 13 dígitos e barras de limitação. Entenda a seguir o que cada parte representa:
– Barras de limitação: ficam no início, no meio e no fim do código e são responsáveis por orientar a leitura. Dessa forma, são elas que indicam onde começa e termina o código e em qual sentido ele deve ser lido. Essas barras não fazem parte da numeração.
– 3 primeiros dígitos: representam a identificação do país, a licença de uma GS1 local. No caso do Brasil, é utilizada a sequência 789 e 790. Vale ressaltar que essa combinação é relativa ao país onde o produto foi registrado e não necessariamente onde ele foi produzido.
– 9 dígitos após os três primeiros: representam a identificação da empresa + identificação do produto
– Último algarismo: dígito verificador. Ele é resultado de uma operação matemática realizada sobre os demais numerais a fim de validar a leitura ou digitação manual.
Código GS1 128
Além do código de barras, o produto deve conter também o número de lote e a data de validade. Lembrando que um produto tem o mesmo código de barras, mas o número de lote vai variar conforme a sua fabricação.
Para facilitar o rastreamento do número de lotes, foi criado um código específico, chamado GS1 128 (ou UCC/EAN-128 ou UCC-128 ou EAN-128) cuja finalidade está em capturar dados adicionais dos produtos. Quando se fala de logística, o Suporte de Dados GS1- 128 é o padrão-ouro. O código GS1 128 permite integrar dados como datas de validade, lotes de produção, quantidades, pesos, entre outros dados relevantes para as operações diárias das organizações. Nesse sentido, trata-se de um código complementar ao código de barras e que facilita muito a rastreabilidade do produto, já que a coleta e conferência das informações do lote e data de validade são realizadas através da bipagem do código, dispensando a digitação no sistema.
De acordo com a GS1, “o GS1-128 é flexivelmente configurável, tornando-o totalmente adaptável a uma grande variedade de necessidades e casos de uso. Pode ser lido com diversos leitores óticos a laser comercialmente disponíveis”.
Para mais informações sobre os códigos, acesse o Guia GS1 Identificação Avançada.
Número de série
Caso haja a necessidade de fazer um controle ainda mais analítico, a mercadoria pode ser identificada com um número de série. Essa prática é bastante utilizada pela indústria de aparelhos eletrônicos, pois permite uma alta rastreabilidade dos produtos, ajudando, por exemplo, a identificar peças que foram utilizadas na fabricação de cada um dos aparelhos, sendo bastante útil para casos de recall.
Como fazer um rastreamento de lotes eficaz?
Se o controle de lotes de matérias-primas, produtos em andamento e produtos acabados pareceu uma tarefa complexa, imagine ter que fazer tudo isso de forma manual. Além de ser um trabalho difícil, torna-se demorado e passível de erros. Por isso, uma primeira dica para garantir a eficácia no controle de lotes é automatizar os processos através de um sistema de gestão de armazéns (WMS). O software garante máxima rastreabilidade das informações dos produtos, incluindo não apenas o controle do número de lote e número de série, como também as datas de expiração.
Através do uso de coletores de RF, todos os produtos, sejam matérias-primas ou mercadorias prontas para a venda, passam por uma conferência, sendo bipados na entrada e na saída do armazém. Nesse processo, os dados são conferidos pelo operador e automaticamente caem no banco de dados da empresa. Em outras palavras, podemos dizer que o WMS monitora a história do produto, desde o momento em que ele chega no estoque, seja de uma matéria-prima que ainda vai para a produção, até o instante em que o produto acabado sai para as lojas, por exemplo.
Além de contar com a tecnologia, é fundamental seguir uma padronização na hora de nomear os lotes. Não existe um modelo certo que deve ser seguido por todos – cada negócio possui a sua especificidade. Por isso, o mais importante é escolher uma forma de registro e rastreamento que seja de fácil leitura e adequada ao tipo de produção.
Outra dica é manter o armazém sempre organizado, com a alocação correta dos produtos e o monitoramento do endereço de cada item. Cada lote deve estar devidamente identificado no estoque físico. Unindo organização, endereçamento correto e controle de lotes, fica muito mais fácil seguir as metodologias FIFO ou FEFO para controle de perdas e avarias.
Boas práticas de controle de lotes no armazém
Além das dicas apresentadas no tópico anterior, listamos algumas boas práticas para o controle de lotes no armazém. Confira a seguir:
1) Faça sempre a conferência das informações dos produtos recebidos no momento da entrada no armazém. Às vezes problemas acontecem e a sua empresa pode receber itens avariados, vencidos ou com lote divergente do que foi informado. Por isso, conferir os dados dos produtos que chegam ao CD é fundamental;
2) Não coloque dois lotes diferentes do mesmo produto em uma posição, porque o funcionário pode se equivocar na hora de separá-los;
3) Aloque os lotes que vencem primeiro mais próximos das posições de picking;
4) Acompanhe todos os dados das movimentações em tempo real (Gestão à Vista);
5) Faça a checagem periódica do seu estoque.
Por fim, uma recomendação importante: no momento da venda, é importante registrar o número de lote de cada item. É isso que te resguardará em qualquer caso de bloqueio ou recall, permitindo a rápida identificação dos locais onde os produtos estão e a sua retirada de circulação.
Agora que você já sabe tudo sobre o controle de lotes, que tal conhecer mais sobre o controle de estoque de uma maneira geral? Confira os textos sobre as causas de problemas no estoque, as consequências da falta de acuracidade e como agir para garantir o controle ideal.
Para entender mais como o WMS Rx pode beneficiar a gestão logística na indústria, clique aqui.
