Custos no armazém: acabe de vez com as despesas excessivas e aumente a eficiência logística
Descubra 8 dicas práticas para reduzir os custos no armazém e evitar gastos desnecessários que podem estar prejudicando o seu negócio.
Se perguntássemos à você, gestor, sobre os valores investidos dentro do seu armazém, seria possível dizer hoje onde e como os recursos financeiros são aplicados? Você conseguiria identificar também os pontos de melhoria para a redução dos custos?
Sabemos o quanto o gerenciamento do armazém é importante para a cadeia logística de uma empresa A má administração pode causar uma série de impactos negativos e comprometer o funcionamento geral da cadeia de suprimentos, desde o recebimento de mercadorias, passando pela estocagem até a separação e expedição de um pedido. Um elemento fundamental e que merece atenção para que toda a engrenagem estrutural da logística funcione é a redução dos custos no armazém.
Diminuir as despesas em um centro de distribuição influencia diretamente a lucratividade de uma empresa, ou seja, existem uma série de práticas capazes de otimizar o funcionamento do armazém que, por sua vez, viabiliza a economia de recursos operacionais e financeiros, resultando em maior faturamento para o negócio. A busca por processos e metodologias capazes de otimizar tempo e dinheiro é o combustível do gestor logístico, que terá como resultado a produtividade e o aumento da lucratividade.
A seguir, vamos entender mais detalhes sobre os custos no armazém e como você pode executar as melhores estratégias de gestão, deixando a sua operação cada vez mais rápida, eficiente, produtiva e tecnológica.
Redução dos custos no armazém: uma necessidade permanente
Estamos vivendo um momento de grande corrida das empresas para oferecer o melhor serviço aos seus clientes, de modo a se diferenciarem dos concorrentes. Grandes players, como Amazon e Mercado Livre, por exemplo, a cada dia lançam novas estratégias e investimentos em logística, visando entregar em prazos recordes e também proporcionar uma experiência única aos seus compradores. Mas eles não conseguiriam revolucionar sua cadeia de suprimentos sem garantir que os seus recursos fossem utilizados da melhor forma, sem erros, sem desperdícios, sem despesas excessivas. Afinal, se para garantir um diferencial no mercado essas empresas gastassem muito mais do que o planejado, a lucratividade não viria.
O que isso diz a você?
Na verdade, fica claro que reduzir os custos no armazém não deve ser um dos objetivos secundários da sua gestão, mas um dos principais. Se você não contiver as despesas excessivas, sua empresa não terá recursos adicionais para investir em melhorias e novas estratégias. É, portanto, uma necessidade permanente para quem deseja crescer e se destacar no mercado.
Estamos falando de um cenário complexo, que envolve vários processos, desde o momento em que a mercadoria chega ao armazém, passando pelas conferências na entrada, armazenagem, giro do estoque, separação, reabastecimento, até a expedição. Em cada uma delas é necessário ter um olhar criterioso, identificando ineficiências que podem estar gerando despesas adicionais. Além disso, é preciso gerenciar bem três recursos centrais: pessoas, equipamentos e área.
É importante lembrarmos que manter uma cadeia de suprimentos gera despesas de diferentes tipos que variam de acordo com a instalação, infraestrutura, localização, armazenamento, modo de execução dos processos e manutenção.. Tais custos, quando somados e colocados na ponta do lápis, podem fazer a sua empresa perder muito dinheiro!
Pensando nisso, separamos algumas dicas que vão auxiliar você a rever as estratégias dentro do armazém e a colocá-las em prática a fim de reduzir ao máximo os custos e aumentar os ganhos. Confira a seguir.
Como reduzir os custos no armazém?
Ao identificar oportunidades dentro da cadeia de suprimentos, aplicar estratégias eficientes e melhorar a organização dos processos, você terá como resultado a maximização dos lucros. Uma vez que é possível gerir o estoque, o espaço, as pessoas e os equipamentos de forma rápida e eficiente, você terá uma operação mais econômica e clientes cada vez mais satisfeitos. Por outro lado, falhas de sistemas tecnológicos ou operacionais dentro da cadeia de suprimentos, traz como resultado uma baixa produtividade, logo, menos segurança para sua marca e insatisfação do consumidor.
Então, vamos avaliar se você está seguindo práticas que auxiliam na redução dos custos no armazém? Confira abaixo e veja como colocar em prática melhorias que impulsionam seu negócio:
1. Organize e planeje o armazém
Pode parecer óbvio, mas a organização é uma palavra-chave dentro de um armazém. Uma vez que as cadeias de suprimentos precisam se adaptar à nova realidade do mercado de consumo cada vez mais exigente, que deseja fazer compras em velocidade recorde e solicita maior variedade de produtos, é crucial ter uma operação extremamente organizada para lidar bem com esses desafios. Se a organização nos bastidores não for realizada de forma excelente, gerará grandes conflitos internos, atrasos nas entregas e insatisfação do cliente.
Quanto maior as exigências de velocidade de entrega e diversidade de produtos feita pelos consumidores, mais urgente se torna a execução de uma mudança na própria infraestrutura do armazém. Isso significa planejar novas unidades e localidades de estoque, garantir que os produtos estejam alocados nas posições adequadas e mais estratégicas, aumentar a equipe responsável pela manutenção, separação e envio, deixar os fluxos mais rápidos na medida que o armazém cresce em volume e espaço. É possível evitar custos excessivos no armazém, quando o assunto é organização, tomando algumas medidas básicas, como por exemplo:
– Eliminar as etapas desnecessárias
Você já parou para pensar que existem funções obsoletas dentro de um armazém e que um simples “pente fino” no processo pode reduzir etapas que mais atrasam ao invés de auxiliarem na produtividade? Pois é, um dos exemplos mais comuns é quantidade de vezes que seu funcionário toca em uma mercadoria para procurar o item certo, ou simplesmente a quantidade de passos que ele dá para procurar um corredor ou uma prateleira. Esses pequenos detalhes podem ser reduzidos com o mapeamento de ações e uma boa organização tanto da área de armazenagem quanto da distribuição e tarefas.
– Aproveitar todos os espaços do armazém
Um simples produto alocado em um local ou tamanho errado pode causar “buracos” nas prateleiras do seu armazém e, apesar de parecerem pequenos, esses espaços vazios podem fazer uma diferença final nos gastos da empresa. Para evitar que isso aconteça, você pode contar com uma equipe capaz de mapear os tamanhos e calcular exatamente onde cada produto ficará. Outra forma eficiente e mais rápida é contar com um sistema WMS para realizar cálculos de espaço de maneira automatizada, aproveitando cada centímetro do armazém.
– Diminuir o estoque com cross docking
Uma estratégia muito utilizada durante a pandemia com o objetivo de reduzir os custos de armazenagem foi o cross docking, o processo logístico que dispensa o armazenamento de produtos no estoque, uma vez que a empresa só solicita um produto ao fornecedor quando o mesmo já foi vendido ao cliente. Assim, o galpão logístico funciona como um ponto de passagem, onde a mercadoria chega, é conferida e logo despachada. Com isso, evita-se os gastos com a armazenagem.
Essa pode ser uma estratégia interessante para a sua empresa, considerada como forma de redução das despesas. Contudo, é importante lembrar que o cross docking exige preparo prévio tanto da infraestrutura, como da equipe e até da relação com os fornecedores. Você pode conferir mais dicas aqui.
2. Otimize o gerenciamento de atividades
Realizada a organização da infraestrutura do armazém, outro ponto essencial na hora de reduzir os custos de armazenagem é a otimização do gerenciamento e do tempo de execução das atividades dentro do armazém. Tempo é dinheiro, e isso é um fato irrefutável, portanto, ter dentro de sua cadeia de suprimentos funcionários desorganizados, procurando por pedidos o tempo todo, errando e corrigindo suas falhas, pode gerar um custo desnecessário.
Para garantir o máximo de eficiência, conte com ferramentas capazes de gerenciar seu armazém de forma automatizada, que possibilitará a integração de todo o sistema operacional em um só lugar e compartilhará informações em tempo real com toda sua equipe. Um WMS, por exemplo, indica ao colaborador mais próximo da demanda onde o produto está localizado, a quantidade a ser retirada, o menor tempo de realização da atividade e eliminará o tempo ocioso e mal aproveitado.
3. Fique de olho no inventário
Os produtos em seu armazém formam, juntos, a coluna que mantém o seu negócio de pé, afinal, são eles os ativos que geram retorno de investimento e garantem o crescimento de sua empresa. É comum encontrarmos armazéns que não dão a devida atenção às mercadorias estocadas e isso resulta em uma consequência comum a alguns modelos de negócio, que é a perda de estoque.
Isso acontece devido ao mau gerenciamento do inventário, que pode ser desencadeado por manuseio incorreto, quebra de itens, extravios, falhas na separação, ou, até mesmo roubos, gerando altos custos no armazém e dinheiro desperdiçado. Para evitar essa situação e reduzir danos, você como gestor pode:
– Manter seu armazém sempre limpo e organizado, como por exemplo, deixando as áreas de trabalho livres para circulação, organizando e identificando cada área de trabalho, etiquetando itens de acordo com suas especificidades e orientando sobre a forma como devem ser manuseados.
– Promover treinamentos dos funcionários, não só com o objetivo de realizarem suas tarefas de forma eficiente, mas também para que entendam a cultura da empresa, suas regras e principais orientações. Manter os colaboradores incentivados, com uma qualidade de trabalho satisfatória, evita que danos sejam causados intencionalmente, assim como evita taxas de eventuais roubos.
– Investir em tecnologia para o completo rastreamento das mercadorias para acompanhar onde cada produto está e quais as suas condições. Ao utilizar o WMS integrado a coletores de dados, todas as movimentações e informações das mercadorias serão registradas automaticamente e poderão ser acessadas em tempo real.
4. Realize revisões de estoque
Como é realizada hoje a conferência do seu estoque? Diariamente, semanalmente ou mensalmente? Essas perguntas são decisivas na hora de identificar um erro comum nos armazéns que é o estoque parado.
Com o novo cenário de consumo, as empresas trabalham de forma eficiente a fim de atender dentro do prazo todos os pedidos. No entanto, ainda que a demanda de vendas tenha aumentado, alguns armazéns sofrem com seus estoques parados em determinadas categorias os quais ocupam espaço e direcionam gastos desnecessários para a logística. E esse problema tende a acontecer especialmente quando o espaço de tempo entre uma revisão e outra é muito longo.
A revisão de estoque se faz presente para quem busca reduzir os custos de armazenagem, monitorar os produtos que pararam de sair para a expedição, entender a sazonalidade de itens, e criar oportunidades de saída de estoque como promoções e descontos, por exemplo.
Uma coisa é certa: manter um estoque parado por muito tempo resulta diretamente na baixa margem do lucro do seu negócio.
5. Controle o reabastecimento de produtos
Entendemos que o estoque parado causa um alto desperdício de dinheiro. Por outro lado, a falta de produtos no estoque também, afinal, pensando estrategicamente, você paga por um espaço que faltam itens que alimentam seus lucros.
Logo, é importante fazer com que todas as engrenagens trabalhem juntas dentro do armazém. Assim como os pedidos precisam sair, novos produtos precisam chegar e o trabalho do gestor é garantir que eles sejam os itens correspondentes com a demanda do mercado. Controlar e fazer isso tudo ao mesmo tempo pode ser desafiador, por isso, o trabalho do gestor é manter sua equipe 100% alinhada, um fluxo de trabalho otimizado, sem sobrecarga, com olhos atentos aos eventuais erros.
Monitorar o estoque com todo o fluxo ativo exige muita atenção, afinal, erros humanos acontecem e podem resultar em estoques excessivos ao realizar o pedido de reabastecimento do armazém.
Tudo isso pode ser resolvido com a ajuda de um sistema de gerenciamento de estoque, o WMS. O software consegue monitorar todas as entradas e saídas de produtos em tempo real, dando maior visibilidade aos gestores que conseguem tomar decisões assertivas com base em dados, relatórios e históricos da operação. Além disso, sempre que o nível mínimo é atingido, o sistema emite um alerta, garantindo que a reposição seja feita no tempo certo.
6. Monitore a temperatura do ambiente
Apesar de pouco observada, o controle de temperatura nas áreas de armazenagem pode impactar consideravelmente os custos da operação. Uma das formas de economizar recursos diante a esse cenário é realizar o isolamento de janelas, portas, paredes e tetos, para adaptar as condições específicas do armazém. Quando se tem uma porta aberta, por exemplo, ela deixa produtos expostos ao ambiente externo criando rapidamente uma mudança na temperatura, que pode afetar a qualidade e estrutura de um produto.
7. Utilize seus equipamentos com estratégia
Equipamentos representam um valor de investimento alto para um armazém e dificilmente será possível reduzir todos esses gastos, pois eles são essenciais para a otimização do tempo e redução do esforço humano. Mas existem dicas coringas na hora de escolher as máquinas com melhor estratégia e economizar gastos, como por exemplo:
– Escolher equipamentos versáteis que desempenhem atividades diferentes. É muito mais econômico e inteligente investir em máquinas que operam funções distintas e de forma dinâmica.
– Realizar manutenções, para assegurar que sua vida útil será longa e evitar danos inesperados que possam gerar gastos maiores que o simples hábito de revisar.
8. Automatize o picking
A etapa do picking, conhecida também como a área que envia os pedidos aos clientes, representa 60% do investimento total de um armazém. É nesse processo que é realizada a coleta dos pedidos, embalagem e despacho. Em algumas empresas, esse processo ainda é realizado de forma manual, o que pode gerar uma série de falhas que acontecem por erros humanos.
Hoje é possível integrar o picking junto ao sistema WMS, que possibilita maior segurança para os colaboradores na hora de realizar a conferência e envio dos produtos, através de equipamentos móveis, que indica o passo a passo que o funcionário precisará realizar durante uma tarefa.
Ao realizar a implementação desses sistema, há uma redução significativa no erro de picking e, consequentemente, uma economia significativa dos custos no armazém.
WMS: porque você precisa dele em seu armazém?
Reduzir os custos em seu armazém é uma tarefa desafiadora e pode demandar muito tempo, no entanto, é extremamente importante para gestores que visam aumentar a lucratividade dos negócios, assim como buscar o desenvolvimento e liderança no mercado. Para tornar tudo isso possível em um curto espaço de tempo, você pode apostar em tecnologias capazes de elevar o índice de produtividade e eficiência em seu armazém.
O sistema WMS (Warehouse Management System) foi um criado para facilitar a vida de gestores logísticos que trabalham diariamente com estoques de indústrias, atacados, varejos, operadores logísticos e, até mesmo, e-commerces. Não importa o modelo de negócios. Com o WMS, é possível:
– Delegar funções a fim de reduzir etapas redundantes, obsoletas e desnecessárias dentro do fluxo operacional.
– Organizar e aproveitar cada espaço no armazém, uma vez que o sistema é capaz de calcular exatamente a quantidade de pedidos, tamanho e dimensões, criando um mapa que respeita a curva ABC do estoque.
– Direcionar atividades para funcionários, desde o recebimento de mercadorias e conferência na doca, até o despacho do pedido ao cliente.
– Acompanhar em tempo real a rotatividade do estoque, assim como as atividades dos colaboradores, possibilitando a visibilidade geral do fluxo e permitindo a identificação de falhas durante o processo.
– Verificar resultados através de relatórios e dashboards, a fim de encontrar as melhores oportunidades dentro da cadeia de suprimentos, aumentando a lucratividade e produtividade.
Aqui na Delage trabalhamos com tecnologia de ponta e o sistema WMS Delage® Rx permitiu que muitos clientes abandonassem antigos hábitos que prejudicavam a lucratividade de suas empresas. Com o uso do software, eles se tornaram aptos a enfrentar os desafios do presente e do futuro. Vamos juntos buscar novos resultados para seu negócio? Converse com nossos especialistas hoje mesmo.
