A gestão do estoque tem relação direta com a lucratividade da sua empresa. Estoque parado significa dinheiro imobilizado e ainda mais: corre-se os ricos de perdas, seja por obsolescência ou danificação. Por outro lado, a falta de estoque significa vendas perdidas, o que também impacta na receita da empresa.
Do ponto de vista do excesso de estoque, ou estoque parado, os seguintes problemas podem ser citados:
– Espaço limitado de armazenagem
– Custos adicionais com aluguel de novos galpões ou aumento da área de armazenagem
– Aumento do risco de obsolescência do produto e de perdas, caso o item tenha prazo de validade
– Necessidade de realização de promoções frequentes para tentar vender o estoque parado, o que pode prejudicar a lucratividade
– Mais custos com mão de obra para gerenciar o alto volume de itens estocados
Já a falta de estoque pode provocar problemas como:
– Vendas perdidas, seja em e-commerce (produto indisponível) ou lojas físicas (prateleiras vazias)
– Impacto nas metas de vendas
– Risco de quebras contratuais no abastecimento de determinados parceiros
– Experiência ruim do cliente, que pode abandonar a empresa de vez
Quem gerencia o estoque não quer a acumulação de produtos na área de armazenagem. Quem vende, não quer perder as oportunidades de atender bem o cliente. Então, qual o caminho ideal? Encontrar o equilíbrio perfeito entre oferta e demanda.
Essa não é uma tarefa tão simples, especialmente hoje em dia, em que as empresas precisam lidar com o alto volume de produtos recebidos diariamente, a variedade de SKUs e as demandas dos clientes. Mas existem tecnologias que podem auxiliá-lo, assim como estratégias inteligentes que garantem uma maior previsibilidade e ajudam a manter o equilíbrio do estoque. Neste texto, apresentaremos algumas dicas valiosas para você aplicar na sua empresa e otimizar a gestão.
Alcançando o equilíbrio entre oferta e demanda
É possível manter os níveis de estoque ideais e, ao mesmo tempo, assegurar que o cliente seja sempre atendido com prontidão. Para tanto, você precisa ter uma gestão de estoque de excelência, implementando as estratégias que apresentamos a seguir:
1 – Aprimore a coleta de dados
As empresas de sucesso da cadeia de abastecimento são aquelas que têm todas as informações de prontidão, com dados sempre atualizados. Isso significa que elas sabem onde está o estoque, a quantidade de itens em cada endereço, em quanto tempo cada fornecedor envia uma nova remessa, quais os prazos de entrega ao cliente, etc. Sem esses dados, os gestores não conseguem medir adequadamente seus níveis de estoque e, inevitavelmente, poderão estocar uma quantidade além do necessário.
Portanto, antes de mais nada, é fundamental ter o máximo de informações, de modo que elas permitam uma análise profunda e a tomada de decisões assertivas. Isso nos leva à segunda dica.
2 – Compreenda a demanda do cliente
Você precisa conhecer muito bem o seu cliente, respondendo questões como: quais são as suas preferências e por quê? Onde ele prefere comprar? Quanto ele pode pagar? Além disso, é importante entender bem os fatores culturais e ambientais que têm impacto no seu comportamento.
Para descobrir essas informações, você precisa analisar seus dados históricos, verificando todas as informações, sejam os produtos com maior saída e menor saída, a loja ou o canal que vende mais (caso a sua empresa seja omnichannel), o que tem se mostrado tendência, as sazonalidades, etc. A periodicidade com que esses dados precisam ser acessados e revisados vai depender do tipo de negócio.
Essas análises vão te oferecer uma imagem muito mais clara sobre o seu cliente, sobre o que ele quer e o que ele não quer. Com isso, você terá um alicerce para atender à demanda com o abastecimento necessário.
3 – Calcule os pontos de pedido
Com todos os dados históricos, análises e previsões, você conseguirá calcular o ponto de pedido ideal de cada produto. Trata-se do momento certo de reposição de determinada mercadoria, ou seja, do nível mínimo de estoque. Para calcular, basta utilizar a fórmula:
Ponto de pedido = estoque de segurança + (consumo médio x lead time do fornecedor)
O próximo item complementará este.
4 – Otimize a frequência de pedidos e reabastecimento
Se você mantém a frequência ideal de reposição do estoque, certamente conseguirá reduzi-lo sem prejudicar o atendimento ao cliente. Para tanto, você deve começar verificando se os prazos de entrega do fornecedor são precisos ou não. Sua equipe deve trabalhar para rastrear o desempenho do OTIF (On Time In Full) do fornecedor. Além disso, é importante avaliar a precisão da previsão no nível do SKU e prever as perdas.
Conhecendo as demandas e o estoque mínimo de cada produto, você terá condições de definir a frequência ideal de reposição, o que te dará mais previsibilidade.
5 – Aumente a velocidade de produção ou reduza o lead time do fornecedor
Se a sua empresa puder produzir mercadorias com mais rapidez (no caso de indústrias) ou recebê-las com mais rapidez de um fabricante (no caso de varejo, atacado e e-commerce), você poderá atender as demandas com menos estoque. Por exemplo, se leva um mês para fazer um produto, os níveis de estoque devem cobrir pelo menos quatro semanas de demanda. Se levar apenas um dia para produzi-lo, os níveis de estoque de dois dias de fornecimento cobrirão adequadamente a demanda.
6 – Reflita antes de fazer grandes compras
Muitas vezes, as empresas optam por comprar uma grande quantidade de matéria-prima ou de produtos acabados para receberem um desconto do fornecedor. Só que os custos de estocagem podem superar os descontos alcançados na compra. Por isso, é fundamental avaliar se vale a pena fazer uma compra maior. O ideal é manter os níveis de estoque na quantidade suficiente para atender a demanda, sem excessos.
7 – Realize inventários cíclicos e tenha um bom controle de qualidade
Faça contagens periódicas para manter uma alta acuracidade, o que, consequentemente, elevar a confiabilidade no estoque. Também é importante ter práticas de controle de qualidade adequadas. Estabeleça tudo o que precisa ser analisado nas inspeções, determinando os procedimentos para qualificar ou desqualificar um produto. Com a realização de inventários cíclicos e um bom controle de qualidade, você evita perdas, as quais prejudicam a gestão do estoque e trazem prejuízos de diversas ordens.
8 – Invista em softwares de gestão
Imagine aplicar todas as estratégias anteriores em uma operação manual. Seria um trabalho enorme, não é mesmo? É por isso que você não pode abrir mão de um software especializado para a gestão de armazéns, o sistema WMS. Ao utilizar o WMS integrado com o seu ERP e sistema de vendas, você terá todas as informações do seu estoque e das movimentações na palma da mão. O WMS oferece os dados em tempo real e transforma essas informações em relatórios inteligentes, fundamentais para a realização de análises e a tomada de decisões.
Além disso, o sistema ajuda no giro de estoque e na reposição, emitindo notificações quando o estoque atinge o nível mínimo. Outra vantagem é que WMS te dará suporte na realização dos inventários cíclicos e no controle de qualidade, automatizando essas tarefas e inserindo na rotina da operação. Com o sistema, você terá um grande aliado para otimizar a gestão e manter o equilíbrio perfeito entre a oferta e demanda.
9 – Conheça a sua cadeia de suprimentos para fazer bons planos de contingência
Por fim, uma dica importante: você precisa conhecer a sua cadeia de suprimentos. Quais os pontos fortes e fracos? Se você entende a fundo a sua cadeia, você terá condições, por exemplo, de fazer um bom plano de contingência para o caso de demandas imprevistas.
É necessário que você entenda, quantifique e minimize o risco de interrupção. As empresas podem minimizar mais facilmente o risco interno, contudo, uma estratégia sólida de gerenciamento também pode ajudar a reduzir o risco externo. E é aqui que a inteligência de negócios entra em jogo. Você precisa se manter atualizado sobre tudo o que pode impactar a sua cadeia de suprimentos. Assuma uma postura analítica, ao invés de apenas acompanhar as notícias de mercado.
> Quer saber mais detalhes sobre a administração do estoque? Confira 10 dicas para aprimorar a gestão.
