Confira 8 dicas para impedir pedidos em atraso (backorders) e garantir um excelente relacionamento com o cliente.
Experiência. Esta é a palavra que define atualmente a relação entre consumidores e marcas, e se tem uma situação que pode influenciar diretamente nesse relacionamento são os backorders, conhecidos também como pedidos em atraso.
Vivemos em uma sociedade cada vez mais acelerada e, assim como as empresas, as pessoas também visam otimizar seu tempo da melhor forma possível. As tecnologias contribuíram na formação de um novo padrão de comportamento e, consequentemente, de consumo. Por isso, rapidez, eficiência e comprometimento são valores essenciais para desenvolver dentro do seu armazém e, assim, adaptar a sua empresa ao novo mercado.
Hoje você poderia dizer que o seu estoque está preparado para atender a demanda e oferecer a melhor experiência ao seu cliente? Como são realizadas as entregas por seus fornecedores, e como elas contribuem para o sucesso da sua empresa e o cumprimento de prazos com o consumidor? Você tem controle de todo o fluxo de pedidos do seu centro de distribuição? Algumas dessas questões são direcionamentos que levam você a “acender a luz amarela”, ou seja, um alerta para repensar, ajustar e replanejar as ações do fluxo de pedidos do seu armazém. E um ponto que precisa ser considerado são os backorders. Antes de apresentar dicas para você superar essa questão, vamos à definição do termo:
O que são backorders?
Os backorders referem-se a produtos que estão atualmente fora de estoque, mas que o vendedor promete enviar assim que estiverem disponíveis. Basicamente, é denominado como “pedido em atraso”.
Antigamente, até era mais fácil de lidar com isso, pois o cliente tolerava um pequena demora na entrega. Hoje, especialmente no e-commerce, o comprador não espera mais. Isso significa que se o seu fornecedor não for ágil no envio do produto até o seu armazém ou se houver qualquer gargalo na reposição do item e expedição do pedido, esse atraso pode chegar ao cliente. E aí as chances de perdê-lo são grandes.
Por isso é tão importante ter uma gestão eficiente tanto do estoque quanto dos processos que acontecem dentro e fora do seu armazém. Para te ajudar na otimização dos níveis de estoque e na prevenção dos backorders, separamos 8 dicas fundamentais. Confira:
#1 Tenha uma boa comunicação com seus fornecedores
Comunicação é a alma do negócio. Essa afirmativa, atribuída geralmente ao setor de Marketing e Vendas, pode ser também aplicada a todos os setores de uma empresa. Ruídos de comunicação são um dos grandes agentes que causam desgaste e prejuízo às organizações. Manter seus fornecedores alinhados com as diretrizes, políticas e regras da sua empresa evita atrasos no envio dos produtos ao centro de distribuição, garante um excelente abastecimento em seu estoque e, consequentemente, impede atrasos nas entregas dos consumidores finais.
Alguns dos benefícios ao estabelecer uma boa relação com seus fornecedores são:
- Entender os desafios e sugerir as melhores soluções.
- Monitorar de perto prazos e recebimento dos pedidos.
- Flexibilidade e melhor planejamento em agendamentos de entregas.
- Evitar as famosas “dores de cabeças” e antecipar qualquer problema que possa vir a acontecer durante o fluxo e abastecimento de estoque.
Outra forma de assegurar o recebimento e manter seu estoque de acordo com o desejável e operando de forma eficiente, é diversificar seus fornecedores. Pense nos hospitais, em um cenário onde a energia elétrica fornecida por usinas hidrelétricas seja interrompida. Dificilmente eles deixarão de funcionar, pois contam com outras fontes, como por exemplo, os geradores. Essa estratégia pode ser aplicada também ao seu armazém. Ter opções adicionais que atendam seu estoque, garante que você sempre tenha estoque para atender seus clientes com agilidade e prontidão.
#2 Saiba o que os seus clientes desejam – e precisam
Quais são os produtos mais vendidos em seu estoque? Quais desses itens são vendidos de forma sazonal? Quais possuem constância nas buscas? Quais tamanhos, cores e formatos são mais solicitados? As formas de entender o que seus clientes compram e desejam são inúmeras e fundamentais. Compreender informações sobre o período de maior e menor aquisição, quantidade, entre outras preferências específicas, é a forma mais eficiente de planejar o fluxo do seu estoque.
Hoje, é possível contar com sistemas de alta performance e inteligência que traçam o comportamento e perfil do seu consumidor a partir do seu histórico de vendas. Além de entender o público-alvo, pode-se antecipar e preparar o estoque para os períodos de pico e baixas temporadas, além de otimizar a infraestrutura e recursos financeiros.
#3 Invista em um bom WMS e YMS
Investir em sistemas de alta performance de gerenciamento impedirá que seus colaboradores exerçam atividades 100% manuais. Dessa forma, é possível ganhar tempo e inteligência artificial para funções específicas, proporcionando uma operação mais otimizada, funcional e eficiente.
Dois dos principais softwares que auxiliarão na organização do estoque e aumentará o desempenho desde o recebimento e organização do centro de distribuição, até a separação (picking), montagem e envio dos pedidos são:
WMS (Warehouse Managment System)
O WMS foi projetado para otimizar fluxos, processos e a gestão de um armazém, além de proporcionar suporte em tempo real para operadores e gestores do CD.
O sistema possui inúmeras funcionalidades como: a capacidade de controlar e administrar o estoque – incluindo a melhor armazenagem e disposição dos produtos -, o monitoramento do desempenho de funcionários, a geração de ordens de separação de pedidos e de reabastecimento do estoque, a organização de pedidos conforme as prioridades de entrega e de acordo com a disponibilidade de cada colaborador, a definição das melhores rotas para a execução de uma atividade, a antecipação reconhecimento e notificação de problemas durante o fluxo, dentre outras funções que serão cruciais para evitar os backorders.
Outro sistema aliado para prevenir atrasos de pedidos é o YMS, software que auxilia o planejamento e gestão nos fluxos de pátio. Com ele é possível administrar, agendar e organizar entregas, coletas e disponibilidade de docas, permitindo um embarque e desembarque seguro, auxiliando na melhor execução do trabalho de cada colaborador.
Com o sistema é possível integrar a comunicação entre fornecedores e transportadores, melhorar o planejamento do pátio, reduzir custos de trabalho e infraestrutura, otimizar e digitalizar processos, bem como analisar e monitorar o desempenho dos processos.
#4 Acompanhe os dados da sua operação em tempo real
Ao escolher os sistemas de gestão que otimizam os processos desde o pátio até a gestão do estoque e dos processos intralogísticos, garanta que eles ofereçam dados confiáveis da operação em tempo real. Acompanhar simultaneamente o que acontece no caminho que o pedido percorre é essencial para verificar alterações e possíveis erros ao longo do fluxo, de forma a prevenir os backorders.
#5 Faça a previsão de demanda
A previsão de demanda consiste em prever o futuro do estoque em cenários específicos. Excesso de estoque, por exemplo, é igual dinheiro parado e, consequentemente, pouca demanda de venda. Por outro ângulo, alta demanda pode ser sinônimo de estoque vazio, sem produtos que estão sendo buscados e vendidos.
Como resolver essa situação? Com um excelente planejamento. Dessa forma, é necessário buscar o equilíbrio para manter o estoque correspondente à demanda dos pedidos em todas as épocas do ano.
Criar alertas, mapear através de históricos a sazonalidade de produtos e temporadas de alta e baixa venda são ações fundamentais para manter o estoque sempre ajustado e bem planejado, evitando prejuízos financeiros e também a ocorrência de backorders.
#6 Ofereça treinamento adequado à sua equipe
Uma equipe alinhada é uma equipe organizada e eficiente. Investir nos treinamentos necessários e adequados para cada setor e função faz com que você tenha um fluxo coeso e tranquilo. Assim como os caminhões ao chegarem na doca precisam ter instruções e o máximo de informações, os colaboradores precisam saber sobre todo o funcionamento do estoque: onde receber, para onde levar, quando repor, etc.
Portanto, ofereça à sua equipe uma boa infraestrutura de trabalho, manual de política e regras operacionais. Ensine os funcionários sobre como operar os softwares de gerenciamento, e como devem agir em caso de qualquer notificação. A integração da sua equipe contribui para um processo rápido e o resultado é, sem dúvidas, a fidelização do seu cliente.
#7 Mantenha todos os canais de pedidos atualizados
Com o advento da internet e democratização das novas tecnologias, é possível efetuar uma compra em diferentes canais. Por um lado, essa situação permitiu que empresas alcançassem ainda mais pessoas e aumentassem o volume de vendas. Por outro, há empresas que ainda se sentem perdidas quando o assunto é administrar muitos canais quase que simultaneamente.
Para garantir que todos os canais funcionem de acordo com o seu planejamento de estoque, é importante investir ou manter seus sistemas de gestão sempre atualizados e integrados. Seja e-commerce, vendas via redes sociais, marketplaces, varejo ou televendas, todos os canais precisam estar conectados e com informações centralizadas. Vale também contar com o software OMS, responsável pela gestão do pedido de ponta a ponta. O OMS se integra ao WMS, ERP e YMS e oferece uma visão holística do atendimento às demandas. Com isso, você consegue acompanhar instantaneamente sua operação, os níveis de estoque e a velocidade no atendimento aos pedidos.
#8 Tenha um plano de contingência
Um dos maiores e recentes exemplos que definem a importância de um plano de contingência foi a pandemia de Covid-19, onde ficamos diante de um cenário em que muitas empresas não estavam aptas a passar por um momento de crise.
Essa situação alertou empresas de diferentes portes e nichos sobre a importância de desenvolver um plano de emergências, planejado de forma eficaz em um conjunto de estratégias e atitudes a serem tomadas diante de situações inesperadas, envolvendo incêndios, falta de recursos básicos como energia e água, acidentes de trabalho, desastre naturais, entre outros que podem afetar diretamente seu estoque e implicar no atraso do atendimento aos pedidos. Por isso, é fundamental elaborar um plano que esteja de acordo com a sua realidade e que seja totalmente aplicável.
É possível reduzir custos operando com backorders?
Você já pode ter visto ou lido em algum lugar que os backorders podem ser operados com a finalidade de reduzir custos de armazenagem. No entanto, a parcela de empresas que aplicam esta estratégia é mínima e ainda assim está respaldada em um plano logístico específico e com uma cadeia extremamente eficiente.
No geral, a melhor forma de garantir o relacionamento com o cliente é evitar que os backorders aconteçam, justamente por trazer prejuízos se não for bem administrado. Por isso, esteja atento às dicas apresentadas e, para se aprofundar mais na gestão do estoque, baixe o nosso Guia gratuitamente.
