Veja como o sistema WMS pode te ajudar a superar desafios no armazém e garantir rentabilidade ao seu negócio
O mundo dos negócios tem experimentado um grande dinamismo e está cada vez mais claro que uma gestão eficiente, aliada a uma visão de futuro, faz a diferença. Isso também se aplica à cadeia de suprimentos. Hoje, mais do que nunca, é preciso aplicar as melhores práticas do setor, buscando processos flexíveis e escaláveis e, principalmente, mitigando os erros, os quais têm impacto não apenas na receita da empresa, como também no relacionamento com o cliente. Para tanto, o primeiro passo é reconhecer as falhas recorrentes e buscar uma solução eficaz.
Problemas no armazém podem afetar a eficiência de uma operação em particular ou de toda a cadeia de processos que estão vinculados a ela. Na maior parte dos casos, esses gargalos são identificados somente após o início de um processo ou da sua conclusão, o que significa que pode ser tarde demais para corrigir o erro ou para evitar os danos por ele causados. Contudo, com o conhecimento prévio sobre os desafios potenciais que podem acontecer em um armazém, você pode prevê-los ou, ao menos, intervir logo que se manifestem, evitando consequências maiores.
Neste texto, apresentamos os problemas mais comuns de um armazém e como o sistema WMS, software idealizado exatamente para dar suporte à gestão e à execução das tarefas intralogísticas, pode ajudar a resolvê-los. Confira a seguir:
1 – O separador acessa um mesmo endereço repetidamente
Quando um fluxo de trabalho não está bem organizado, você pode descobrir que uma mesma tarefa tem sido realizada repetidamente, o que significa perda de tempo e queda na produtividade. Por exemplo, vários pedidos demandam um mesmo produto e, para atende-los, o separador vai ao mesmo local buscar o item, diversas vezes seguidas. Isso é bastante comum em armazéns que trabalham com itens fracionados.
O WMS resolve esse problema com a solução de batch picking, que faz o agrupamento de pedidos. Com a sua utilização, cada operador coleta as mercadorias referentes a um grupo de pedidos em um só deslocamento, ou seja, o funcionário vai até a posição de um item e, ao invés de pegar a quantidade solicitada em um único pedido, ele coleta um número maior, contemplando outros pedidos que também demandaram aquela mercadoria. Posteriormente, os itens coletados de maneira agrupada são separados conforme cada pedido e destinação, geralmente no processo de conferência (colmeia / put to wall). Assim, há um grande ganho de eficiência que reflete, inclusive, na qualidade do atendimento ao cliente. (Confira o case da Drogaria Onofre).
2 – Os funcionários precisam caminhar longas distâncias para executar tarefas simples
Além das tarefas repetidas, outro problema comum nos armazéns está relacionado ao deslocamento dos funcionários. Se não há uma estratégia para o endereçamento de cada produto, visando a redução dos trajetos percorridos pelos operadores, é bem provável que eles estejam gastando um tempo desnecessário em seus percursos.
O WMS imprime inteligência no endereçamento, definindo a posição de cada produto conforme o seu giro. O sistema também emite as ondas de separação visando a redução dos trajetos e, consequentemente, aumento da produtividade.
3 – O layout do armazém está desorganizado
Com o passar dos anos, os custos crescentes de armazenamento levaram os gerentes de armazém a fazer um uso mais eficiente do espaço do armazém. Só que em vários casos, isso acabou se revertendo em um problema: layout desorganizado. E, qualquer bagunça na área de armazenagem pode causar erros na separação e outras falhas que, no final, vão impactar na produtividade.
É por isso que utilizar o sistema WMS torna-se fundamental para quem quer fazer o uso inteligente da área de armazenagem. O software define as posições de cada produto, visando o melhor uso da área de armazenamento, além de coordenar o giro e contar com as rotinas de desfragmentação do estoque, com o objetivo de mantê-lo sempre organizado. Com o WMS, sua equipe não precisa mais tomar decisões sobre onde alocar cada item que chega ao armazém e nem sobre como girar o estoque. O sistema automatiza essas funções.
4 – As informações sobre o estoque não são confiáveis
Alguma das situações descritas abaixo acontece em seu armazém?
– Você aceita um pedido supondo que haja estoque suficiente para atendê-lo e só mais tarde descobre que não tem. Então, você precisa fazer um pedido em espera, o que estende significativamente o tempo de processamento do pedido.
– Você nega um pedido ao presumir que não tem estoque suficiente para atendê-lo, mas depois descobre que tem.
Essas ocorrências revelam algo bem preocupante: a gestão do estoque está ruim e você não tem informações confiáveis. Os dados sobre o seu estoque são praticamente o coração da sua operação. É preciso que eles sejam constantemente atualizados e estejam sempre disponíveis. E isso você consegue com a ajuda de um sistema WMS.
Com o WMS, todas as movimentações são registradas e automaticamente atualizadas. Além disso, é realizada uma comunicação instantânea com o ERP e demais softwares utilizados (como sistema de vendas). Desse modo, o sistema é capaz de prover informações confiáveis, as quais podem ser acessadas em qualquer lugar e a qualquer momento, o que beneficia muito a gestão e a execução dos trabalhos.
5 – Você tem dificuldade para avaliar a produtividade de seus funcionários e da operação em geral
Seus funcionários têm demonstrado um bom desempenho? Os pedidos estão sendo atendidos dentro do prazo? Há algum atraso? Essas são perguntas básicas que todo gestor de armazém deveriam responder. Contudo, muitos não têm informações suficientes para avaliar a produtividade da operação.
É aí que o WMS entra. O sistema oferece uma série de dashboards e indicadores que permitem monitorar o desempenho de toda a operação. Esses indicadores são atualizados em tempo real e apresentados em monitores localizados em pontos estratégicos do CD. Assim, os próprios funcionários podem se autogerenciar, o que reflete diretamente na produtividade. Além disso, com as informações, os gestores conseguem fazer ajustes mais precisos e tomar decisões assertivas para aumento da eficiência.
6 – Você precisa contratar mais pessoas e ampliar o espaço para lidar com o crescimento do negócio
Será que ampliar o espaço e aumentar os gastos com mão de obra é a solução para lidar com o aumento da demanda? Muitas vezes não, pois isso significará um mais gastos e, consequentemente, diminuição da receita.
O WMS trabalha com uma prerrogativa: “permitir que a empresa faça mais com menos.” Ao automatizar as tarefas, o sistema imprime maior velocidade e precisão aos processos. Além disso, o WMS toma todas as decisões visando o melhor uso dos recursos do CD (pessoas, equipamentos e área), ou seja, o software possibilita que a sua empresa cresça de forma sustentável.
7 – Seu armazém ainda utiliza papel para dirigir as atividades
Se as tarefas no seu armazém são guiadas por listas em papel e você faz a gestão com base em listas e planilhas, há um problema que pode parecer invisível, mas que, na verdade, traz uma série de consequências. As listas manuais abrem brechas para a ocorrência de erros na conferência, separação e expedição, por exemplo, além de serem inimigas da eficiência. E gerenciar um armazém sem um software que te proporciona dados confiáveis e atualizados, pode te prejudicar muito na tomada de decisões.
Ao utilizar o sistema WMS, você automatiza as tarefas e reduz significativamente o uso de papel, beneficiando não apenas a gestão e a execução dos processos, como também o meio ambiente. Menos papel, mais eficiência e sustentabilidade.
8 – É realizado apenas um inventário ao ano
Fazer a contagem do estoque apenas uma única vez ao ano esconde um perigo: grandes perdas e baixa acuracidade do estoque. Para evitar que isso aconteça, é fundamental realizar inventários cíclicos.
Com o WMS, você insere as contagens periódicas a rotina da operação, sem precisar paralisá-la para que o inventário seja executado. Ao inspecionar o estoque com frequência, você mantem a acuracidade e tem maior possibilidade de encontrar a causa das disparidades nos dados, perdas e erros de movimentação e operação. Assim, conseguirá fazer ajustes importantes antes que consequências maiores aconteçam.
9 – Você não consegue atender todas as normas dos órgãos de inspeção
As regras para empresas alimentícias e da saúde são bastante rígidas quanto ao controle do estoque. Para atende-las, é fundamental ter processos de conferências rígidos, um bom controle de qualidade e 100% de rastreabilidade. Isso é bem difícil de se conseguir em uma operação manual.
Daí a vantagem em contar com o sistema WMS. O software monitora todas as informações das mercadorias (lote, data de validade, etc.) e as suas movimentações. Desde quando o produto chega ao armazém até a sua destinação final, o WMS registra tudo. Você tem os dados de maneira instantânea e pode enviá-los aos órgãos reguladores sempre que necessário. Além disso, ao sugerir os endereços, o sistema segue rigorosamente as regras de armazenagem de cada produto, de modo a manter a sua qualidade. Com o software também são realizadas inspeções frequentes para garantir a conformidade das mercadorias.
10 – As reclamações de clientes estão crescendo
Se a sua empresa vem recebendo reclamações sobre o recebimento do produto errado, é sinal de problemas na separação e a expedição.
Uma das grandes vantagens da utilização do WMS com coletores de dados ou outras tecnologias para o picking é que o sistema transmite as informações do pedido e, durante a execução da separação, caso haja qualquer falha, o software emite uma notificação para que o erro seja corrigido. Além disso, a conferência na expedição auxilia bastante a evitar que o cliente receba o um produto que não pediu. Com o WMS, você garante agilidade no atendimento do pedido e qualidade na prestação do serviço ao seu cliente!
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