Descubra a importância de fazer um bom mapeamento de processos logísticos, como executá-lo e como isso pode afetar nos resultados do armazém.
Você sabia que a produtividade e o desempenho estão diretamente relacionados aos processos, planejamento e compreensão de ponta a ponta do fluxo de trabalho dentro do armazém logístico? Acredite: quanto melhor for a clareza sobre as atividades desempenhadas dentro do centro de distribuição, maior serão os resultados de toda equipe, possibilitando não só a redução de erros em tarefas, mas também a otimização do tempo, aumentando os resultados de toda a cadeia de suprimentos.
Não é novidade que o setor logístico envolve uma série de tarefas complexas e exigentes, sendo que a pressão pela sua execução eficiente aumenta a cada dia. A importância do setor, aliada a um mercado cada vez mais exigente e empresas que buscam novas alternativas para seu crescimento, demanda de forma urgente a compreensão de cada passo dos processos na logística por seus gestores.
Logo, investir em processos eficientes traz vantagens importantes, sair à frente da concorrência, posicionar-se no mercado com um verdadeiro diferencial competitivo, atender todas as exigências dos consumidores e, consequentemente, alcançar excelentes resultados.
Foi pensando nisso que preparamos este artigo, reunindo algumas importantes dicas para ajudar você, gestor, no mapeamento correto dos processos logísticos no armazém. Com as orientações apresentadas a seguir, você pode começar hoje mesmo a alavancar seus resultados. Vamos lá?
O que é e qual a importância do mapeamento de processos logísticos?
Antes de avançar para a parte prática, é importante entender um pouco sobre o conceito e como o mapeamento dos processos na logística pode auxiliar diretamente nos resultados do armazém.
O mapeamento dos processos na logística nada mais é que uma forma de gerenciamento utilizada para obter uma visão 360° de todas as funções e atividades exercidas dentro da cadeia de suprimentos, ou seja, o mapeamento é a ferramenta capaz de fornecer maior compreensão de cada etapa, como se fosse uma lupa que auxilia a ver separadamente as distintas fases do fluxo operacional.
Com isso, é possível acompanhar todos os processos do armazém e garantir que eles estejam em perfeito funcionamento, assegurando a sua qualidade e velocidade, de acordo com as metas desejadas. Portanto, o principal objetivo do mapeamento dos processos na logística é examinar e compreender detalhadamente cada etapa, promovendo melhorias e, eventualmente, aplicando novas estratégias que otimizem ainda mais os resultados da empresa.
Dessa forma, ao realizar o mapeamento dos processos na logística, seu armazém será capaz de eliminar qualquer tarefa que seja desnecessária, reduzir o tempo de trabalho e eventuais atrasos no fluxo operacional, minimizar custos, automatizar rotinas e trabalhos repetitivos, promover mais agilidade na execução de tarefas, controlar o tempo e qualidade da produtividade, além de padronizar atividades e ter maior autonomia para monitorar resultados e métricas de acompanhamento.
Como aplicar o mapeamento de processos na logística
Até aqui você sabe que são muitas as vantagens do mapeamento dos processos na logística. Agora que você compreende melhor sobre o assunto, chegou o momento de descobrir como aplicar na prática e começar hoje mesmo o percurso de melhorias na sua cadeia de suprimentos.
Passo 1: Observe cada processo do armazém
Todo trabalho de planejamento começa por um acompanhamento detalhado de atividades. Portanto, antes de tomar qualquer iniciativa, a primeira coisa a se fazer é observar minuciosamente cada atividade executada no armazém, ou seja, monitorar de ponta a ponta o fluxo operacional.
- Anote tudo que acontece desde a entrada de mercadorias no centro de distribuição até a saída do produto do CD.
- Descreva quais são os fornecedores, principais setores e colaboradores de cada área.
- Monitore a metodologia de trabalho utilizada, o passo a passo que cada função é executada, assim como gastos de recursos financeiros e manuais, prazos, tempo ocioso e produtividade.
- Analise os clientes internos e externos, bem como os principais parceiros logísticos e terceirizados.
Lembre-se sempre de ter um objetivo bem definido para cada informação coletada. Saber exatamente onde quer chegar é o ponto principal para definir metas e estratégias eficientes.
Passo 2: Crie um fluxograma
Depois de realizar o passo anterior, observando atentamente todos os processos do armazém e anotando cada detalhe das etapas do fluxo de trabalho, chegou o momento de desenvolver um fluxograma logístico eficiente.
O fluxograma nada mais é que um mapa de atividades que facilita a visualização de processos na logística. Com ele, é possível identificar de forma dinâmica as diferentes partes do fluxo operacional, assim como os direcionamentos para seu desenvolvimento na prática. A elaboração de um fluxograma também ajuda na organização e padronização do trabalho por meio de símbolos apropriados e pré-definidos, estabelecendo a ordem de execução e prioridades. Tudo isso com um mesmo objetivo: a busca por melhorias contínuas na operação.
Portanto, foque nessa etapa. Criar um fluxograma é um dos passos fundamentais para o sucesso do mapeamento logístico, afinal, é ele que antecipa e desenha toda a estratégia pensada para atingir os objetivos levantados no primeiro passo dessa jornada.
Uma dica bônus para assegurar bons resultados na aplicação dessa estratégia é reunir a equipe e os responsáveis por cada tarefa, de modo que, juntos, consigam identificar todos os pontos de melhorias para o setor e estabeleçam, a partir desses critérios, um fluxograma completo.
Passo 3: Defina as prioridades
Na hora de colocar a mão na massa, vá com cautela e aos poucos. É comum criar expectativas e querer alcançar todas as metas ao mesmo tempo, mas nada melhor do que definir prioridades e aplicar as mudanças com paciência, atenção e, principalmente, buscando começar pelas etapas com mais problemas a serem resolvidos.
Organize a ordem de prioridade e defina prazos de aplicação de melhorias em cada processo. É importante que você entenda que tanto o fluxo de trabalho quanto os objetivos da empresa precisam estar alinhados com a estratégia que sustenta o armazém, ou seja, as melhorias precisam ser aplicadas com a roda girando, e isso exige responsabilidade e discernimento.
Passo 4: Entenda os primeiros erros
Uma vez que a estratégia de mapeamento dos processos na logísticas esteja ativa, erros e falhas ao longo do caminho podem aparecer, afinal, um dos maiores objetivos do mapeamento é o trabalho contínuo na busca de pontos fracos e vulnerabilidades que comprometem a produtividade do armazém. Dessa forma, encontrar novos problemas é algo comum.
Cabe a você, gestor, localizar os problemas e propor de forma rápida uma solução com as informações levantadas e com o histórico de funcionamento da etapa que indicou falhas. Algumas perguntas que podem ser feitas diante desse cenário são:
- O que desencadeou as falhas atuais?
- Quais medidas podem ser tomadas para uma resolução rápida e eficiente do problema?
- Como aplicar soluções que erradiquem o erro definitivamente?
Na próxima dica, vamos tratar de como sanar os problemas.
Passo 5: Redefina os processos
Você precisa estar ciente de que erros e eventuais falhas ao longo do processo são grandes oportunidades para encontrar novas estratégias que possibilitam soluções definitivas e otimizações contínuas para o processo. Assim, ao detectar eventuais problemas, conforme mencionado no passo 4 e levantar hipóteses, é hora de redefinir as estratégias.
Ao redesenhar o fluxograma, é importante apontar os erros e as principais estratégias para a resolução de cada desafio. Esse momento é uma excelente oportunidade de apresentar à equipe os resultados alcançados e compartilhar novas metas aparelhadas às observações e objetivos levantados.
Refazer o fluxograma, atualizando-o com todas as mudanças necessárias, é tão importante quanto o passo 02. Essa tarefa exige foco, clareza e segurança. Isso tudo porque o novo desenho deve conter ainda mais detalhes e mostrar de forma precisa os caminhos para a resolução dos problemas.
Uma vez redesenhado, basta reiniciar todo o processo e assegurar que as tarefas estão sendo executadas conforme o planejado. Vale a pena advertir que a simples mudança de rotas não é garantia de total eficiência, especialmente quando falamos de operações 100% manuais. Nesses casos, é fundamental fazer um rígido e contínuo monitoramento para garantir a eficácia do fluxograma.
Passo 6: Formalize as instruções de trabalho
Por fim, após realizar uma série de testes e ajustes, as mudanças que forem definidas como permanentes precisam ser formalizadas, documentadas e aplicadas de forma definitiva na etapa validada.
Para que o trabalho seja finalizado de forma adequada, crie um documento, descreva todo o processo para que a atividade em um determinado setor seja realizada, por último, finalize o documento dando ênfase na importância de seguir o padrão desenvolvido pelos responsáveis.
Ao seguir esses passos você, gestor, conseguirá aplicar um mapeamento logístico eficaz, criando oportunidades internas e externas que podem auxiliar no aumento da produtividade e da lucratividade do seu negócio.
Você deseja ir mais longe?
Conforme foi destacado nos tópicos anteriores, o mapeamento dos processos logísticos é um requisito fundamental para quem busca processos eficientes e econômicos, assim como o sucesso do negócio. Apesar de parecer um trabalho demorado e minucioso, você pode contar com sistemas de gerenciamento especializados que oferecem dados completos para uma análise aprofundada e auxiliam na correta execução de cada processo.
Já pensou em aplicar o mapeamento de processos logísticos e deixar que um software faça todo o trabalho manual por você? Isso é possível com o sistema WMS. Com ele, você visualiza a operação de ponta a ponta e acompanha em tempo real tudo que acontece no armazém. O WMS fornece todas as informações necessárias para desenvolver estratégias campeãs no mercado, com precisão e segurança.
Além disso, o sistema é capaz de distribuir tarefas e otimizar tempo e recursos financeiros e manuais, auxiliando desde o recebimento, gerenciamento de estoque, divisão de trabalho, até a saída da mercadoria na expedição. Com o suporte do software, você acompanha métricas fundamentais para o crescimento do seu armazém e o mais importante: é avisado sobre problemas e falhas com antecedência, permitindo a rápida correção.
Para saber mais sobre como o sistema pode auxiliar no mapeamento de processos logísticos e execução de cada etapa, entre em contato conosco e solicite o atendimento com um de nossos consultores especializados.
