Tudo o que você precisa saber sobre o sistema DMS e como ele colabora para aumentar a lucratividade, otimizar recursos e fidelizar mais clientes para seu negócio.
Muita coisa mudou nos últimos anos quando o assunto é consumo. A democratização e popularização de novos canais para realização de compras, especialmente no comércio eletrônico, colaborou para a mudança estrutural de ferramentas disponíveis para a compra do usuário, assim como transformou o relacionamento entre empresa e cliente, priorizando experiências, novas formas de atendimento, e claro, a forma e o tempo de entrega, que consequentemente tornaram-se itens de decisão e diferencial diante aos concorrentes.
Com a mudança desse cenário, observamos consumidores cada vez mais informados e exigentes, que consideram a entrega um fator fundamental na hora de realizar uma compra. “O frete vale a pena?”, “Quanto tempo de entrega para determinado produto?”, “A embalagem e o transporte serão realizados de forma segura e meu produto chegará sem danos?” Essas são, por exemplo, algumas das questões levantadas de forma frequente pelo novo perfil de consumidor no mercado.
Tudo isso gerou para as empresas uma nova demanda: repensar o gerenciamento de entregas e buscar por novos recursos e tecnologia no mercado. Sabemos que criar uma estratégia logística que seja adequada para seu armazém e que atenda as necessidades da rotina operacional não é tarefa fácil! Especialmente porque essa função dentro de uma empresa é reconhecida como aquela que tem alto investimento, e não é por menos, afinal, é a área responsável pela coordenação de operações dentro armazém, desde a doca, processos de armazenagem e despacho de pedidos.
É provável que gestores, durante a busca por aperfeiçoamento, tecnologia, tendências e melhorias na estratégia do seu armazém, possam ter esbarrado com a sigla “DMS”. Você sabe o que significa de fato esse termo, conhece os benefícios que ele pode trazer para seu armazém e a importância para a gestão, otimização de tempo e recursos dentro da sua operação? Neste artigo, falaremos um pouco mais sobre o sistema DMS e as transformações que ele pode trazer ao seu armazém, especialmente no que tange à gestão da distribuição. Confira a seguir.
O que é um sistema DMS?
Como o próprio nome sugere, o sistema DMS (Delivery Management System), significa em tradução livre, sistema de gerenciamento de entregas. Ou seja, é um software capaz de oferecer formas práticas, modernas e rápidas para gerenciar, controlar e monitorar todo o processo que envolve a operação de entregas dentro do seu armazém.
O DMS possibilita o acompanhamento de informações, a identificação de erros e mudanças de estratégias, desde o planejamento do frete, passando pela identificação de melhores rotas de entrega, organização de caminhões, acompanhamento de motoristas, carregamentos e status do pedido. Com o software, os dados são compartilhados e podem ser acessados em tempo real.
O sistema DMS é um software completo que trabalha de forma 100% integrada às outras tecnologias utilizadas no armazém, como o ERP e WMS, por exemplo, auxiliando na centralização das informações. Dessa forma, as solicitações e pedidos circulam entre sistemas, deixando a cadeia de suprimentos fluida e contínua, acelerando o tempo, otimizando recursos e mão de obra, o que contribui para o aumento da eficiência e agilidade, já que dispensa planejamentos manuais em planilhas. É uma verdadeira evolução tecnológica dentro do armazém.
Trata-se, portanto, de um aliado aos gestores, uma vez que está dentro de sua responsabilidade o controle de gastos, eficiência das entregas aos consumidores, gestão e acompanhamento da carga de trabalho dos colaboradores e, ainda, o monitoramento de todas as métricas e indicadores de produtividade, eficiência e satisfação do processo.
Diferenças entre TMS e DMS
Como o TMS (Transportation Managment System) também atua na gestão do transporte, é comum que surjam dúvidas sobre a sua diferença em relação ao sistema DMS.
Na verdade, o DMS é totalmente voltado à distribuição, ou seja, envolve tudo o que está relacionado às entregas, como rotas dos motoristas, status das entregas, controle da jornada de trabalho, incluindo também operações de logística reversa. O software oferece uma comunicação centralizada, através de uma única plataforma, entre todos os envolvidos nas entregas.
Já o TMS envolve o planejamento e organização de cada fase dentro das operações de transporte. O sistema está relacionado ao controle da frota e questões fiscais relacionadas à sua logística, ou seja, auxilia na gestão de rotinas voltadas ao transporte, controle e automação de atividades como o agendamento de entregas, emissão e conferência de documentos, por exemplo. A solução pode ser usada tanto por empresas que possuem frota própria quanto por aquelas que terceirizam o serviço de transporte, bem como operadores logísticos.
Principais benefícios do sistema DMS
Agora que você já entendeu o que é um sistema DMS, sua diferença em relação ao TMS e a importância de investir em um software de gerenciamento de entregas para o crescimento e sucesso do negócio, chegou a hora de aprofundar nos principais benefícios que essa tecnologia pode trazer para seu armazém. Vejamos as vantagens:
1- Criação de rotas inteligentes
A todo instante existem caminhões e mais caminhões saindo do pátio de um centro de distribuição para a realização de entregas, mas será que eles foram bem planejados para entregar os produtos de forma rápida e, o melhor, gastando pouco? Pois é, no dia a dia agitado dentro de um armazém, esse simples detalhe pode passar despercebido e acarretar gastos desnecessários para sua empresa.
O sistema DMS trabalha para você identificando e criando as melhores rotas de envio por meio de:
– Cálculos automáticos. Mapear todos os pedidos, endereços, tamanhos e quantidades, e cruzar esses dados com a quantidade de caminhões disponíveis, melhor trajeto, economia de gasolina e quilômetros viajados para a realização de uma entrega, é uma tarefa que demanda muito tempo e exige uma equipe altamente qualificada. O sistema DMS faz tudo isso sozinho e planeja a melhor forma de realizar entregas, economizando tempo e dinheiro, assegurando o cumprimento de prazos.
– Otimização de espaço. Além de traçar o plano de trajeto, o software identifica rapidamente quais itens irão em cada caminhão. O DMS indica a melhor forma e posicionamento em que as mercadorias serão alocadas, assim como a ordem em que serão entregues.
– Acompanhamento da rota. Durante todo o processo, o sistema DMS é capaz de identificar e sugerir novas rotas com base no clima, obras, percursos perigosos, entre outras condições adversas que podem atrasar a entrega de um pedido.
2- Acompanhamento do status de entrega
Sua empresa acompanha todos os pedidos despachados e sabe identificar exatamente onde cada mercadoria está? Se essa pergunta lhe pareceu impossível de responder, saiba que um dos principais benefícios do sistema DMS é também acompanhar em tempo real o status de cada pedido enviado. O software emite notificações de acompanhamento e movimentações, além de emitir alertas em casos de imprevistos com a entrega. Essa prática faz com que sua empresa comunique rapidamente ao cliente onde e quando seu pedido será entregue, além de avisar sobre possíveis atrasos.
3- Controle da jornada de trabalho dos colaboradores
Uma das dificuldades para os gestores em ter uma equipe em campo, como no caso de motoristas, é a hora de controlar a jornada de trabalho de cada um. Com o sistema DMS não há esse problema, o qual pode até mesmo acarretar complicações com a legislação brasileira. O software permite o acompanhamento de atividades durante a rota e assim fica mais fácil saber a jornada de seus colaboradores externos.
4- Redução nos erros de entregas
Uma vez que o sistema DMS dispensa atividades manuais para o controle do gerenciamento de entregas, temos automaticamente uma redução nos prováveis erros de fluxo que ocorrem dentro do armazém. Boa parte dos erros mais prejudiciais na boa reputação de uma empresa estão relacionados à entrega. Esses problemas podem aparecer na separação do pedido, embalagem, troca de informações ou na próprio transporte.
Além de evitar erros durante o processo, ter um cadeia de suprimentos automatizada, auxilia também na identificação rápida de um equívoco, ou seja, ainda que ocorra algum potencial erro de entrega, diferente de um cenário manual, é possível reconhecer em qual etapa ocorreu o problema e corrigir de forma ágil.
5- Redução das devoluções
É inevitável: devoluções causam prejuízos às empresas, sejam custos financeiros diretos, assim como indiretos em relação à imagem e reputação. Portanto, é importante manter sua empresa com baixas taxas de devolução e, caso aconteçam, que as mesmas sejam processadas de forma rápida e eficiente para uma boa experiência do consumidor.
Nesse caso, o sistema DMS contribui de forma direta porque melhora a organização das entregas, evitando a ocorrência de erros que podem gerar pedidos de devolução; padroniza as operações; orienta motoristas, auxiliando a organizar as informações.
6- Fidelização dos clientes
Se a operação de entregas acontece de forma correta, ágil e organizada, além de a empresa garantir o melhor uso dos recursos e redução de custos, o cliente também é beneficiado, pois terá um serviço de excelência. E é nesse ponto que o sistema DMS ajuda muito.
Vale destacar que uma das formas de monitorar sua reputação é a partir da satisfação e fidelização de seus clientes – quanto maior for a recorrência de pedidos, maior é a segurança, confiança e relacionamento com sua empresa. É preciso compreender que os consumidores são o alicerce de sua empresa e pensar em formas de melhorar e atender as demandas e exigências do mercado tornará você um grande nome em seu nicho.
Escolhendo um bom sistema DMS
Depois de entender as principais vantagens do sistema DMS e como elas podem colaborar para o crescimento de sua empresa, deixar a cadeia de suprimentos mais eficiente e rápida, além de manter seus clientes fidelizados e satisfeitos, chegou a hora de aprender como escolher o sistema de gerenciamento de entregas perfeito para as operações logísticas em seu armazém. Para isso, é preciso levar em consideração alguns tópicos que devem ser priorizados:
- Garanta que o sistema DMS tenha um painel de visualização e acompanhamento de entregas, através de aplicativos portáteis, com facilidade de leitura das informações.
- Busque por softwares que permitam a comunicação direta com os motoristas ou empresas terceirizadas de transporte, cuja finalidade é acompanhar informações sobre o pedido, assim como identificar problemas de percurso.
- Dê prioridade aos softwares que capturam o máximo de informações de acordo com o perfil de sua empresa: data de entrega, horário, local, problemas com pedido, entre outras que julgar indispensáveis.
- Escolha uma solução que ofereça o acompanhamento em tempo real e gerenciamento das rotas.
Pronto! Agora você entendeu o que é e para que serve um sistema DMS e como ele contribui para a otimização do seu armazém, melhora o desempenho das entregas, reduz custos operacionais, agrega valor à sua marca, melhora os níveis de relacionamento com seu cliente e, por consequência, aumenta a lucratividade de seus negócios, maximiza seu posicionamento diante aos concorrentes e possibilita o sucesso de sua empresa. Para conhecer outras soluções importantes para o seu armazém, leia os textos sobre os sistemas WMS, YMS, OMS e TMS.
