Descubra se seu armazém comete os principais erros na hora de realizar a contagem e monitoramento do inventário de estoque.
A realização do inventário do estoque é uma das principais atividades para armazéns de qualquer tamanho e segmento de mercado. Ainda que pareça uma tarefa demorada, metódica e tediosa para algumas empresas, é a partir dessa prática que se garante eficácia na gestão e controle de entradas e saídas de itens do estoque, além de fornecer ao armazém maior segurança, acuracidade, confiança, previsibilidade e melhor desempenho logístico para todo o fluxo de trabalho.
Uma boa gestão e monitoramento do inventário de estoque resulta em grandes benefícios para a empresa. Com constância e eficácia no processo é possível obter uma série de benefícios que envolvem, por exemplo:
– Redução de perdas: um inventário de estoque eficiente permite identificar com precisão os itens existentes no estoque, diminuindo gastos desnecessários com compra de novos itens, evitando desperdícios e perda de possíveis produtos que possam ficar muito tempo parados nas prateleiras. Além disso, é possível resolver gargalos como a diferença de informação entre estoque x contabilidade, o que facilita detectar se houve algum furto ou extravio de mercadoria.
– Previsibilidade: é possível observar os períodos de maior demanda de determinados produtos e entender o comportamento dos clientes de sua empresa. Monitorar esse evento permite que seu estoque seja sempre abastecido de acordo com as necessidades do mercado, facilitando o trabalho dos gestores que livram-se de compras extras que não representam a sazonalidade do estoque.
– Melhor atendimento ao cliente: a partir da visibilidade de itens no estoque e de como funciona a logística de entradas e saídas, além dos períodos sazonais, é possível melhorar as vendas, identificar oportunidades de crescimento no mercado e oferecer maior confiança para os clientes. A falta do controle do inventário do estoque pode resultar em problemas no relacionamento com o cliente, especialmente quando há venda de produtos indisponíveis, por exemplo.
– Cumprimento da legislação: muitas são as regulamentações sobre a gestão de estoque realizada nas empresas, desde companhias que trabalham para extração de matérias-primas até varejistas. Portanto, manter o inventário de estoque em ordem é também assegurar que seu armazém evite incoerências contábeis e problemas com a fiscalização.
São muitas as consequências positivas que o controle do inventário de estoque oferece aos armazéns, no entanto, existem também diversos desafios para realizar tal atividade de forma eficiente e otimizada. Observamos, em anos de experiência, que muitas empresas possuem problemas homéricos quando o assunto é acuracidade do estoque, ou seja, erros apresentados na qualidade e veracidade da informação contida nos sistemas de controle em relação à existência física dos itens.
Em geral, essa divergência do estoque, que corresponde à baixa acuracidade, pode acontecer em função de uma série de erros durante todo o fluxo do controle de inventário, ou seja, no recebimento, cadastro e/ou em alguma movimentação física que não foi feita de forma correta no sistema. Entendendo onde ocorrem tais conflitos, apontaremos os principais erros que podem estar acontecendo hoje em seu armazém.
Vamos descobrir se sua empresa está suscetível aos erros nos inventários de estoque? Confira no tópico a seguir!
Erros comuns na hora de realizar o inventário de estoque
Erro 1: Não realizar contagem cíclica
Se a sua empresa ainda precisa interromper o funcionamento periodicamente para a realização do inventário do estoque, saiba que essa nem sempre é a melhor logística para um armazém. Afinal, gastar horas – ou até mesmo dias – para realizar essa atividade pode oferecer prejuízos financeiros ao seu negócio. Diante desse cenário, a metodologia de inventário cíclico foi desenvolvida para garantir a contagem periódica de grupos de produtos, ao invés de se fazer um único inventário anual e sem interromper o horário de funcionamento da sua empresa.
A contagem cíclica do estoque é um dos principais métodos para garantir a acuracidade, especialmente para varejistas. Realizada diariamente ou semanalmente, ela possui uma série de vantagens que otimizam seus processos internos, como:
– Registro de estoque preciso: uma vez que a contagem é realizada com maior frequência, é possível identificar itens no estoque assim como reconhecer os prováveis erros de forma rápida. Quando utilizado um sistema de gerenciamento de estoque, como por exemplo, o WMS, essa contagem pode ser acompanhada em tempo real. Além disso, o software oferece uma grande vantagem, que é a notificação automática em caso de divergências. Assim, elas podem ser corrigidas em tempo hábil.
– Organização da contagem dos itens: por ser realizada a partir de categorias, é possível determinar uma ordem de contagem, como índice de rotatividade (A, B, C), endereços, entre outros critérios.
– Identificação de erros de forma rápida: faltou algum produto? Houve perdas ou danos? Tudo isso é de fácil identificação quando a contagem é realizada de forma cíclica. Uma vez detectado um problema no estoque, é mais rápido de resolver e buscar soluções de forma eficiente.
– Manutenção da produtividade: não há necessidade de interromper as atividades da empresa com essa metodologia, logo, não há perdas de oportunidades de negócios.
– Tomada de decisões assertivas: uma vez que se acompanha de perto a atividade do estoque, os gestores têm maior segurança em processos e estratégias logísticas, como compra de novos itens, armazenamento e preparação de pedidos.
Erro 2: Não treinar sua equipe
Realizar a contagem de estoque pode parecer uma tarefa fácil, mas é imprescindível que você tenha as pessoas certas para realizar a função. O inventário de estoque é o “coração” de seu armazém, portanto, garantir que sua equipe seja experiente e capaz de fornecer insights para melhorias e detecção de oportunidades é um diferencial para obter sucesso. Quanto mais especializados e experientes forem seus colaboradores que desempenham essa função, mais rápido será realizada a atividade, logo, é possível otimizar tempo e recursos, além de reduzir erros e evitar que detalhes importantes não sejam identificados.
Sua empresa não possui colaboradores experientes? Invista em treinamentos de um equipe e capacite-os. Outra possibilidade capaz de promover maior eficiência para o monitoramento do inventário do estoque é contar com softwares de gerenciamento de gestão ou contratar contadores de estoque terceirizados.
Erro 3: Não planejar a contagem com antecedência
Planejar é a palavra de ação que faz toda diferença no sucesso de uma empresa. Desde os pequenos detalhes até as maiores atividades dentro de seu armazém, é ideal que tudo seja pensado de forma estratégica e com antecedência.
Você tem dúvidas de como executar um bom planejamento do inventário? Comece por esses etapas:
– Planeje a estrutura do processo: defina o tempo necessário para realizar a contagem de estoque, determine a equipe e funcionários que realizarão a atividade, identifique a periodicidade da contagem: diariamente? semanalmente? mensalmente? Lembre-se que quanto menor for o tempo entre as contagens maior a acuracidade do estoque.
– Comunique a sua equipe: após o planejamento, certifique-se que todos os envolvidos no processo sejam avisados com antecedência. Compartilhe datas, horários, tempo de execução, metas desejáveis para cada contagem e formas de otimizar o processo.
Erro 4: Não mapear o seu armazém
Pode parecer simples, mas mapear seu armazém é uma das metodologias fundamentais para garantir uma boa gestão do seu estoque. Isso porque facilita a visibilidade de locais onde os produtos estão armazenados, endereços, ruas, prateleiras, tamanho e cada particularidade de cada um dos locais. Assim, um mapa bem estruturado auxilia na organização da contagem, possibilitando traçar a melhor rota para a execução do trabalho, reduzindo os esforços físicos, otimizando tempo e energia da sua equipe.
Além do mapeamento do espaço físico, é fundamental identificar bem produtos e endereços, permitindo a sua rápida identificação.
Erro 5: Fazer contagem manual e com papel
Já se foi o tempo em que empresas utilizavam métodos manuais, papel e caneta para anotar todos os processos e fluxos existentes em um armazém. Os tempos são outros, mas apesar da grande variedade de ferramentas mecânicas, máquinas e sistemas capazes de otimizar as atividades, alguns negócios insistem em manter a contagem de estoque e o controle de seu inventário ainda de forma manual. Esse é um erro grave, requer jornada dupla de trabalho, sem mencionar que aumenta a taxa de erro e as chances de baixo nível de acuracidade.
Nesse caso, o ideal é investir em um sistema de gerenciamento de estoque, como o WMS, que tem a capacidade de não só automatizar a contagem no estoque, como também de oferecer atualizações em tempo real. Com um software altamente capacitado e personalizado de acordo com as necessidades e suas demandas, é possível acompanhar o que chega o que sai do seu armazém, realizar contagem cíclica de forma assertiva, rastrear produtos, registrar informações, acompanhar de pedidos e fluxos de compra, além de proporcionar visibilidade macro e identificar problemas durante o processo, tudo isso sem interromper o funcionamento das atividades. Ao utilizar o WMS integrado a coletores de dados, você ganha em agilidade e precisão e seus funcionários contam com poderosos aliados para alcançar a produtividade esperada.
Mantenha seu inventário de estoque sob controle em tempo real
É consenso de mercado que as empresas que são referências hoje utilizam tecnologias de ponta ao seu favor, visando o aumento do seu desempenho, mais espaço entre os concorrentes e a otimização constantemente da experiência do cliente com seus produtos e serviços. Além do investimento em inovações, essas companhias também avaliam e reavaliam diariamente os processos internos que influenciam diretamente o seu posicionamento no mercado.
Desse modo, para se tornar uma empresa modelo e ter um armazém capaz de atender altas demandas e obter maior lucratividade, é preciso olhar para os pequenos erros hoje cometidos no inventário de estoque. Uma forma de implantar uma série de melhorias em seu armazém é investir em um bom sistema de gerenciamento, ferramenta capaz de auxiliar na otimização de processos e no aprimoramento da gestão, proporcionando ganhos de produtividade, segurança, além de redução de erros e custos. É exatamente isso que o WMS faz pelo seu armazém.
Com a Gestão à Vista, o WMS coordena atividades e permite que gestores tenham acesso em tempo real às informações de todo o processo operacional, permitindo a identificação de falhas a tempo de evitá-las, assim como a tomada de decisões certas para o crescimento do seu negócio.
De acordo com os objetivos, o sistema conta com funcionalidades que garantem ganhos em todos os processos de um armazém, desde o recebimento até a expedição e, inclusive, na realização de inventários, garantindo o máximo de acuracidade. Portanto, se você deseja transformar o seu cenário atual, considere implantar um WMS em sua operação.
Resultados de um inventário de estoque eficiente
Ao realizar o gerenciamento de estoque correto em seu armazém, efetuando contagens cíclicas, garantindo à sua equipe planejamento, orientação e treinamentos, automatizando processos e otimizando tempo, sua empresa aumentará os índices de acuracidade e terá como resultados diretos a diminuição das perdas financeiras, redução de itens estacionados no estoque, redução de custos provocada pela interrupção de atividades durante contagem de produtos, garantia de entrega e produtos dentro do prazo para consumidores, redução de estoque de segurança e compras extras. Por isso, não deixe as correções e ajustes para amanhã. Comece hoje mesmo! Os resultados certamente compensarão todo o seu empenho!
Quer se aprofundar mais nas estratégias para a realização de inventários? Confira o nosso Guia Completo de Inventário de Estoque.
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