O que é Poka Yoke e como aplicar em seu armazém?

Tudo o que você precisa saber sobre o Poka Yoke e como a metodologia pode ser aplicada dentro do seu armazém.

 

poka-yokeExiste algo em comum no dia a dia de quase todos os gestores logísticos que trabalham em centros de distribuição: a busca contínua por estratégias de melhoria na velocidade e desempenho e, principalmente, a redução de falhas nos processos. Sabemos que, em operações logísticas, um erro em determinada etapa pode afetar todas as demais, daí o foco permanente na sua eliminação. E é válido lembrar que falhas não apenas geram custos, como também podem minar a experiência do cliente.

 

Para evitar que os erros ocorram, muitas operações já vêm adotando a metodologia Poka Yoke, a qual contribui para o aumento da precisão dentro do armazém, tornando os processos assertivos e otimizados.

 

Atualmente, com os olhares das empresas cada vez mais voltados para o omnichannel, os gestores logísticos passaram a desempenhar uma função ainda maior, assumindo a responsabilidade pela busca de novos recursos que possibilitem acelerar o recebimento e envio de pedidos, a fim de acompanhar o fluxo das altas demandas. Em paralelo a isso, é preciso também manter a “casa arrumada”, ou seja, ter um armazém organizado, funcionando de forma eficiente e alinhada, assegurando que todo o processo tenha o mínimo de erros possíveis, os quais podem prejudicar a relação de confiabilidade do cliente com a empresa, seja por atrasos ou eventuais confusões na entrega.

 

É aqui que o Poka Yoke se faz presente e se torna uma ferramenta fundamental na capacidade de identificação, correção e prevenção de erros, aumentando a produtividade e contribuindo para um armazém cada vez mais eficiente.

 

Mas, afinal, o que é Poka Yoke e como ele resulta nesses benefícios para sua empresa? Neste artigo, vamos abordar tudo  que você precisa saber sobre o Poka Yoke e como aplicar de forma prática dentro do armazém. Confira:

 

 

O que é o Poka Yoke?

 

O conceito Poka Yoke  foi criado na fábrica da Toyota, no Japão, durante a década de 1960. O termo foi desenvolvido pelo engenheiro e também alto executivo, Shigeo Shingo, seguindo a filosofia de trabalho do conhecido Sistema de Produção Toyota. O Poka Yoke visava a otimização do trabalho operacional, a redução de distrações de colaboradores, melhor concentração de tarefas e eliminação de ineficiências durante os processos de fabricação. Logo, o resultado alcançado pela empresa não poderia ser diferente: foi um verdadeiro sucesso.

 

Poka Yoke significa, em tradução livre, “à prova de erros” ou “prevenção de erros inadvertidos”, e é uma técnica que até hoje contribui para a melhoria contínua de empresas em diferentes níveis, que buscam constantemente o aperfeiçoamento em seus processos internos, sejam eles produtivos ou logísticos. De acordo com a metodologia do Sistema de Produção Toyota, Poka Yoke  é a utilização de qualquer dispositivo automatizado ou outra ferramenta que bloqueie um determinado processo ao ser identificado um erro.

 

Além disso, a aplicação do Poka Yoke  reduz os custos despendidos por defeitos e falhas nos processos. Dessa forma, é possível economizar ao evitar retrabalhos e, até mesmo, gastos adicionais. Além disso, com o Poka Yoke é possível monitorar os problemas atuais, assim como criar soluções para problemas futuros.

 

 

Conheça os tipos de Poka Yoke

 

Existem 4 modalidades diferentes para a aplicação do Poka Yoke. São metodologias práticas e simples, que podem ser aplicadas em sua logística operacional de acordo com as necessidades e particularidades do fluxo operacional. Vejamos abaixo os tipos de Poka Yoke  e quais deles podem ser eficientes para seu negócio.

 

1. Poka Yoke de prevenção


Esta modalidade consiste em eliminar de forma rápida e direta os geradores de um determinado problema através de padrões de atividades, ou seja, está diretamente ligada à ordem e sequenciamento de um processo de execução de tarefas. Uma vez que se é identificado um erro em alguma etapa do fluxo operacional, a tarefa não poderá ser concluída até que seja corrigida.

 

Algum dos principais agentes que promovem erros são:

 

– Falta de treinamento ou informações precisas para colaboradores.

– Sobrecarga de trabalho e tarefas aos colaboradores.

– Alta rotatividade e movimentação desregulada dentro do armazém.

– Ambiente de trabalho desorganizado.

– Condições de trabalho inadequadas.

 

Portanto, uma vez identificada a causa do erro, a mesma deve ser corrigida para garantir um bom fluxo dos processos.

 

 

2. Poka Yoke de detecção

 

Como o nome já indica, o Poka Yoke de detecção nada mais é que uma série de alertas emitidos durante o fluxo operacional, a fim de notificar, em tempo real, os erros durante o processo.

 

Vejamos um exemplo do cotidiano: o celular emite uma série de notificações ao longo do dia. Podemos pensar em duas delas: a mais comum, quando o consumo de energia está acabando e é preciso efetuar um novo carregamento para que o aparelho continue funcionando; e a outra, quando o armazenamento está cheio e o aparelho emite um aviso que alguns aplicativos poderão apresentar baixo desempenho se não for efetuada a limpeza da memória. Esses são exemplos simples de ferramentas que executam a função de detecção de problemas.

 

No armazém, é possível aplicar dois modelos para o Poka Yoke de detecção: o de controle e o de advertência.

 

O de controle emite notificações que interrompem uma tarefa antes que o problema seja resolvido.

 

Já o de advertência apenas sinaliza que um erro está acontecendo, através de informações claras, simples e diretas, indicando que uma correção precisa ser feita.

 

 

3. Poka Yoke de valor fixo

 

Este tipo de Poka Yoke consiste em fornecer aos colaboradores todos os recursos para a execução de uma tarefa, a fim de evitar que haja movimentação desnecessária pelo espaço operacional, além de assegurar que não haja esquecimento de algum item indispensável para a realização da atividade.

 

Essa metodologia foi utilizada diretamente, por exemplo, pelo criador do Poka Yoke , que distribuía aos montadores um kit de peças para a montagem dos automóveis, e no final, caso sobrasse alguma peça em seus kits de montagem, um alarme era ativado para identificar a falha no processo.

 

 

4. Poka Yoke de etapas

 

Assim como o de valor fixo, o Poka Yoke de etapas também auxilia na identificação de erros durante a realização das atividades, no entanto, ele determina os passos da realização de uma atividade e monitora se tudo está sendo operado de acordo com o recomendado. Caso não esteja de acordo com as regras propostas, não é possível realizar as tarefas.

 

Um exemplo cotidiano para demonstrar a aplicação dessa metodologia são os caixas eletrônicos. Para a realização de qualquer atividade, seja de saque, depósito ou pagamento, é necessário cumprir etapas pré-definidas, garantindo a segurança e a coleta exata dos dados.

 

Todos os tipos de Poka Yoke mencionados acima servem como prática para evitar, reduzir e prevenir os erros que acontecem dentro dos processos de seu armazém. Assim, é possível assegurar que seus colaboradores estejam focados em uma determinada tarefa sem precisar perder tempo verificando e corrigindo falhas.

 

 

Formas de aplicar o Poka Yoke em seu armazém

 

Não existe uma regra padrão para projetar e aplicar o Poka Yoke em seu armazém, no entanto, a partir do seu conceito e tipos,  é possível utilizar a metodologia para reduzir os erros na operação. Cabe ao gestor de logística reconhecer as necessidades dos colaboradores e também as particularidades de cada processo e suas possíveis “armadilhas” para a ocorrência de falhas. Assim, poderá desenvolver estratégias segundo o Poka Yoke para evitar os erros.

 

Abaixo vamos conferir algumas das práticas de Poka Yoke utilizadas nos armazéns de empresas que são líderes de mercado.

 

1. Poka Yoke com WMS

 

wmsQue o sistema de gestão de armazém (WMS) traz inúmeros benefícios para a cadeia de suprimentos você já sabe. Mas agora, a partir da explicação anterior, você também entenderá que o software atua como um ótimo Poka-Yoke. Isso acontece porque o WMS é capaz de rastrear produtos e movimentações, mapeando e controlando em tempo real cada etapa dentro do seu armazém, desde o recebimento de mercadorias até a expedição. Caso qualquer erro aconteça, o sistema automaticamente emite um alerta para que o mesmo seja corrigido.

 

Além disso, com a funcionalidade de conferência cega, o próprio sistema exige que os funcionários façam a contagem física dos produtos, evitando erros por dedução.

 

Na prática, o WMS emite instruções aos colaboradores, indicando a melhor forma de realizar determinada tarefa, reduzindo ao máximo qualquer tipo de erro operacional, e caso este ocorra, o próprio software emite notificações capazes de identificar onde e como o erro foi ocasionado, permitindo maior assertividade nas resoluções das falhas pelos gestores logísticos.

 

2. Poka Yoke com pick-to-light

 

A separação de pedidos é a etapa que mais representa erros dentro de um armazém, afinal, é realizada na maioria das vezes de forma manual onde os colaboradores manuseiam itens e enviam para a expedição. O menor detalhe não identificado pode resultar em problemas homéricos para a empresa, como falta de produtos no estoque, pedidos enviados de forma errada ou quantidade indevida… Enfim, são muitas as consequências.

 

Uma das formas de reduzir os erros na separação de pedidos é aplicar dispositivos de pick-to-light, os quais funcionam como um excelente exemplo de  Poka-Yoke, uma vez o sistema indica, a partir de um visor, a quantidade de itens a ser separada de acordo com cada pedido, exigindo também que se cumpra uma etapa (o clique no botão de confirmação) para que a separação seja concluída com precisão.

 

 

3. Poka Yoke com o batch picking associado ao put to wall

 

Em operações que lidam com itens fracionados, como as de e-commerce, é comum a utilização do batch picking, ou agrupamento de pedidos, onde cada operador coleta as mercadorias referentes a um grupo de pedidos em um só deslocamento, ou seja, o funcionário vai até a posição de um item e, ao invés de pegar a quantidade solicitada em um único pedido, ele coleta um número maior, contemplando outros pedidos que também demandaram aquela mercadoria. Isso é feito para reduzir os deslocamentos e o tempo de separação.

 

Mas, para que seja realmente eficiente e sem erros, é preciso contar com um sistema de gestão que, primeiramente, fará o agrupamento dos pedidos, e depois, direciona o desagrupamento  (split) na colmeia (put to wall), processo efetuado por uma outra equipe, diferente da que atua diretamente na coleta. Ao direcionar os processos e dividi-los em etapas, a aplicação do Poka-Yoke.

 

 

4. Poka Yoke com compartimentos de segurança

 

Promover um ambiente seguro para seus colaboradores é essencial em qualquer armazém, e uma das formas mais práticas de aplicar o Poka Yoke físico em sua cadeia de suprimentos é com o uso de sistemas de segurança. Parece simples, e realmente é! Além de evitar erros, função primordial para o Poka Yoke, também ajuda a prevenir acidentes. Esses sistemas são capazes de restringir áreas de acesso – no momento em que um colaborador entra em uma área isolada, as máquinas em atividade cessam seu funcionamento a fim de evitar danos físicos.

 

Aplique a metodologia de forma eficiente

 

Agora que você entende o que é um Poka Yoke, os tipos, funcionalidades e como eles podem ser aplicados em seu armazém, chegou a hora de saber na prática como implantar de forma fácil, barata e alinhada com os processos logísticos atuais.

 

 

– Passo 1: Identifique o problema

Como seu armazém funciona hoje? Quais os maiores erros que são apresentados nos relatórios logísticos? É preciso ter conhecimento sobre as falhas e em quais etapas do processo ocorrem.

 

– Passo 2: Aprofunde na raiz do problema


Problema encontrado? Agora é hora de aprofundar em sua raiz. Identifique os possíveis agentes que desencadeiam o problema. Você pode utilizar a regra dos 5 porquês, para pensar de forma analítica e estratégica sobre os pontos de melhorias em seu armazém.

 

– Passo 3: Determine qual Poka Yoke utilizar


Agora que você já conhece as metodologias do Poka Yoke, pode escolher aquela que mais faz sentido para seu armazém, respeitando as especificidades que sua cadeia de suprimento possui hoje. Você conta com sistemas de gerenciamento de armazém como o WMS? Talvez seja a hora de investir em um software completo, capaz de monitorar todo o processo de seu armazém.

 

– Passo 4: Valide o funcionamento do sistema


Antes de efetivar a técnica dentro do seu armazém, realize testes e tenha certeza que funcionará. Analise se os erros foram evitados e certifique-se que as novas práticas adotadas atendam a demanda dos processos.

 

– Passo 5: Realize treinamentos com seus funcionários


Até mesmo o Poka Yoke mais simples deve ser implementado junto com o conhecimento e treinamento prévio dos funcionários. Afinal, a prevenção de erros deve fazer parte da cultura de trabalho e treinamentos auxiliam na adoção de novos processos, assim como aumentam a confiança e relacionamento entre equipe.

 

– Passo 6: Avalie o sucesso


Mensure os resultados e benefícios obtidos em seu armazém, compartilhe as principais métricas e trabalhe em novas estratégias para melhorar continuamente.

 

 

Poka Yoke x Cultura da Prevenção

 

A prevenção e identificação de erros dentro dos processos logísticos de um armazém não acontece rapidamente. É preciso de uma série de observação, entendimento dos processos e acompanhamento diário de gestores, contando também com a colaboração de funcionários. Portanto, a cultura de prevenção a erros deve ser cultivada nas cadeias de suprimentos, ser encarado por toda a equipe como oportunidade de melhorias, crescimento e desenvolvimento para o ambiente de trabalho e, consequentemente, para os resultados da empresa.

 

 

Elimine erros e alcance eficiência nos processos

 

wmsAgora você, gestor logístico, está preparado para alcançar melhores resultados para o armazém por meio do conhecimento e aplicação da metodologia Poka Yoke! Neste artigo, você descobriu formas de reduzir os erros dos processos logísticos e como a técnica pode trazer benefícios para negócios de diferentes nichos.

 

Você está preparado para aprimorar a qualidade do trabalho operacional e a forma que o produto final chega ao seu consumidor sem erros, no simples hábito de identificar problemas ainda dentro do armazém e de buscar métodos eficazes para evitá-los.

 

Aqui na Delage você encontra uma série de tecnologias que podem auxiliar a colocar em prática as técnicas propostas pelo Poka Yoke e, assim como o sucesso obtido pela Toyota, você pode aumentar a lucratividade a partir da implantação de ferramentas inteligentes. Entre em contato conosco e conheça as novidades para o sucesso do seu armazém.

 



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