Dez causas de problemas no estoque

Provavelmente, ao longo de sua experiência profissional, você já deve ter se deparado com algum tipo de problema no estoque, seja relacionado ao excesso de itens ou à sua falta. E, nesses casos, viu as consequências chegarem rapidamente, com prejuízos, dificuldade logística e, até mesmo, perda de vendas. Essa é a realidade de muitos negócios que ainda não se atentaram que cuidar bem da gestão do estoque é cuidar do dinheiro, afinal, o estoque influencia diretamente os demais processos, como a produção, as compras e as vendas.

É importante ter em mente que os estoques são importantes para que as empresas consigam atender bem os seus clientes. Imagine perder energia buscando fornecedores com urgência ou atropelando o fluxo de produção para atender algum pedido? Se situações como essa acontecem, é sinal de que as coisas não andam bem. Certamente, a empresa teria muitos problemas de produtividade, organização e dificilmente conseguiria manter a qualidade do atendimento.

Pare de buscar os culpados e entenda os porquês

Por mais que pareça óbvio que os produtos não devem faltar e nem estar em excesso, muita gente ainda se perde no meio dessas questões, não por não as compreender, mas por falhar na gestão do estoque. E quando os erros acontecem, a tendência é sempre buscar os culpados, ao invés de se analisar as causas. É entendendo os porquês que o gestor de logística terá condições de corrigir os gargalos e aprimorar o seu nível de acuracidade.

Em geral, as causas dos problemas de estoque estão relacionadas aos dez fatores listados a seguir. Entender cada um deles é fundamental para definir os ajustes que precisam ser feitos,  escolher as tecnologias e os fornecedores certos que podem te ajudar no aprimoramento dos processos.

Informação evita falhas antes que elas aconteçam

Antes de falarmos diretamente sobre as causas, é importante lembrar que você precisa ter o controle das informações sobre o seu estoque em tempo real, de modo que tenha oportunidades de fazer ajustes antes que as falhas aconteçam. Para tanto, dois índices precisam ser sempre acompanhados:

Itens divergentes = quanto deu de diferença do estoque físico para o estoque no sistema

Percentual de acurácia = estoque físico em valor ou peças dividido por total do estoque no sistema informatizado x 100

Esses dois valores mostram o que está errado e como está o índice de acuracidade do seu estoque. O ideal é que esse último seja o mais próximo possível dos 100%.

Principais razões dos problemas de estoque

Confira, a seguir, as dez possíveis causas para baixos níveis de acuracidade do estoque:

1 – Falhas nas informações

Já que acabamos de tratar sobre a importância de se acompanhar todos os indicadores, posicionamos a divergência de informações como a primeira causa de problema no estoque e que precisa ser avaliada. Algumas questões podem ser realizadas:

– É feita uma conferência da quantidade de produtos que está na nota fiscal e a quantidade que entra em seu armazém?

– Todos os detalhes do produto (como lote, data de validade, peso, quantidade por caixa) são registrados?

– Você conta com um sistema que te permite cadastrar a quantidade de produtos que entra, endereço em que são armazenados e a quantidade que sai a cada pedido?

– As informações processadas a cada entrada ou saída de um produto estão disponíveis para uma checagem a qualquer momento?

– Quais informações você possui para fazer o reabastecimento? Elas correspondem exatamente à realidade de seu estoque?

Se qualquer informação sobre o produto, sua disponibilidade no estoque ou quantidade expedida estiver incorreta, os problemas no seu estoque serão inevitáveis. Você precisa registrar as informações corretamente e ter acesso às mesmas para que possa acompanhar todas as movimentações em seu estoque.

2 – Falta de inventários periódicos

Muitas empresas optam por fazer um único inventário por ano, o que pode ser um grande problema. Ao realizar inventários periódicos, fica muito mais fácil controlar a quantidade certa de itens armazenados, e o mais importante: é possível identificar pequenas divergências, evitando que elas tornem maiores e causem grandes prejuízos.

Existem casos de empresas que perderam milhões porque não realizaram inventários cíclicos e, quando descobriram o problema no estoque, já era tarde demais. Por outro lado, a mudança de inventário geral para cíclico já trouxe notícias boas para armazéns que tinham dado itens como perdidos e acabaram encontrando-os em uma nova contagem, ou seja, um prejuízo se converteu em ganho.  Daí a importância de se inventariar o estoque periodicamente.

Você sabe quem entra e quem sai de seu armazém? E as funções que cada um está desempenhando naquele exato momento? A segurança é fundamental para evitar perdas por furtos ou danificação de produtos. Nesse caso, a tecnologia ajuda muito, pois através de câmeras de segurança e um sistema que monitora o trabalho de cada funcionário, é possível ter um controle maior do que acontece no seu armazém.

4 – Mau armazenamento

Você conhece bem as particularidades de cada produto? Sabe quais as temperaturas ideais de armazenagem, se o item tolera umidade, luz solar, dentre outros detalhes? Essas informações são fundamentais para que não haja perda devido ao mau armazenamento. E você precisa ter um controle rígido sobre quais endereços são mais adequados para cada tipo de produto. Além disso, é fundamental monitorar as datas de validade e atender aos parâmetros FIFO ou FEFO. São estratégias como essas que permitem que seus produtos estejam sempre na qualidade ideal para a expedição. Caso haja alguma danificação, o seu estoque não estará correto.

5 – Não registrar todas as movimentações

É preciso controlar bem o que entra e o que sai no seu armazém. Qualquer falha no processamento de uma expedição, por exemplo, pode afetar diretamente na quantidade informada no seu estoque, o que implica também na área de Compras. Por isso, registre todas as movimentações de cada produto e tenha essas informações sempre em mãos para a tomada de decisões.

6 – Cadastrar produtos sem detalhar a sua descrição

É importante reforçar que todas as informações devem ser bem registradas, pois a falta de qualquer uma delas pode significar divergências em seu estoque. Imagine um armazém de roupas que não registrou as cores de alguns lotes de camisetas que chegaram. Quando, por exemplo, é feito o pedido de uma camiseta de tom específico, não se sabe se ela está disponível ou não para a venda. Isso pode ser fatal no controle de estoque e, consequentemente, no bom atendimento aos clientes. Seja o mais detalhista possível no cadastro de produtos.

7 – Não realizar conferências na entrada

É muito importante contar com uma conferência rigorosa na entrada, verificando se a quantidade enviada pelos fornecedores é a mesma que está na nota fiscal. Lembre-se também de controlar a sua qualidade para que nenhuma avaria entre em seu estoque.

8 – Não ter controle das informações que vem das vendas

Você precisa ter uma noção da margem de vendas para programar o seu estoque e solicitar o reabastecimento quando necessário. Por isso, busque sempre estar em sintonia com o time de Vendas, e mais do que isso: as informações de cada setor precisam estar interligadas.

9 – Falta de um sistema

A tecnologia existe para facilitar os processos, organizá-los e, principalmente, garantir a sua acurácia. Use-a a seu favor. O WMS (Warehouse Management System), software de gestão de armazéns, pode ser um poderoso aliado, pois ele se integra ao sistema ERP, fazendo toda a conexão com as demais áreas de sua empresa, automatiza diversos processos, garantindo a sua eficácia, e conta com indicadores que podem ser acessados em tempo real, possibilitando maior controle de todas as movimentações no armazém. Com o WMS, a acurácia do estoque pode chegar a 99%. (Veja aqui como a Dental Cremer alcançou 99% de acuracidade como o WMS da Delage).

10 – Falta de controle: problema na gestão

Por fim, a última causa de problemas de estoque: má gestão. Isso pode acontecer não apenas por ineficiência ou despreparo, mas por mau uso da sua expertise. Se um gestor gasta muito tempo corrigindo problemas que poderiam ser evitados, a sua gestão é totalmente comprometida. Por isso, fica a dica: busque formas de aprimorar os processos e o trabalho de gerenciamento será o mais qualificado possível!