Escolher o WMS ideal para o seu negócio é uma tarefa delicada, mas que tem a sua importância quando você acerta na decisão e os resultados do sistema começam a aparecer. Nesse processo de escolha, é necessário avaliar a reputação e expertise do fornecedor, assim como todos os requisitos técnicos e funcionais oferecidos pelo software, de modo que ele atenda às suas necessidades. Contudo, a avaliação não deve parar por aí. É preciso também considerar três quesitos fundamentais: projeto, implantação e sustentação. Entenda o porquê nos próximos parágrafos.
Projeto: a fase determinante para o sucesso da implantação
Costumamos dizer que implantar o WMS é como trocar os pneus com o carro andando. A operação não pode parar para que o sistema seja instalado. Por isso, é fundamental que o seu fornecedor tenha uma boa metodologia de Gestão de Projetos, planejando cada etapa com bastante critério e prevendo tanto os recursos necessários quanto os prazos. E mais: é importante que haja uma boa gestão de mudança e assegurar de que cada fase só deverá ser concluída se tudo estiver correndo bem.
Antes que o projeto seja elaborado, você e alguns membros da sua equipe precisam se reunir com o fornecedor para que sejam discutidas todas as especificidades da sua operação. Esse é o momento para detalhar bem sobre os seus processos logísticos, sua infraestrutura atual, a cultura organizacional, regras de negócio, assim como os resultados que deseja alcançar com o WMS. É importante também ter uma previsão orçamentária e garantir, juntamente com o fornecedor, que os gastos não excederão o planejado. Além disso, a equipe de TI deve especificar os requisitos de hardware e software que deverão ser providenciados para o projeto.
Você pode estar se perguntado: por que todo esse detalhamento é importante? A resposta é que se o projeto não for bem elaborado, a implantação do sistema pode falhar. E aí as consequências se acumulam: orçamento estourado, prazos expirados, falhas na integração, dentre outros. É por isso que o projeto deve ser confiável, ter uma base sólida e realista e entregar exatamente o que a sua empresa necessita.
Implantação do WMS: sintonia entre equipes é fundamental
Com tudo muito bem planejado, é hora de iniciar a implantação. Nessa fase é fundamental que a sua equipe e a do fornecedor trabalhem em total sintonia, com uma comunicação facilitada e com clareza nas responsabilidades de cada um. Durante a implantação, uma série de procedimentos precisarão ser realizados, como:
- Construção das interfaces de comunicação do sistema e sua validação;
- Instalação da infraestrutura necessária;
- Configuração do WMS;
- Preparação do CD para receber o sistema;
- Realização de testes unitários;
- Treinamento dos líderes e multiplicadores.
Cumpridas todas essas etapas, devem ser efetuados os testes integrados para a homologação do WMS e dos processos. Nesse momento, são executadas simulações, testando diferentes cenários para que todos os ajustes finais sejam realizados. Com o aceite para a entrada do sistema em operação, inicia-se o Go Live.
A execução dos procedimentos citados é crucial para que a sua empresa obtenha os melhores resultados com o WMS. Por isso é tão importante que você analise a expertise do fornecedor quanto à implantação do software e discuta como esse processo irá acontecer. Se você conta com um suporte qualificado, as chances de sucesso são enormes.
Suporte: o diferencial para obter bons resultados
Chegamos ao quesito muitas vezes ignorado na hora de escolher o sistema WMS e que faz muita diferença nos resultados alcançados. Como o fornecedor promete atendê-lo em suas demandas pós-implantação? Trata-se de um atendimento ágil? Quais e quantos canais de comunicação são disponibilizados? Essas perguntas precisam ser feitas antes de fechar o contrato.
Muitas vezes, questões que parecem complexas para a sua equipe podem ser resolvidas com facilidade pelo fornecedor. Talvez, se o seu time tentar resolver por conta própria, pode levar horas, ao passo que uma resposta rápida do fornecedor ajuda a solucionar em minutos. Por isso, a velocidade no atendimento significa sim economia de tempo e dinheiro para a sua empresa.
Além disso, é importante avaliar se a empresa oferece uma atualização periódica do sistema e se está aberta à realização de ajustes e customizações futuras, afinal, espera-se que a tecnologia seja utilizada por um longo período de tempo. Em outras palavras: o sistema precisa ser escalável, crescer junto com a sua empresa. E isso exige que o fornecedor esteja sempre pronto a atender às suas demandas.
Contando com um suporte qualificado, sua operação certamente irá obter os melhores resultados com o uso do WMS, aumentando a produtividade, eliminando erros e retrabalhos, reduzindo custos e o principal: oferecendo um serviço de alto nível aos seus clientes.
O sucesso com o WMS
Depois de ler os três tópicos deu para perceber o quanto é importante ter uma boa gestão de projetos, uma implantação eficiente e um suporte qualificado. Podemos resumir o que apresentamos em:
✓ Um projeto bem estruturado garante que os prazos e os orçamentos serão rigorosamente seguidos e que tudo irá correr bem.
✓ Uma implantação eficaz evita contratempos e assegura que o sistema será aproveitado da melhor forma.
✓ Um suporte ágil e de qualidade te dá segurança de que nenhuma intercorrência prejudicará sua operação e de que o WMS estará sempre pronto para atender todas as suas expectativas, sejam elas de hoje ou do futuro.
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