Sucesso do projeto depende muito da expertise do fornecedor de tecnologia em planejamento e execução
Depois de constatar que o seu armazém precisa de tecnologia para uma melhor gestão dos processos e dos recursos, você decidiu implantar o sistema WMS. Agora, está na fase de avaliação dos fornecedores, levantando as funcionalidades de cada modelo, se o software tem integração com o ERP da sua empresa e com os sistemas automáticos utilizados. Mas será que analisar apenas a parte operacional do sistema é suficiente para garantir os resultados esperados? A resposta é não. Sem um bom projeto de implantação, não dá para assegurar que o software será bem utilizado. Por isso, ao avaliar os fornecedores, um quesito fundamental a ser considerado é a sua expertise em Gestão de Projetos.
Pode parecer simples adquirir e passar a usar uma nova tecnologia, mas em se tratando do WMS, é um processo complexo. Isso porque quando uma empresa vai implantar o software, geralmente uma exigência é que o sistema seja instalado com a operação em andamento. Como costuma-se dizer, é como “trocar os pneus com o carro andando”. Desse modo, o fornecedor do software precisa ter um cuidado especial, além de experiência e uma boa equipe, para que a implementação aconteça em fases bem delineadas, onde cada etapa só será finalizada se tudo estiver correndo bem. Para que isso aconteça, é importante que seja realizado um bom levantamento sobre a empresa (sua área de atuação, seus processos logísticos, sua cultura organizacional e infraestrutura disponível), além da oferta de treinamento aos funcionários e da aplicação de testes antes do go live.
E tem mais: não se trata apenas de fazer um bom projeto de implantação, como também de oferecer um bom suporte, ou seja, o relacionamento entre a sua empresa e o fornecedor do WMS deve ser o melhor possível, afinal, serão anos de parceria. De acordo com uma pesquisa realizada pelo Instituto Fraunhofer, mais de 80% dos fornecedores de WMS afirmam que o período médio de uso de seu WMS é de dez anos ou mais. Isso significa que, ao escolher pelo fornecedor que melhor atenderá as necessidades do seu negócio, é preciso também verificar como será a comunicação entre as duas empresas após a implantação do WMS.
Para que você entenda melhor e esteja preparado para fazer uma opção acertada, vamos detalhar a seguir alguns pontos que precisam ser observados.
Metodologia de Gestão de Projetos
A implantação do WMS exige uma série de investimentos, tanto em infraestrutura, como na aquisição da licença de uso e remuneração da equipe de desenvolvimento e implantação. Também demanda um tempo para que comece a operar. Como garantir que o prazo e o orçamento previamente definidos serão cumpridos? O segredo é contar com uma boa metodologia de gerenciamento de projetos. Se você já tem a previsão dos gastos e se assegura de que eles não excederão o planejado, assim como o tempo estimado para a implementação, tudo fica mais fácil.
Assim, ao contatar uma empresa fornecedora de WMS, procure saber mais sobre como seus projetos são conduzidos, se há profissionais especialistas em Gestão de Projetos na equipe, assim como especialistas em Logística. A implantação do WMS não depende apenas de conhecimentos em TI, mas de uma compreensão holística do seu negócio e das suas necessidades, daí a importância de um time interdisciplinar. O fornecedor do WMS vai planejar a implantação, acompanhar todo o processo, definir metas, oferecer suporte aos funcionários do armazém, mapear performances e identificar pontos de melhorias, sugerindo ajustes necessários.
Contar com uma boa metodologia de Gestão de Projetos é, portanto, a base fundamental para que a implementação do WMS seja um sucesso. É importante lembrar que o software introduz uma nova forma de trabalho no armazém, a qual objetiva o aumento da performance e a otimização da gestão dos recursos. Desse modo, é preciso que os funcionários tenham intimidade com o sistema e com as ferramentas que são utilizadas junto ao WMS, como o coletor de radiofrequência (RFID), por exemplo. E, para isso, é fundamental que a empresa fornecedora do software disponibilize uma equipe para estar presente no CD, treinando os operadores e tirando todas as dúvidas. Nesse sentido, uma recomendação é certificar-se de que o seu armazém vai contar com o suporte in loco, antes, durante e nos primeiros dias pós-implantação.
Planejamento
Se a empresa fornecedora do WMS possui uma boa metodologia de Gestão de Projetos é muito provável que o planejamento seja bem realizado, preparando o caminho para os resultados esperados. É durante a fase de preparação que você fornecerá todos os dados da sua operação e fará reuniões importantes com a empresa de TI. Por isso, a oportunidade de passar as informações por completo, explicando todas as especificidades da sua operação e os objetivos que você deseja alcançar com o WMS, não pode ser desperdiçada.
Para desenvolver o software conforme as especificidades da sua empresa, o fornecedor precisar ter dados precisos sobre a sua operação, como itens do estoque, normas de armazenamento, fluxo dos processos, dentre outros, para que o sistema possa efetivamente tomar as decisões de forma assertiva. Assim uma dica importante é não deixar nenhum detalhe de lado, ainda que possa parecer que está sendo muito exigente. Na verdade, quantos mais dados forem compartilhados, melhor será o planejamento e a execução do projeto.
É também durante o planejamento, que a sua empresa e o fornecedor do WMS firmam o SLA (Service Level Agreement): Acordo de Nível de Serviço. Esse documento te dará as garantias de que tudo o que foi acordado previamente será cumprido. Nele constam informações mensuráveis e claras de todos os serviços contratados, tais com: metas de nível de serviço, termos de compromisso, prazo de contratos e suporte técnico. É através do SLA que você se assegura de que o vínculo com o fornecedor do WMS será transparente e produtivo, gerando a confiança necessária para que a parceria seja firmada.
Com um bom planejamento e um gerenciamento eficiente do projeto, as chances de sucesso são grandes. Confira as etapas mais importantes de um plano de implantação do WMS:
- Briefing: momento em que o cliente compartilha as informações sobre o seu negócio, expõe suas necessidades e expectativas;
- Elaboração de um cronograma geral de entregas;
- Planejamento do projeto, com a definição de fases e seus respectivos prazos;
- Desenvolvimento do sistema;
- Preparação da infraestrutura;
- Treinamento da equipe;
- Testes para verificar performance e segurança;
- Go live: início da operação com o novo software.
Pós-implantação: o que considerar?
Agora que você já sabe o que deve esperar da empresa quanto ao planejamento e à execução do projeto de implantação do WMS, chegou o momento de falar sobre a sustentação. Certamente, o que se espera ao adquirir uma nova tecnologia é utilizá-la por um longo período de tempo, afinal, trata-se de um investimento alto. Nesse sentido, a empresa que fornece o sistema precisa não apenas garantir a atualização periódica do mesmo e a abertura para que sejam feitos ajustes posteriores (caso necessário), como ter um bom canal de comunicação para oferecer o suporte contínuo.
Diante da complexidade da gestão intralogística, é comum que problemas aconteçam. Contudo, o que não pode ocorrer é a demora no atendimento às solicitações de suporte. Se há atrasos na resposta ou correção de alguma falha, a sua empresa pode sofrer prejuízos, uma vez que a operação não pode parar. Assim, é de extrema relevância que o fornecedor do WMS ofereça uma sustentação de alto nível, o que significa ser ágil e assertivo no atendimento às demandas. Quanto mais rápido for o atendimento, menores as chances de que a operação seja afetada. Além disso, vale avaliar também quais são os canais de comunicação oferecidos pela empresa de TI (e-mail, telefone, Web Service, Fórum, etc.), analisando se os mesmos atendem às suas necessidades.
Resumindo…
Durante a fase de avaliação dos fornecedores de WMS, não se esqueça de incluir entre os requisitos a expertise da empresa na Gestão de Projetos, ou seja, é importante considerar:
1 – O planejamento do projeto e o que está previsto no SLA;
2 – Se a equipe do fornecedor do sistema possui especialistas tanto em Gestão de Projetos quanto em Logística;
3 – A metodologia de gestão de projetos adotada pela empresa de TI;
4 – As fases de implementação do projeto, avaliando se contemplam reuniões de alinhamento, preparação de infraestrutura e do armazém, capacitação da equipe, testes, além do suporte presencial antes, durante e dias após a implantação do sistema;
5 – Tipo de sustentação oferecida: canais de comunicação, prazo para atendimento às solicitações e equipe de suporte.
E não se esqueça: a tecnologia que você está adquirindo deve estar pronta para atender a sua empresa hoje e no futuro. Opte pelo fornecedor que está sempre alinhado às inovações e que tem como foco ver o seu negócio crescer!
Quer saber mais sobre como escolher o fornecedor ideal? Acesse o texto 6 dicas valiosas para escolher o melhor fornecedor de tecnologia para a sua empresa.
